معمولا زمانی که تعداد پروژه‌های یک سازمان زیاد باشد و زمان تحویل آنها نیز به هم نزدیک باشد، نیاز به یک برنامه و زمانبندی مشخص دارید تا بتوانید تمام پروژه‌ها را در زمان خود و به نحو احسن انجام دهید و همه کارها را در زمان خود به انتها برسانید. برای جلوگیری از سردرگمی و بی‌نظمی که در روزهای منتهی به زمان پایان تحویل پروژه رخ می‌دهد، نوعی تفکر جدید برای مدیریت پروژه‌ها پیشنهاد می‌شود تا به کمک آن بتوان از اتفاقات احتمالی در رابطه با بی‌نظمی در تحویل پروژه‌ها جلوگیری کرد. مدیریت پروژه اجایل یا تفکر اجایل یک نوع روش استاندارد در حوزه توسعه نرم‌افزار است که با تکیه بر انتشار متوالی و متناوب در زمان‌های مشخص کار می‌کند. در ادامه قصد داریم مدیریت پروژه اجایل را برای مدیران سازمان‌ها توضیح دهیم و با بررسی نحوه کار و خصوصیات آن، مزایا و معایب آن را مطرح کنیم.
مدیریت پروژه اجایل به چه معناست؟
مدیریت پروژه اجایل و یا مدیریت پروژه چابک که از عبارت Agile Project Management گرفته شده است، به اختصار APM گفته می‌شود. می‌توان گفت تکنیک مدیریت پروژه چابک از روش تکرار پروسه برای مدیریت پروژه‌های گروه استفاده می‌کند. به این معنا که هر پروژه با قسمت‌های کوچکی تحت عنوان تکرار شونده، توسط اعضای گروه مورد سنجش و ارزیابی قرار می‌گیرد تا به کمک آن بتوان میزان موفقیت پروژه و در نتیجه میزان جلب رضایت مشتری را افزایش داد. چرا که مدیریت پروژه اجایل به کمک چرخه‌های کوتاه تکرار شونده در طی زمان انجام پروژه، نظریات و بازخوردهای مشتری را جویا شده و وی را در به سرانجام رساندن پروژه مورد نظر سهیم می‌کند تا به این ترتیب، نتیجه حاصل برای تیم مسئول و مشتریان مطلوب و دلچسب باشد. در مدیریت پروژه به روش چابک یا اجایل، دریافت نظرات و پیشنهادات مشتری پروژه می‌تواند منجر به بهبود و ارتقا سریع برنامه شده و از مشکلات معمول و احتمالی جلوگیری کند.
تاریخچه شروع مدیریت پروژه اجایل چگونه بود؟
به دنبال بحران توسعه نرم‌افزار که در اوایل دهه 1990 خود را نشان داد، جرقه پدید آمدن ایده مدیریت پروژه اجایل یا چابک به وقوع پیوست. در آن سال‌ها، زمانی که یک گروه، یک شرکت و یا هر نوع تیم کسب و کار دیگری که احتیاج به نوعی نرم‌افزار داشت، زمان بسیار زیادی را تا تحویل نرم‌افزار خود منتظر می‌ماند. در واقع فاصله زمانی بین سفارش پروژه به تیم توسعه نرم‌افزاری تا زمان تحویل آن به صورت کامل، تا نزدیک به سه سال نیز ممکن بود به طول انجامد. حتی استفاده از روش هایی مثل نرم افزار تایم شیت یا همان برگه زمانی نیز نمیتوانست مدت این زمان را کمتر کند. چنین تاخیر طولانی مدتی می‌توانست منجر به تغییر نظر مشتری در رابطه با خصوصیات مورد نظر وی در رابطه با نرم‌افزار درخواستی باشد. از طرف دیگر، ممکن است در پایان کار و بعد از دریافت نرم‌افزار توسط مشتری، با اشکالات متعدد و اساسی در نتیجه کار روبرو شود. بنابراین چنین مشکلاتی در روش توسعه نرم‌افزار به سبک سنتی وجود داشته است. چنین مشکلات و شکست‌هایی، بزرگان صنعت حوزه نرم‌افزار را بر آن داشت تا به دنبال راه حلی برای رفع ایرادات کار باشند. در طی جلسات متعددی که بین سرپرستان تیم‌های توسعه نرم‌افزاری صورت گرفت، در نهایت در جریان جلسه‌ای که در روزهای 11 تا 13 ماه فوریه سال 2001 در محل پیست اسکی اسنوبرد که در کوه‌های واساتچ یوتا قرار دارد برگزار شد، تصمیم مهمی برای تغییر در مدیریت پروژه‌های نرم‌افزاری صورت گرفت و این نتیجه منجر شد تا این دورهمی بزرگان صنعت توسعه نرم‌افزار، به یک گردهمایی ماندگار تبدیل شود. در نتیجه این جلسه، مدیریت پروژه اجایل تعریف شد تا به این ترتیب برای بهبود نتیجه کار فعالین عرصه نرم‌افزار، روش مدیریتی جدیدی اعمال شود. با این حال، در ابتدای کار بسیاری از مجموعه‌های بزرگ از پذیرش این روش اجتناب کردند. اما بعد از مشاهده نتیجه مدیریت پروژه اجایل در سایر مجموعه‌ها و شرکت‌های کوچک، کم کم به این تکنیک رو آوردند. با وجود آنکه جرقه شروع چنین مدیریتی در صنعت توسعه نرم‌افزار به وقوع پیوست و کمپانی‌های بزرگ و مطرحی مانند مایکروسافت و گوگل آن را در مدیریت پروژه‌های خود به کار بردند، سایر گروه‌ها و صنایع نیز همچون منابع انسانی، گروه‌های بازاریابی و سازمان‌ها و موسسات مختلف به تدریج مدیریت پروژه اجایل را برای مدیران خود تعریف کردند.
اصول تفکر و ارزش‌های مدیریت پروژه اجایل کدامند؟
در سال 2001، اتحادیه‌ای منسوب به اتحادیه اجایل اصول و ارزش‌هایی را برای فعالین عرصه توسعه نرم‌افزار تعریف کرد. بعد از گذشت چندین سال از چنین تصمیمی، هنوز هم پایبندی به این اصول و ارزش‌ها موجب بهبود نتیجه کار برنامه‌نویسان خواهد بود. ارزش‌های مدیریت پروژه اجایل را در چهار عنوان می‌توان ذکر کرد؛ اول، افراد تیم و تعامل و همکاری آنان با مشتریان است. در واقع می‌توان گفت که با وجود اهمیت بالای ابزار و امکانات در دسترس یک تیم، آنچه بیشترین تاثیر را روی موفقیت نهایی پروژه خواهد گذاشت، توانایی اعضای یک تیم و نحوه ارتباط آنها با مشتریان است. دومین ارزش مطرح شده برای مدیریت پروژه اجایل در رابطه با اولویت دهی به تحویل درست و به موقع نرم‌افزار است. به این معنی که طبق مدیریت اجایل، تیم‌های توسعه نرم‌افزار باید نوشتن مستندات و آماده کردن اسناد را در اولویت بعدی نسبت به آماده کردن نرم‌افزار قرار دهند. مورد سوم از ارزش‌های مدیریت پروژه اجایل، به رابطه و همکاری با مشتری اشاره دارد. این ارزش بیان می‌کند که همواره و در طی انجام پروژه باید مطابق نظرات و پیشنهادات افراد صاحب پروژه پیش رفت. در واقع اجایل به همکاری با مشتریان و دریافت بازخوردهای آنان پایبند است و برخلاف روش‌های مدیریت پروژه قدیمی که به مفاد قرارداد پایبند بودند، نیازها و خواسته‌های کاربران را در اولویت خود قرار می‌دهند. در نهایت، چهارمین مورد از ارزش‌های مدیریت پروژه اجایل، استقبال از تغییرات و پذیرفتن آنها است. قبل از به کارگیری مدیریت پروژه اجایل، مدیران سازمان‌ها و سرپرستان تیم‌ها معمولا در برابر تغییرات مقاومت می‌کردند. آنها معتقد بودند که اعمال تغییرات می‌تواند تیم را متحمل هزینه‌های بالایی بکند و علاوه بر این، فرایند تغییر در پروژه زمان زیادی را می‌طلبید. به این ترتیب، برنامه فعالیت خود برای طراحی نرم‌افزار و پیشبرد پروژه را به گونه‌ای مدیریت می‌کردند که تمام جزئیات به صورت دقیق و شفاف مطرح شود و احتمال هیچ گونه تغییری در این میان وجود نداشته باشد.
در ادامه اصول مدیریت پروژه اجایل و یا چابک را مطرح می‌کنیم. 12 اصل مدیریت پروژه اجایل را با توجه به موضوعات آنها، می‌توان در 4 دسته طبقه‌بندی کرد؛ رضایت مشتری، کیفیت پروژه، کار تیمی و اصول چابک چهار موضوعی هستند که اصول دوازده‌گانه مدیریت پروژه اجایل به آنها پرداخته است.
در رابطه با جلب رضایت مشتری، می‌توان به سه اصل اول اشاره کرد؛
- رضایت مشتری اولین اصلی است که باید تیم پروژه به آن توجه داشته باشد. در واقع پیروزی و موفقیت تیم توسعه و طراحی در قبال رضایت مشتری و کاربر محقق خواهد شد.
- استقبال از تغییرات نیز موجب جلب رضایت بیشتر مشتریان خواهد شد. از طرف دیگر، پذیرش تغییرات، می‌تواند افراد تیم طراحی پروژه را در شناخت نوع نیازهای کاربران راهنمایی کند.
- تیم طراحی باید محصول را در بازه‌های زمانی کوتاه یک هفته تا سه هفته به مشتری ارائه دهد تا بهتر از قبل بتواند برنامه‌ای مطابق خواسته‌های کاربر ارائه کند. به این ترتیب با تکرار چرخه طراحی محصول، ارائه به مشتری و دریافت بازخورد و نظرات وی، در نهایت می‌تواند محصولی مطابق خواسته‌های کاربران و در کیفیت بسیار خوب ارائه کند.
سه اصل بعد از اصول دوازده‌گانه مدیریت پروژه اجایل در رابطه با کیفیت برنامه طراحی شده است؛
- کیفیت نهایی برنامه ارائه شده توسط تیم توسعه نرم‌افزار، نشان‌دهنده میزان مهارت آنان است و موفقیت پروژه در گرو کیفیت برنامه است. مدیریت پروژه اجایل، کیفیت برنامه را یکی از اصول خود تعریف کرده است.
- انجام پروژه به صورت مداوم و پایدار و حفظ سرعت انجام پروژه در موفقیت نهایی آن موثر است.
- مدیریت پروژه اجایل بیان می‌کند که تعهد تیم مسئول طراحی برای رسیدن به کیفیت فنی مطلوب طبق نیاز مشتری از اصول مهم موفقیت در انجام پروژه است.
مسئله کار تیمی، موضوع دیگر اصول مدیریت پروژه اجایل است که چهار اصل از این اصول را شامل می‌شود؛
- اعضای تیم طراحی نرم‌افزار و همچنین سایر افراد تیم که در این پروژه همکاری دارند و از آن سود می‌برند، باید همکاری مثمر ثمری با سایر اعضای تیم داشته باشند، تا در نهایت به یک پروژه موفق دست پیدا کنند.
- طبق مدیریت پروژه اجایل باید بدانید، همانطور که انتظار فعالیت مفید و با کیفیت از اعضای تیم طراحی و توسعه نرم افزار دارید، باید شرایطی را برای آنان فراهم کنید تا انگیزه کافی را برای انجام فعالیت داشته باشند و از حمایت کافی برخوردار باشند. فعالیت در محیطی امن منجر به نتایج بهتر و باکیفیت‌تر خواهد شد.
- اعضای تیم باید بتوانند به طور خودجوش و خود ساز به انجام وظایف خود بپردازند و نیازی به نظارت همه جانبه و مستمر نداشته باشند. از این رو میتوانند تسکهای خود را داخل نرم افزار مدیریت وظایف ثبت و برسی کنند.
دو اصل نهایی از اصول دوازده‌گانه مدیریت پروژه اجایل، اصول چابک نامیده شده‌اند؛
- مدیریت پروژه اجایل، سادگی را یکی از اصول خود می‌داند. به این معنی که می‌توان با استفاده از روش‌های ساده و راحت و از انجام کارهای غیر ضروری و عبور از مراحل غیرمهم صرف نظر کرد.
- همانطور که گفته شد تکرار یکی از اصول مهم و اساسی در مدیریت پروژه اجایل است. بنابراین، ارزیابی پیشرفت پروژه به طور مکرر می‌تواند در برطرف کردن اشکالات و نواقص کار و رسیدن به نتیجه مطلوب موثر باشد.
- و در نهایت قاعده دوازدهم بیان میدارد نرم افزاری که درست کار می‌کند به عنوان مولفه اصلی پیشرفت پروژه تعریف می‌شود.
بررسی مزایای مدیریت پروژه اجایل
مدیریت پروژه اجایل برای مدیران سازمان‌ها، تیم‌های توسعه نرم‌افزاری و حتی تیم‌های دیگر در سایر زمینه‌ها، در مقایسه با مدیریت پروژه‌ها به روش سنتی، مزایای بسیاری دارد؛ روند انجام پروژه با چنین مدیریتی باعث انعطاف‌پذیری بیشتر فرایند و انطباق پروژه با تغییرات و برنامه‌های جدید می‌شود. به این ترتیب می‌توان، راه‌حل‌های جدید را به راحتی ارزیابی کرد. روند تکراری و وجود چرخه تکرار در مدیریت به تشخیص سریع نواقص و برطرف کردن آنها می‌انجامد. در نهایت، چنین شرایطی منجر به رضایتمندی و راحتی افراد تیم توسعه نرم‌افزاری و رضایت مشتریان از نتیجه کار خواهد بود.
بهترین راه برای پیاده سازی اجایل چیست؟
برای پیاده سازی اجایل فریم ورک های متعددی مثل اسکرام ، ایکس پی ، کانبان و … پیشنهاد می‌شوند. در تمامی راه حل های ذکر شده بهتر است از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کنید تا کار شما را راحت تر کرده و نتیجه بهتری از پروژه بگیرید.
ازین رو سازمان یار با تلاش و همراهی متخصصان مدیریت پروژه ، نرم افزار مدیریت پروژه خود را سازگار و هماهنگ با پیاده سازی تفکر اجایل ایجاد کرده است تا مدیران پروژه بتوانند به سرعت و با خیالی آسوده از تفکر چابک در مدیریت پروژه های خود بهره ببرند.
ثبت ديدگاه