مدیریت پروژه CORE

مدیریت پروژه فراهم کننده فرآیندی است که می توانید آن را دنبال کرده و اقداماتی را انجام دهید که شما را در یافتن جواب برخی پرسشهای اساسی پیش از اتمام کار کمک نماید. سئوالاتی از قبیل: قصد تولید چه محصولی را دارید؟ مشتری چه نیازهایی دارد؟ چه کسی می خواهد این کار را انجام دهد؟ چقدر طول می کشد تا این کار تمام شود؟ چه هزینه ای در بر دارد؟ چه چیزی ممکن است اشتباه شده باشد؟ چگونه می توان از مشکلات احتمالی دوری جست؟ از چه نرم افزار مدیریت پروژه ای استفاده کنم؟ این پرسشها شما را به جلو هدایت می کند تا بتوانید کار را راحت تر و ثمربخش تر به پایان ببرید.

یک روش مدیریت پروژه، علاوه به کمک در برنامه ریزی، شما را در پیمودن مسیر پروژه و حل مشکلات روزافزون آن یاری می دهد. همچنین شما را در مدیریت تغییراتی که ممکن است برای پروژه لازم شوند، کمک می نماید. برای مثال شاید مالک ملکی که در حال ساخت آن هستید به شما بگوید که به یک هال خصوصی نیز نیاز دارد. این کار، مستلزم تغییر در نقشه ساختمان است. و بالاخره مدیریت پروژه، شما را در تجربه اندوزی از آن چه که در پروژه جاری اتفاق می افتد، برای نتیجه گیری بهتر در پروژه های آتی کمک می نماید.

ویژگیهای روش مدیریت پروژه

یک روش، سیستمی است برای انجام یک کار. اگر پروژه ای را برای خودتان انجام می دهید، از هر سیستم کارآمدی می توانید استفاده کنید. هر چند هنگامی که با گروهی از افراد مشغول به کار هستید به یک روش مدیریت پروژه مشترک نیازمندید. زیرا افراد تیم پروژه، مجبور به همکاری با هم هستند. افراد تیم می توانند از دو رویکرد زیر در مواجهه با یک روش استفاده کنند. اول آن که می توانند روشی را برای خود ابداع کنند و دیگر آن که از یک روش اثبات شده و در حال کاربرد استفاده نمایند. ارزش استفاده از روش اثبات شده در این است که کار تدوین آن قبلا صورت پذیرفته و آزمایش شده است و این به شما امکان می دهد تا بر مسائل واقعا مهمتری چون محتوای خود کار متمرکز شوید. روشی را که ما در این کتاب به توضیح آن خواهیم پرداخت روش مدیریت پروژه CORE (Collaborative, Open architecture, Results oriented, Easy to use) یا CORE PM نامیده می شود:

  • تشریک مساعی: این روش توسط افراد تیم پروژه به صورت مشارکتی قابل استفاده می باشد.
  • معماری آزاد: این روش برای هر نوع پروژه و در هر نوع سازمانی قابل استفاده است.
  • تأکید بر نتایج: این روش شما را در موفقیت آمیز نمودن پروژه ها به نحوی که رضایت مشتری را در پی داشته باشد، کمک می کند.
  • راحتی استفاده: نگرش گام به گام این روش، کاربرد آن را راحت کرده است.

رهبران پروژه ها و تیمهای آنها در سراسر دنیا در انواع پروژه ها از این روش استفاده کرده اند. هر دو ویژگی راحتی استفاده و کارایی بالای آن به اثبات رسیده است. همان گونه که مشاهده خواهید نمود بهترین حالت استفاده از این روش در یک محیط مشارکتی مبتنی بر افراد تیم اتفاق می افتد، جایی که افراد در برنامه ریزی و نظارت بر پروژه دخیل هستند. اما این روش در حالتی که رهبر پروژه به تنهایی به برنامه ریزی و نظارت پروژه مبادرت ورزد نیز قابل استفاده است. حالت اول به نام مدیریت مشارکتی و حالت دوم به نام مدیریت پروژه مستقیم شناخته می شوند تفاوتهای آنها را شرح می دهیم.

مدیریت پروژه مستقیم

نگرش مستقیم، بیانگر تکنولوژی مدیریت قدیمی است. در این نگرش فرض بر این است که مدیر پروژه بهترین شخص برای برنامه ریزی و کنترل پروژه است. مدیر پروژه کار برنامه ریزی را انجام می دهد (مطالعه بیشتر: نوشتن پلن پروژه در ۹ گام ساده) و سپس وظایف هر یک از افراد گروه را به آنها محول می نماید و آنها را تا تکمیل به موقع وظایفشان تعقیب می کند. جریان ارتباطات نیز اولا بین افراد تیم و رهبر پروژه برقرار است. به این صورت که اگر مشکلی پیش آید، برای حل شدن، ابتدا به رهبر پروژه منعکس می شود.

اگر چه شکل مستقیم مدیریت پروژه در بعضی شرایط به علت صرفه جویی بعمل آمده در زمان برنامه ریزی پروژه، مفید می باشد اما تأثیرات مهمی را نیز در افزایش زمان پروژه موجب می گردد .

  • زمان کلی پروژه افزایش می یابد زیرا فاز اجرایی که طولانی ترین فاز پروژه نیز می باشد به علت در هم آمیختگی، بد فهمی و کار مجدد ناشی از عدم اجرای صحیح اولیه، طولانی تر می شود.
  • افراد تیم درک اندکی از پروژه به عنوان یک مجموعه کلی و نیز از جایگاه شغلی خود در این مجموعه بزرگ دارند.
  • تعهد یا احساس مالکیت تیمی پروژه در حد پایینی قرار دارد.

مدیریت پروژه مشارکتی

مدیریت پروژه مشارکتی بیانگر تکنولوژی مدیریت جدیدتری برای پروژه ها است. رهبر پروژه، فرآیند مدیریت پروژه را تسهیل و افراد تیم را در مراحل برنامه ریزی هدایت می کند. افراد نیز تحت هدایت رهبر پروژه، بر پیشرفت پروژه در حین تکمیل کار نظارت می نمایند. تصمیمات کاری با دخالت افراد گرفته می شود و جریان ارتباطات نیز از حالت عمودی صرف بین افراد تیم و رهبری پروژه خارج شده و بین افراد تیم به خوبی انجام می پذیرد.

از جمله فواید نگرش مشارکتی را می توان به صورت زیر برشمرد:

  • هر یک از افراد تیم، جایگاه خود در پروژه را به عنوان قسمتی از یک تصویر

بزرگ درک می کند.

  • نظرات بیشتری ارائه می گردد.
  • تصمیمات بهتری در حالت مشارکت افراد اخذ می شود. و مشارکت، سازنده مالکیت است و مالکیت، تقویت کننده تعهد و مسئولیت پذیری افراد.
  • روحیه تیم در این نگرش غالبا بهتر است.
  • میزان کار مجدد در حد کمتری قرار دارد.
  • کارآیی فردی و تیمی افراد افزایش می یابد.

نگرش مشارکتی عمدتا نتایج بهتری را برای پروژه فراهم می سازد. روش CORE PM نیز، از مهمترین روشهای مشارکتی موجود و رایج در دنیا است. از جمله روش های مهم و رایج دیگر می‌توان به مدیریت پروژه اجایل اشاره کرد. (مطالعه بیشتر: ۱۲ قاعده طلایی برای مدیریت پروژه اجایل)

لازم بذکر است که هر دو نگرش مستقیم و مشارکتی، بستگی به افراد دارند. بدون همکاری افراد، هیچ اتفاقی نمی افتد. اگر تجربه ای در زمینه مدیریت پروژه به روش CORE دارید حتما برای ما کامنت کنید.