چگونه در ۹ گام ساده پلن مدیریت پروژه را بچینیم؟

در نظر بگیرید که شما مسئول یک پروژه هستید. خوب این خیلی عالیه! قبل از اینکه بخواهید پروژه خود را آغاز کنید نیاز دارید تا برنامه پروژه خود را تنظیم کنید.

۹ گام عملی ساده برای نوشتن یک برنامه مدیریت پروژه خوب!

مقدمه

چه لزومی به برنامه ریزی برای پروژه است؟

گرچه ممکن است بخواهید تا بلافاصله سراغ پروژه خود بروید و در حین پروژه با مسائل مختلف درگیر شوید، اگر از همان ابتدا برنامه ای برای پروژه خود داشته باشید این امر کار شما را بسیار راحت تر خواهد کرد. بدون داشتن برنامه ای پایه ای برای پروژه، ممکن است تیم شما مسیر خود را گم کند و بدتر اینکه امکان دارد چندین جهت گیری مختلف داشته باشد.
در مدیریت پروژه، نداشتن برنامه ریزی مشخص برای پروژه ممکن است باعث هدر رفت منابع و در نهایت عدم دستیابی به اهداف مشتری شود. برنامه ریزی پروژه باعث شده تا تمامی ذینفعان چشم انداز یکسانی داشته باشند، پروژه اهداف مشخصی داشته باشد، بین اعضاء تیم و ذینفعان ارتباط موثری وجود داشته باشد و در نهایت برنامه پروژه می تواند به عنوان پایه ای برای شفافیت در پروژه باشد.
بدون آن شما خود و تیم تان را در مسیر شکست قرار خواهید داد.
ممکن است که شما قبلا این کار را انجام داده اید و یا شاید این اولین پروژه بزرگ شماست و الان دارید “نحوه نوشتن برنامه پروژه” را در گوگل جست و جو می کنید. در هر صورت، ما اینجا هستیم تا به شما کمک کنیم.

برنامه پروژه چیست؟

پلن پروژه چیست و چه کاربردی دارد؟

برنامه پروژه یا برنامه مدیریت پروژه شامل اسنادی می شود که نحوه انجام، نظارت، کنترل و اتمام پروژه را مشخص می کنند. این برنامه اهداف و وسعت پروژه را مشخص می کند و می تواند منبع قابل رجوعی برای اعضاء تیم، شرکت و ذینفعان باشد.
این برنامه در مرحله طرح ریزی پروژه نوشته می شود و تلفیقی از چندین مطلب مختلف است. این برنامه چیزی بیش از یک جدول زمانبندی و یا لیست فعالیت هاست، گرچه شامل این موارد هم می شود. برنامه مدیریت پروژه به صورت رسمی در ابتدای پروژه نوشته می شود و سپس در طول پروژه به مرور بروز رسانی می شود.

چرا برنامه ریزی پروژه اهمیت دارد؟

برنامه ریزی پروژه مرحله ای حیاتی است که بلافاصله بعد از گام شروع در مدیریت پروژه اهمیت پیدا می کند. با برنامه ریزی اصولی، شما می توانید کل پروژه را به مجموعه ای از مراحل تبدیل کرده و مطمئن شوید تا تمامی منابع به موقع در دسترس خواهند بود.
محدودیت های پروژه از قبیل زمان، وسعت و مخارج همگی باید در فرایند برنامه ریزی برای پروژه مطرح شوند و بعد از آن می توان برای ریسک های احتمالی برنامه ریزی کرد. با مقایسه فرایند اصلی با برنامه پروژه، شما همچنین می توانید بر روی عملکرد تیم خود نظارت داشته باشید و در صورت نیاز آن را بهبود ببخشید.

۹ قدم ساخت پلن پروژه به طور خلاصه

اگر فکر می‌کنید که این موضوع بیش از حد “رسمی و جدی” به نظر می‌رسد نگران نباشید. با دنبال کردن این ۹ مرحله در مدیریت پروژه، می توانید نه تنها برای پروژه خود برنامه ریزی کنید، بلکه می‌توانید پروژه خود را با موفقیت به اتمام برسانید.

مرحله اول: شناسایی ذینفعان

مشتریان، کاربران نهایی، مدیران شرکت و ؟

ذینفعان (Stakeholders) چه کسانی هستند؟

پروژه شما چندین ذینفع دارد و تمامی آن‌ها از همه جزئیات پروژه شما با خبر نخواهند بود. ذینفعان پروژه شامل موارد زیر می‌شود:

  • مشتریان شما
  • کاربران نهایی محصول
  • شرکت و مدیران آن
  • تیمی که به صورت مستقیم روی پروژه کار می کند
با توجه به ماهیت پروژه ذینفعان آن می تواند سازمان های ثالث یا اعضاء انجمن های مختلف باشد که تحت تاثیر پروژه قرار خواهند گرفت.
ذینفعان پروژه

مرحله دوم: مشخص نمودن نقش ها و مسئولیت ها

پس از انکه ذینفعان خود را شناسایی کردید وقت آن است تا مهارت ها و توانایی های مورد نیاز برای مدیریت پروژه خود را مشخص کنید. هنگامی که این لیست را آماده کردید می توانید نقش ها را مشخص کرده و مسئولیت های مختلف را به ذینفعان مورد نظر بدهید.

به یاد داشته باشید که مفهوم یک نقش با یک فرد یکسان نیست.

  • در برخی موارد، یک فرد می تواند چندین نقش را داشته باشد مانند اینکه فردی نقش مخاطب ضروری را هم به عهده داشته باشد. این نقش چندین ساعت به برنامه کاری فردی اضافه می کند.
  • در دیگر موارد، چندین فرد ممکن است نقش یکسانی داشته باشند مانند زمانی که پروژه شما به چندین مهندس نرم افزار نیاز داشته باشد.

نقش ها معمولا شامل موارد زیر می‌شود:

  • اسپانسر پروژه
  • مدیر پروژه
  • اعضاء تیم پروژه

نقش اعضاء تیم براساس نوع پروژه متغیر است اما حتما سعی کنید تا نقشی را برای ارتباط با فروشندگان و مشتریان در نظر بگیرید.

مرحله سوم: برگزاری جلسه آغاز پروژه

Think big, start small

جلسه آغاز پروژه

  • فرصتی است تا تمامی ذینفعان گرد هم آیند،
  • می تواند دورنمای پروژه را مشخص کند،
  • فرصتی برای معرفی و ایجاد روابط مناسب شغلی است

در این مرحله، جزئیات دقیق پروژه هنوز مشخص نشده است در نتیجه باید در مورد وسعت، بودجه، زمان بندی و اهداف پروژه در این مرحله صحبت کنید. همچنین در این مرحله نقش ها مشخص می گردند و نقشه ارتباطی بازگو می شود. جلسه آغاز پروژه می تواند جو کاری موجود حین انجام پروژه را بین تمامی ذینفعان تعیین کند.

مرحله چهارم: مشخص نمودن وسعت، بودجه و زمان بندی پروژه

پس از جلسه آغاز پروژه وقت آن است تا سه مبحث مهم تعریف شوند:

  • وسعت پروژه
  • بودجه
  • زمان بندی پروژه

الف) وسعت

وسعت پروژه به شما می‌گوید که چه کارهایی قرار است انجام شوند (و چه کارهایی قرار نیست انجام شوند)؟ با در نظر گرفتن درخواست مشتریان و دیدگاه تیم، اهداف این پروژه چه هستند؟

ب) بودجه

با در نظر گرفتن وسعت و منابع لازم برای رسیدن به اهداف پروژه، هزینه پروژه چه میزان برآورد می شود؟

خدمات مشاوره مدیریت پروژه سازمان یار

ج) زمان بندی

زمان بندی مراحل پروژه و مدت زمان مورد نظر برای اتمام آن را مشخص می سازد.

مرحله پنجم: اولویت بندی اهداف

اولویت بندی از مهم‌ترین وظایف مدیران است.

هدف گزاری بیزینس

هنگامی که تیم شما متوجه اهداف پروژه شد و شما توانستید تا مراحل انجام آن اهداف را مشخص کنید:

  • اهداف بزرگ پروژه خود را به صورت فعالیت ها و کارهای کوچک تر دربیاورید،
  • براساس اهمیت و وابستگی فعالیت ها انها را اولویت بندی کنید،
  • سیستمی طراحی کنید تا در صورت عدم اتمام اهداف پروژه در زمان تعیین شده بتوانید تصمیمات درستی بگیرید.

ممکن است نیاز باشد تا براساس اهداف تان جدول زمان بندی پروژه را تغییر دهید.

مرحله ششم: مشخص نمودن محصول/خروجی

یک خروجی، طبق تعریف موسسه مدیریت پروژه، “هرگونه کالا، نتیجه و یا توانایی انجام خدمتی قابل تشخیص و خاص است که نتیجه یک فرایند، مرحله و یا پروژه است”. به بیانی دیگر یک خروجی می تواند شامل موارد زیر باشد:

  • یک محصول
  • نتیجه
  • قابلیت

خروجی های پروژه توسط اهداف پروژه مشخص می شوند و جزئی حیاتی از برنامه پروژه هستند. اگر هدف مشتری این است تا کاربران نهایی بتوانند محتوای خود را مدیریت کنند، برای نمونه خروجی می تواند نرم افزاری باشد که به کاربران این امکان را می دهد تا محتوای خود را کنترل کرده ضمن اینکه برنامه های تمرینی را نیز برای کارکنان و کاربران نهایی خود طراحی کنند تا آن‌ها با نرم افزار جدید آشنا شوند.

برای درخواست دمو نرم افزارهای مدیریتی سازمان‌یار روی تصویر بالا کلیک کنید..

در ضمن مشاوره‌مون هم رایگانه!

مرحله هفتم: ساختن جدول زمان بندی پروژه

جدول زمان بندی پروژه متنی است که شامل موارد زیر می شود:

  • بازه زمانی پروژه
  • منابع سازمانی مورد نیاز برای تکمیل هر فعالیت
  • هرگونه اطلاعاتی که برای مدیریت تیم حیاتی باشد

بدیهی است که این زمان بندی باید جامع و قابل فهم باشد.

برای ساختن جدول زمان بندی پروژه

  • مراحل پروژه خود را به صورت کارها و فعالیت های مجزا دربیاورید
  • وابستگی ها را مشخص کنید
  • فعالیت ها را اولویت بندی کنید
  • منابع لازم و مدت زمان انجام هر فعالیتی را مشخص کنید
نمودار گانت

اطلاعاتی که در این فرایند به دست می آورید می تواند نکاتی را آشکار کند که باید در نقش ها، زمان بندی و بودجه خود در نظر بگیرید. این مرحله ای مهم در نوشتن برنامه پروژه ساده ای است و می تواند بخش مفیدی در این فرایند باشد. بهتر است که این تغییرات قبل از شروع پروژه انجام شوند و به تاخیر نیافتند.

مرحله هشتم: ارزیابی ریسک

مدیریت ریسک یک اصل مهم!

ریسک می تواند مشکلی باشد که ممکن است در طی انجام پروژه بروز دهد و در نتیجه بهتر است تا طی مراحل برنامه ریزی پروژه این ریسک‌ها مشخص و تا حد امکان محدود شوند تا اینکه در حین انجام پروژه شما را غافل گیر نکنند. برای مشخص کردن این ریسک ها می توانید جلسه ای را ترتیب دهید و یا اینکه از اعضاء تیم خود نظرسنجی کنید.

ریسک ها می تواند شامل موارد زیر باشند:

  • وسعت پروژه
  • منابع (انسانی، مالی و مادی)
  • تاخیرات پروژه
  • مشکل در امکانات و یا در ارتباطات

نمی‌توان تمامی ریسک های ممکن را کنترل کرد اما در نظر گرفتن آن‌ها پیش از انجام پروژه می تواند شما را از خطر شکست نجات دهد.

مرحله نهم: انتقال برنامه پروژه

غول پایانی

هنگامی که برنامه پروژه خود را تکمیل کردید مطمئن شوید که به صورتی واضح آن را برای اعضاء تیم و تمامی ذینفعان توضیح دهید. ممکن است که هنگام برنامه ریزی پروژه خود بخشی را هم برای ارتباطات موثر اختصاص داده باشید. اگر این گونه نیست، پس همین حالا انجامش دهید.

داشتن کانال های ارتباطی موثر بخش مهمی از مراحل برنامه ریزی پروژه است. به عنوان مدیر پروژه مطمئن شوید تا همه ذینفعان پروژه ارتباطات مورد نظر شما را با یکدیگر داشته باشند.

بخش های اصلی برنامه مدیریت پروژه

در حالت ساده یک برنامه پروژه از سه مولفه تشکیل شده است. داشتن لیستی از این سه مولفه می تواند به بهبود برنامه مدیریت پروژه شما کمک کند.

فعالیت ها

برای انجام پروژه تیم شما باید چه فعالیت هایی را انجام دهد؟ بخش فعالیت های برنامه پروژه شما می تواند از موارد زیر تشکیل شده باشد:

  • مشخص نمودن میزان پیشرفت
  • واگذاری کارها
  • تخصیص منابع
  • زمان صرف شده برای به انجام رساندن کارها
  • داشتن ارتباط موثر

کارها

برای انجام هر گونه فعالیت مدیریتی در بحث کار ابتدا آن فعالیت به چندین بخش تقسیم می شود. این بخش ها کارهای کوچک تری هستند که دورنمای کلی پروژه را تشکیل می دهند. داشتن اهداف مرحله به مرحله باعث می شود تا اندازه گیری میزان موفقیت و شناسایی نقاط ضعف آسان تر انجام شود و شناسایی این کارها برای ساختن برنامه مدیریت پروژه امری حیاتی است.

منابع

شما با چه چیزهایی سروکار دارید؟ مسلما منابع شما بخشی از بودجه تان است. شناسایی و مشخص کردن منابع انسانی و مادی از اهمیت بالایی برخوردار است. چند نفر قرار است روی این پروژه کار کنند و آیا نیاز دارید تا از نیروی موقت و یا پیمانکاران فرعی استفاده کنید؟ چه مصالح فیزیکی و دیجیتالی نیاز دارید و قرار است انها از چه طریقی تامین شوند؟

نقش نرم افزار مدیریت پروژه

یک برنامه مدیریت پروژه موفق شامل سازماندهی تمامی فعالیت ها، کارها و منابعی می شود که کل پروژه شما را تشکیل می دهند. اگر بخواهید تمامی این کارها را با کاربرگ، که برای مدیریت پروژه افتضاح هستند، انجام دهید و یا اینکه بدتر بخواهید با دفتر، قلم و کاغذهای یادداشت این کارها را انجام دهید پس دارید وقت خود را تلف می کنید و این شیوه کارآمد نیست.

نرم افزارهای مدیریت پروژه می توانند از ابتدا تا انتهای کار شما را آسان تر و ساده تر کنند و این امکان را برای شما فراهم می سازند تا به تمامی گزینه ها در مدیریت پروژه دسترسی داشته باشید. همچنین این برنامه ها باعث افزایش شفافیت پروژه شما شده و می توانید نه تنها برنامه مدیریت پروژه عالی را بسازید بلکه می توانید پروژه خود را هم به درستی مدیریت کنید. یک نرم افزار مدیریت پروژه مناسب این امکان را در اختیار شما قرار می دهد تا فعالیت های اجرایی را سریع تر و موثرتر انجام دهید و در نتیجه زمان بیشتری را می توانید به پروژه خود اختصاص دهید.

بعلاوه نرم افزارهای مدیریت پروژه می توانند باعث افزایش کیفیت ارتباط بین اعضاء تیم ها شوند. همچنین این نرم افزارها به شما کمک می کنند تا فاکتورهای کلیدی عملکرد را بهتر بشناسید، بتوانید تمامی اطلاعات پروژه را در یک مکان ذخیره کنید و در نهایت این امکان را برای شما فراهم می کنند تا در طول پروژه گزارش های مختلفی را بنویسید. بسیاری از چالش های شما در بحث مدیریت پروژه به خصوص در مورد برنامه ریزی را به راحتی می توان با استفاده از ابزارهای مناسب مدیریت پروژه حل کرد.

نرم افزار مدیریت پروژه سازمان یار می‌تواند گزینه مناسبی برای شما باشد.

نرم افزار مدیریت پروژه سازمان یار

  • ساده و خلاقانه طراحی شده است،
  • شما را از پیگیری دائم اعضاء تیم بی نیاز می کند،
  • چندین روش مختلف را برای تجسم پروژه دارد،
  • با داشتن گزینه‌های “انجام شده”، “در حال انجام” و “متوقف شده” فرآیند کار شما را واضح تر می کند،
  • امکان دسترسی به گزارش های موثق را به شما می دهد تا تصمیم گیری های شما براساس داده ها باشد،
  • ضرب الاجل ها را به شما یادآوری می کند.

موارد فوق تنها بخشی از ویژگی های این نرم افزار است. همین امروز می توانید به صورت مجانی ثبت نام کنید تا از تمامی ویژگی های این محصول بهره مند شوید.