یکی از مشهورترین نهادهای تعیین استاندارد، سازمان بین المللی استاندارد یا ایزو است. این سازمان با رسالت تسهیل هماهنگی های بین المللی و وحدت استانداردهای صنعتی، تشکیل شده است و متعلق به هیچ کشوری نمی‌باشد.

خانواده های ایزو ۹۰۰۰ و ایزو ۱۴۰۰۰، مجموعه ای از استانداردهای این سازمان را تشکیل داده اند. این استانداردها به استانداردهای عمومی سیستم مدیریت معروف هستند و می توانند برای هر سازمان و صنعتی مورد استفاده قرار گیرند.

استاندارد ایزو

هدف اصلی ایزو ۹۰۰۰، استاندارد سازی شرایط و ملزومات نظام های کیفیت است. این استان محدود به کالا یا محصول نیست، بلکه هدف اصلی آن ایجاد نظام کیفیت و استاندارد کردن فران رویه ها از لحاظ کیفی است. همان طور که بیان شد استانداردهای سری ایزو ۹۰۰۰ به تعیین ویژگی مشخصات فنی محصول نمی پردازد، بلکه بر فرایند و عملکرد تمامی فعالیت های تاثیرگذار بر کیفیت محصول یا خدمات، تمرکز دارد. از این رو در هر صنعتی قابل استفاده می باشد.

بر اساس استانداردهای سری ایزو ۹۰۰۰ که برخی از مهم ترین آنها را در ادامه شرح می دهیم، کیفیت محصول تنها از طریق کنترل و بازرسی قابل تامین نیست، بلکه کیفیت باید در سراسر فرآیند تولید محصول و در تمامی بخش های یک سازمان (کارخانه یا شرکت) از جمله بخش های طراحی، تدارکات، تولید، کنترل کیفیت، آموزش و غیره پیاده شود. از این رو تامین کیفیت و ارزش نهادن بر آن، مسئولیت مشترک تمامی کارکنان و تمامی بخش های یک سازمان است.

ایزو ۹۰۰۱:

این بخش جامع ترین بخش استاندارد ایزو ۹۰۰۰ و در برگیرنده مراحل طراحی، تحقیق و توسعه، تولید، نصب، و ارائه خدمات پس از فروش است. در واقع استاندارد ایزو ۹۰۰۱، استاندارد مرجع برای طراحی، پیاده سازی و نگهداری سیستم مدیریت کیفیت در سازمان هایی است که دامنه فرایندهای کسب و کار آنها از طراحی و توسعه تا نصب، راه اندازی و خدمات گسترده است. اگرچه ایزو ۹۰۰۱ میتواند در تمام زمینه های مهندسی به کار گرفته شود، اما یکی از مرتبط ترین و مناسب ترین استانداردها در زمینه توسعه نرم افزار است.

ایزو ۹۰۰۲:

این استاندارد نسبت به استاندارد قبلی محدودتر و شامل مراحل تولید تا نصب است. در واقع استاندارد ایزو ۹۰۰۲، استاندارد مرجع جهت طراحی، پیاده سازی و نگهداری سیستم مدیریت کیفیت در سازمان هایی است که شامل فرآیند طراحی نیستند.

ایزو ۹۰۰۳:

این استاندارد که از شرایط و ویژگی های خاص و محدودی برخوردار است، تنها شامل بازرسی، آزمایش نهایی و تحویل کالاست. در واقع استاندارد ایزو ۹۰۰۳، استاندارد مرجع جهت طراحی، پیاده سازی و نگهداری سیستم مدیریت کیفیت در سازمان های خدماتی است.

اصول مدیریت کیفیت بر اساس استاندارد ایزو ۹۰۰۰ :

استاندارد ایزو ۹۰۰۰ بعد از اصلاحات انجام شده در سال ۲۰۰۰ بر ۸ اصل زیر تمرکز دارد:

اصول مدیریت کیفیت بر اساس استاندارد ایزو ۹۰۰۰

اصل اول : تمرکز بر مشتری

هر سازمانی به مشتریان خود وابسته است. از این رو باید با درک نیازها و خواسته های مشتریان در جهت برآوردن نیازهایشان طرح ریزی و تلاش کند. تمرکز بر مشتری و درک نیازهای حال و آینده او باعث پاسخ گویی منعطف و سریع سازمان به فرصت های بازار و در نتیجه افزایش سود و سهم بازار برای سازمان خواهد شد. سازمان ها می توانند با استفاده اثر بخش از منابع، در مشتریان خود ایجاد رضایت کرده و از آنها مشتریان وفادار بسازند. بهبود وفاداری مشتری نسبت به سازمان موجب ماندگاری سازمان در بازار تجارت می گردد.

بکارگیری اصل تمرکز بر مشتری عموما موجب می گردد که سازمان:

  • تحقیقات لازم را برای درک نیازها و انتظارات مشتریان صورت دهد؛
  • از ارتباط اهداف سازمانی با نیازها و انتظارات مشتریان اطمینان حاصل نماید؛
  • ارتباطات درون سازمانی را در راستای نیازها و انتظارات مشتریان هدایت نماید؛
  • رضایت مشتریان را اندازه گیری نموده و بر مبنای نتایج حاصل از آن اقدام نماید؛
  • ارتباطات با مشتریان را به صورت سیستمی مدیریت نماید؛
  • از وجود توازن بین رضایت‌مندی مشتریان و سایر ذینفعان سازمان (نظیر مالکین، کارکنان و سرمایه گذاران) اطمینان حاصل نماید.

نرم افزار مدیریت پروژه سازمان یار منطبق با استاندارد های ایزو

اصل دوم: رهبری

رهبران قدرتمند با ایجاد و برقراری ارتباط بین چشم انداز و رسالت سازمان اهداف و جهت گیری های معنی را خلق می‌کنند. مدیران سازمان با برخورداری از ویژگی رهبری می‌توانند، شرایط مساعدی را برای مشارکت افراد در سازمان جهت دستیابی به اهداف سازمانی فراهم کنند. این رهبران، منابع کافی، آموزش و اختیارات لازم را به افراد می دهند تا مقاصد و اهداف سازمانی را درک نموده و با آنها از انگیزه کافی برخوردار شوند و در نتیجه بتوانند مسئولیت‌های محوله را به خوبی انجام دهند.

بکارگیری اصل رهبری در سازمان عموما موجب می گردد که:

  • نیازهای تمامی ذینفعان سازمان (شامل مشتریان، مالکین، کارکنان، تامین کنندگان و سرمایه گذاران) در نظر گرفته شود؛
  • ارزش های انسانی و مدل های اخلاقی مشترک در تمامی سطوح سازمان ایجاد و تقویت گردد؛
  • اعتماد ایجاد گردیده و ترس از میان برود؛
  • کارکنان با برخورداری از منابع کافی، آموزش و آزادی عمل فعالیت نمایند و پاسخگو باشند.

اصل سوم : مشارکت کارکنان

در صورتی که کارکنان در امور سازمان مشارکت داشته باشند، توانایی آنها می تواند به عنوان مزیت رقابتی برای آن سازمان به حساب آید. هر سازمانی برای نیل به موفقیت باید تمامی کارکنان خود در تمامی سطوح سازمان را در امور سازمان درگیر نماید تا احساس مالکیت و مسؤولیت در قبال مسائل و مشکلات در آنها ایجاد شود. ایجاد مسئولیت، پاسخگویی در کارکنان نسبت به عملکردشان و همچنین ایجاد تعهد و اشتیاق در مشارکت، زمینه ساز بهبود مستمر در سازمان خواهد بود و نوآوری و خلاقیت در پیشبرد اهداف سازمان را به ارمغان خواهد آورد.

بکارگیری اصل مشارکت کارکنان در سازمان عموما موجب می گردد که:

  • کارکنان اهمیت همکاری و نقش خود را در سازمان درک کنند؛
  • کارکنان محدودیت های عملکرد خود را شناسایی کنند؛
  • کارکنان مالکیت مسایل را پذیرفته و مسوولیت حل آنها را عهده دار شوند؛
  • کارکنان عملکرد خود را در راستای مقاصد و اهداف شخصی ارزیابی نمایند؛
  • کارکنان فعالانه فرصت های افزایش صلاحیت، دانش و تجربه خود را جستجو نمایند؛
  • کارکنان آزادانه دانش و تجربیات خود را به اشتراک گذارند؛
  • کارکنان آشکارا در خصوص مسایل و عواقب آن بحث کنند.

اصل چهارم : رویکرد فرآیندی

فعالیت ها و منابع مرتبط باید به صورت یک فرآیند، مدیریت شوند تا بتوان با هزینه پایین تر و زمان کمتر به نتایج مطلوب تری دست یافت. رویکرد فرآیندی در مدیریت فعالیت ها و منابع، اثر بخشی آنها را افزایش داده و به کشف فرصت های مناسب برای بهبود کمک می کند.

بکارگیری اصل رویکرد فرایندی در سازمان عموما موجب می گردد که:

  • فعالیت های مورد نیاز جهت دستیابی به نتایج، به صورت سیستمی تعریف شوند؛
  • مسئولیت و پاسخگویی نسبت به فعالیت های کلیدی به صورت شفاف ایجاد گردد؛
  • میزان اثربخشی فعالیت های کلیدی، اندازه گیری و تجزیه و تحلیل گردد؛
  • فصول مشترک فعالیت های کلیدی در تعامل با بخش های سازمان شناسایی گردد؛
  • بر عواملی نظیر منابع و روشهای بهبود دهنده فعالیت های کلیدی سازمان، تمرکز گردد؛
  • ریسک‌ها، پیامدها و اثرات فعالیت های تمامی ذینفعان ارزیابی گردد.

اصل پنجم : رویکرد سیستمی به مدیریت

سازمان برای دستیابی به اهداف خود باید فرآیندهای وابسته به خود را شناسایی و درک نموده و آنها را به صورت سیستمی مدیریت کند. داشتن یک رویکرد سیستمی برای مدیریت موجب ایجاد فضایی ساخت یافته و یکپارچه در سازمان می شود. در این فضا می توان به راحتی وابستگی میان فرآیندها را تشخیص و موانع بین وظیفه ای را کاهش داد. بکارگیری اصل رویکرد سیستمی به مدیریت در سازمان عموما موجب می گردد که:

  • کارآمدی و اثربخشی سیستم برای رسیدن به اهداف سازمانی، در بهترین حالت پایه ریزی گردد؛
  • وابستگی و ارتباط بین فرایندهای سیستم به خوبی درک گردد؛
  • نقش‌ها و مسئولیت های مورد نیاز برای دستیابی به اهداف مشترک به خوبی درک شده و موانع

بین وظیفه‌ای کاهش یابد؛

  • سیستم بر پایه اندازه گیری ها و ارزیابی هایش به صورت مستمر بهبود یابد.

استاندارد ایزو ۹۰۰۱

اصل ششم : بهبود مستمر

بهبود مستمر در محصولات، فرایندها و عملکردهای سازمان باید یک هدف پایدار برای آن سازمان شد. همچنین یک سازمان می‌بایست از ابتدا اقدام به ایجاد و تدوین اهداف و نحوه ارزیابی و اندازه گیری روند بهبود خود نماید. با اصل قراردادن بهبود مستمر در سازمان، میزان انعطاف پذیری جهت واکنش در برابر فرصت‌ها و تهدیدها افزایش می‌یابد.

بکارگیری اصل بهبود مستمر در سازمان عموما موجب می گردد که:

  • یک رویکرد جامع و سازگار در تمام سازمان برای بهبود مستمر ایجاد گردد؛
  • منابع انسانی مورد نیاز که با روش ها و ابزار بهبود مستمر آشنا هستند، تامین گردد؛
  • بهبود مستمر در محصولات، فرآیندها و سیستم ها به عنوان یک هدف مشترک برای یکایک کارکنان سازمان تعریف گردد؛
  • اهدافی برای هدایت و اقداماتی برای ردگیری بهبود مستمر ایجاد گردد؛
  • بهبودهای صورت گرفته، تشخیص داده شده و تصدیق گردند.

اصل هفتم: تصمیم گیری بر مبنای واقعیت‌ها

تصمیم گیری ها در سازمان باید بر اساس داده ها و واقعیت ها باشد. داده ها و اطلاعات باید دقیق و قابل اعتماد بوده و با استفاده از روشهای معتبر تحلیل شوند. با این حال در تصمیم های آگاهانه، باید تعادل میان تحلیل های انجام شده بر اساس حقایق یا داده ها و تجارب و شهود وجود داشته باشد.

بکارگیری اصل تصمیم گیری بر مبنای واقعیت ها در سازمان عموما موجب می گردد که :

  • از کفایت و دقت داده ها و اطلاعات اطمینان حاصل گردد؛
  • داده ها برای کسانی که به آنها نیاز دارند در دسترس باشد؛
  • داده ها و اطلاعات با استفاده از روش های معتبر، تجزیه و تحلیل شوند؛
  • تصمیم گیری و اقدامات اجرایی بر مبنای تحلیل واقعیات در کنار تجارب صورت پذیرد.

نرم افزار مدیریت قراردادها سازمان یار: ابزاری کاربردی در سازمان

اصل هشتم : ارتباط سودمند و دو طرفه با تامین کنندگان

ارزش‌های حاصل از ارتباطات متقابل سودمند با تأمین کننده می تواند سبب برقراری ارتباط بلند مدت شود. برقراری این نوع ارتباط نیازمند اعتماد، ارتباطات باز و به اشتراک گذاری اطلاعات است که فعالیت‌های مشترک میان سازمان و تأمین کنندگان وی را، پشتیبانی می کند. در این ارتباط می توان علاوه بر اطلاعات، تجارب و منابع را نیز به اشتراک گذاشت.

بکارگیری اصل ارتباط سودمند و دوطرفه با تامین کنندگان در سازمان عموما موجب می‌گردد که:

  • ارتباطی متوازن بین ملاحظات کوتاه مدت و بلند مدت ایجاد گردد؛
  • تخصص‌ها و منابع بین یکدیگر به اشتراک گذاشته شود؛
  • تامین کنندگان کلیدی شناسایی و انتخاب گردند؛
  • ارتباطات شفاف و آشکار با تامین کنندگان برقرار گردد؛
  • تشریک مساعی در توسعه و بهبود فعالیت‌ها صورت گیرد.