پیش از شروع سفر به سرزمین مدیریت پروژه، لازم است با بعضی تعاریف اساسی آشنا شویم. اولین پرسشی که باید به سراغ آن برویم این است که تعریف دقیق پروژه چیست؟ زمانی که شخصی به واژه «پروژه» اشاره می کند مفاهیم مختلفی در ذهن ما نقش می بندد. برای مثال، آیا به ساخت یک واحد مسکونی شخصی پروژه گفته می شود؟ اگر شما بساز و بفروشی باشید که واحدهای مسکونی مشابهی را یکی پس از دیگری بسازید، آیا باز هم به ساخت این واحدهای مسکونی پروژه گفته می شود؟ ساخت واحد مسکونی شخصی یک پروژه است اما ساخت واحدهای مسکونی مشابه، یک فرآیند تجاری است.

پیشنهاد مطالعه: نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی

اجازه دهید شباهت های بین پروژه ها و فرآیندهای تجاری را برشماریم:

  • هر دوی آنها ورودی هایی را طی یک رشته کارها با فعالیت ها به خروجی تبدیل می کنند. در مثال ما این فعالیت ها عبارتند از: گودبرداری ، پی ریزی ، ساخت اسکلت ، سفت کاری ، نازک کاری و غیره.
  • هر دوی آنها پس از تکمیل شدن، خروجی ها یا محصولاتی را تولید می کنند.

خروجی پروژه مثال فوق، واحد مسکونی شخصی است. خروجی فرآیند تجاری مثال فوق نیز واحدهای مسکونی مشابه است. البته پروژه ها و فرآیندهای تجاری تفاوت هایی نیز با هم دارند. از جمله:

  • ساخت یک واحد مسکونی شخصی، امری موقتی است و نه تکراری. شما یک واحد مسکونی می سازید و بس. اگر شما پی در پی به ساخت واحدهای مسکونی مبادرت ورزید، فرآیند ساخت واحد مسکونی، یکی پس از دیگری تکرار می شود.
  • هنگامی که شما یک واحد مسکونی شخصی می سازید خروجی پروژه، منحصر به فرد است. به عبارت دیگر واحدی مسکونی که دقیقا مشابه آن باشد وجود ندارد. اما زمانی که واحدهای مسکونی مشابه می سازید خروجی، منحصر به فرد نمی باشد.
  • اگر شما قصد ساختن یک واحد مسکونی را داشته باشید، گروهی از پیمانکاران را جمع می کنید و وظایفی را به آنها می سپارید. اما اگر کار شما ساخت واحدهای مسکونی مشابه باشد، مجبورید تعدادی لوله کش، برقکار، نجار و کارگران دیگر را در شرکت خود استخدام و آنها را پس از اتمام هر واحد مسکونی به واحد دیگر منتقل کنید.

پروژه تعاریف مختلفی دارد ولی یک تعریف ساده و نسبتأ جامع از آن عبارت است از زنجیره ای از وظایف برای رسیدن به یک هدف منحصر به فرد در یک چار چوب زمانی خاص. در اینجا یک نکته کلیدی است و این چیزی است که پروژه ها را از فرآیند های تجاری جدا می کند و مدیریت آنها را مشکل تر می سازد. زمانی که شما به چگونگی انجام یک کار واقف شدید، در موقعیت های مختلف میتوانید آن را انجام دهید. اما بدلیل اینکه هر پروژه ای منحصر به فرد است متعاقبأ مراحل انجام آن با دیگر پروژه ها متفاوت است. خوشبختانه در بیشتر صنایع، با اینکه مراحل مختص هر پروژه گوناگون است، ولی نوع مراحل ثابت بوده و در کل تکرارپذیر می باشند.

حال مثال دیگری را در نظر می گیریم. فرض کنید که شما مسئول طراحی و نصب یک سیستم سفارش و آماده سازی یک سری تولیدات ( شامل سفارش، جداسازی، بسته بندی و حمل ) می شوید. آیا کار شما یک پروژه است؟ جواب مثبت است. این، یک کار موقتی است. شما فقط یک بار سیستم را طراحی و نصب می کنید. خروجی به دست آمده نیز منحصر به فرد است. همچنین در شرکت شما هیچ گونه متخصصی برای طراحی یا نصب سیستم آماده سازی، از قبل وجود نداشته است. بنابراین، ایجاد یک سیستم آماده سازی، ویژگیهای تعریف شده پروژه را برآورده می سازد.

اما اجرای سیستم سفارش و آماده سازی پس از آن که طراحی و نصب شد، چه وضعیتی دارد؟ آیا یک پروژه است یا یک فرآیند تجاری؟ شما باید سفارشات و آماده سازی آنها را بر اساس همان روال اولیه انجام دهید و این به معنی تکرار یک سیستم به دفعات است که هر بار خروجی یکسانی را خواهد داشت. بالاخره شما فردی را برای سفارش، جداسازی و بسته بندی به کار خواهید گماشت. در نتیجه این سیستم سفارش و آماده سازی، یک فرآیند تجاری است.

برای استاندارد کردن بیشتر تعریف این واژه موسسه مدیریت پروژه در راهنمای PMBOK تعریف پروژه را به شرح زیر ارایه می دهد (مطالعه بیشتر: pmbok چیست؟):

“تلاشی گذرا برای ارایه یک سرویس یا یک محصول منحصر بفرد”

بنابراین اگر شما چیز جدیدی ( مانند یک نرم افزار کاربردی جدید با یک برنامه آموزشی جدید ) را ایجاد می کنید یا اگر قصد اصلاح چیزی ( مانند طراحی مجدد یک سیستم با یک محصول یا تغییر در نحوه ارائه نوعی خدمات ) را دارید، برای خودتان یک پروژه خواهید داشت. اما اگر کاری را که قبلا انجام داده اید مجددا تکرار می کنید با یک فرآیند تجاری روبرو خواهید بود. فرآیندهای تجاری را با مدیریت فرآیند و پروژه ها را با مدیریت پروژه مدیریت می کنند.