مدیریت جلسه به سبک مدیران موفق

جلسات بخش مهمی از زندگی کاری هر شخصی را تشکیل می­‌دهند. مدیریت جلسات اداری می‌تواند مهارت و حتی هنری باشد که موفقیت شما و کسب و کارتان به آن گره خورده است. تاریخچه هر کسب و کاری را که مرور کنید، تحولات و نقاط عطف زیادی در جلسات آغاز شده است. اما همه افراد در مدیریت جلسه موفق نیستند و نمی­‌توانند از فرصت‌هایی که در جلسات پدید می‌آید، بهره برداری نمایند.

در واقع کلید موفقیت جلسات در ارتباطات و بازخورد نهفته است. از کارکنان خود بخواهید که فیدبک داشته باشند، در برابر پیشنهادات باز باشید و نتیجه گیری های خود را بر اساس آنچه آنها فکر می‌کنند، و نه احساسی که شما شخصاً دارید، استوار کنید. اگر تیم شما احساس کند مشارکت دارد و موثر است ، مطمئناً در مسیر درستی هستید.

برای مدیریت جلسات خود، بهترین راه استفاده از یک سیستم خودکار برای هدف گذاری، برنامه ریزی و برگزاری دقیق و هدفمند است. نرم افزار مدیریت جلسات سازمان یار با دارا بودن تمامی این ویژگی ها و همچنین سایر قابلیت های برگزاری یک جلسه موثر، می تواند در این مسیر شما را همراهی کند.

همچنین قبل از تعیین جلسه بعدی، سه سوال را از خود بپرسید:

• آیا جلسه لازم است؟
• حقیقتا حضور چه کسانی نیاز است ؟
• دستور جلسه چه خواهد بود؟

در ادامه بیشتر به این موضوعات خواهیم پرداخت.

مهارت مدیریت جلسه

برگزاری جلسات، راهی برای افزایش بهره وری و کارایی است. وقتی همه اعضای جلسه در مورد موضوعات پیش آمده و از آنچه باید انجام شود آگاه هستند، حتی چالش برانگیزترین کارها نیز قابل انجام می شوند. در حقیقت، ما خود را هر هفته در جلسات غیرمفید درگیر می کنیم. یک مدیر اجرایی به طور متوسط ۱۸ ساعت در هفته را در جلسات صرف می‌کند. تقریبا نیمی از شرکت کنندگان جلسات معتقدند که جلسات مهم‌ترین عامل اتلاف زمان در محل کار هستند.

برگزاری جلسات، غالبا نه تنها باعث اتلاف وقت می شوند، بلکه اگر به طور موثر برنامه ریزی نشده باشند، باعث صرف هزینه و اتلاف پول نیز هستند. در یک مطالعه آمریکایی در زمینه بودجه بندی زمان مشخص شد که یک جلسه هفتگی مدیران سطح متوسط برای یک سازمان، تا ۱۵ میلیون دلار در سال هزینه دارد!

چه بخواهید و چه نخواهید نمی توانید جلسات را به طور کامل حذف کنید. بنابراین مهم است که جلسات را تا حد ممکن مفید و سازنده برگزار کنیم. با توجه به مفهوم کارآیی، صرفه جویی در وقت و هزینه در زیر تکنیک‌های ثابت شده برای کسب مهارت مدیریت جلسه و برگزاری اثربخش جلسات آورده شده است.

مهارت شماره یک: جلسات را اولویت بندی کنید!

قبل از این که در خصوص سایر مهارت مدیریت جلسه صحبت کنیم، بهتر است توصیه ای جدی داشته باشیم. سعی کنید شرکت در جلسات مختلف را اولویت بندی کنید و تنها در جلسات اولویت دار و ضروری شرکت کنید چرا که :

– شرکت در جلسات مختلف زمان زیادی از شما می‌گیرد

– موارد متعدد، متنوع و غیرضروری جلسات مختلف، می‌تواند برای شما دغدغه و دردسر ساز باشد.

– با شرکت در جلسات مختلف، تمرکز کمتری بر جلسات اولویت دار خواهید داشت

همچنین توصیه می‌کنیم همیشه شرکت در جلسات حضوری، اولویت اول شما نباشد. مواردی که می‌توانید با تماس و غیره پیگیری کنید و به سرانجام برسانید، موکول به برگزاری جلسات نکنید. جلسات را موشکافانه بررسی کنید. در خصوص حاضرین، دستور جلسات و … تحقیق کنید و در جلسات منتخب شرکت نمایید.

بیشتر بخوانید : برترین نرم افزار مدیریت پروژه فارسی

مهارت شماره دو: در صورت امکان جلسه را آنلاین برگزار کرده و آن را به اندازه جلسات حضوری رسمی و جدی قلمداد کنید!

نکاتی که در ادامه در خصوص مدیریت جلسات گفته می شود برای جلسات حضوری و آنلاین صادق است. جلسات آنلاین نیز به اندازه جلسات حضوری تاثیرگذار و با اهمیت هستند. بنابراین نباید تصور کنید که شرکت در جلسات آنلاین بی فایده یا کم اهمیت است. بیشتر افراد موفق توصیه می‌­کنند که به دلایل زیر جلسات آنلاین را در مقایسه با جلسات حضوری در اولویت قرار دهید:

-اتلاف وقت برای رفت و آمد وجود ندارد

-معمولا در جلسات آنلاین اصل مطلب بررسی می‌­شود و حواشی کمتر است

-مستند سازی جلسات آنلاین راحت تر و دقیق تر انجام می‌شود.

برای برگزاری جلسات آنلاین می‌توانید از بسترهای رایگانی مثل گوگل میت یا پولی مثل اسکایپ فور بیزینس استفاده کنید.

مهارت شماره سه: برای راحت تر کردن کارتان اشخاصی را به عنوان دبیر و رئیس جلسه منصوب کنید!

بسیاری از افراد تصور می­‌کنند دبیر و رئیس جلسه، نقش تشریفاتی دارند یا برای جلسات بزرگ با تعداد شرکت کنندگان زیاد این دو نقش تعریف می­‌شوند. برای مدیریت اثربخش جلسات شما به دبیر و رئیس جلسه نیاز دارید. دبیر جلسات می تواند از اعضای جلسه یا از نفرات خارج از جلسات انتخاب شود اما رئیس جلسات معمولا یکی از اعضای جلسه است که مورد تایید و احترام سایر اعضا نیز می‌­باشد. دبیر جلسه فعالیت هایی از جمله هماهنگی زمان جلسه، تنظیم و اطلاع رسانی دستور جلسات، تنظیم صورت جلسات و مستند سازی ماحصل و ماوقع جلسه و پیگیری های آتی را بر عهده دارد. بهتر است دبیر جلسه به همه معرفی شود و راه های ارتباط با دبیر جلسه نیز در دستور جلسه اعلام شود.

برای مدیریت جلسات، لازم است تا یک نفر ریاست جلسه را بر عهده داشته باشد تا بتوان موارد مطرح شده در جلسه را جمع بندی کرد. رئیس جلسه، جلسه را مدیریت می­‌کند تا موارد طبق دستور جلسه پیش رود و تصمیمات درستی گرفته شود. در انتخاب این نقش باید نهایت دقت به عمل آید.

مهارت شماره چهار: جمع بندی آخر جلسه را فراموش نکنید!

جمع بندی از مهم ترین اقداماتی است که باید در راستای مدیریت جلسات انجام پذیرد. معمولا رئیس جلسه این وظیفه را بر عهده دارد. در مرحله جمع بندی تمامی موارد مهم مطرح شده در جلسه مرور می­‌شود و توافقات بار دیگر مطرح می­‌شود. به ویژه در جلساتی که تعداد حاضرین زیاد است یا موضوعات مختلفی مطرح شده است، جمع بندی می‌تواند اهمیت بسیار زیادی داشته باشد. جمع بندی تنظیم صورتجلسات و مستند سازی را نیز تسهیل می­‌نماید.

مهارت شماره پنج: حتما صورتجلسات و مستند سازی را انجام دهید!

یکی از مهم ترین گام ها در فرآیند مدیریت اثربخش جلسات، مستند سازی و تنظیم صورتجلسات است. این وظیفه مهم به دبیر جلسات محول می­‌شود. بهتر است در صورت جلسات تمامی موارد مهم از جمله حاضرین، تصمیمات، مصوبات و … درج شود و مورد تایید حاضرین قرار گیرد. معمولا توصیه می­‌شود که در انتهای جلسه و پس از جمع بندی، صورت جلسات خوانده شده و مورد تایید حاضرین قرار بگیرد و حتی توسط حاضرین امضا شود. هر چند صورت جلسات بعد از جلسه، بازبینی و مرتب می‌شوند ولی مستند سازی و تایید صورت جلسه اولیه می‌تواند بسیار مثمر ثمر باشد.

صورت جلسه

فرم صورتجلسه و دستور العمل برگزاری جلسات اداری را می‌توانید از زیر دانلود کنید.

دستور جلسه

مدیریت جلسات با دستور جلسه بهتر انجام می شود! قبل از انجام هر کاری باید هدف داشته باشید. این اصل در خصوص جلسات نیز صادق است. قبل از برگزاری جلسات یا شرکت در جلسات باید اهداف جلسه مشخص باشد. جلساتی که در هاله ای از ابهام پیش می­روند دستاوردی جز اتلاف وقت ندارند. یک جلسه موفق دارای دستور جلسه است که از قبل جلسه در اختیار شرکت کنندگان قرار گرفته است تا با آمادگی در جلسه شرکت نمایند. دستور جلسه تعیین می­‌کند که جلسه در چه زمانی آغاز می­‌شود، کی به اتمام میرسد، چه کسانی در جلسه شرکت می­‌کنند، اهداف جلسه چیست و چه موضوعاتی در جلسه دنبال خواهد شد. می­توانید وظیفه شرکت در جلسه را در نرم افزار مدیریت وظایف نیز قرار دهید تا به طور خودکار به افراد شرکت کننده یادآوری کند. مدیریت جلسات با دستور جلسه به راحتی و به صورت حرفه ای انجام می­‌شود. حاضرین نیز جدیت بیشتری نسبت به جلساتی که دارای دستور جلسه هستند، دارند. همچنین یک اصل در مدیریت حرفه ای جلسات، مرور دستور جلسه در ابتدای جلسه است تا همه حاضرین مسیر جلسه را بدانند. همچنین لازم است تا تمام تلاش خود را جهت پایبندی  به دستور جلسات بکنید.

نمونه ای از دستور جلسه را می‌توانید در زیر ببینید:

جلسات در هر ….. روز / هفته / ماه ، یک بار برگزار می‌شوند.
فراخوانی جلسات توسط ….. انجام می‌پذیرد.
دستور جلسات باید …… روز/هفته زودتر از خود جلسات توسط ….. منتشر شود.
گره گشایی جلسات توسط ….. انجام می‌شود.
ارزیابی جلسات در هر ….. جلسه انجام می‌گردد.

آیین نامه جلسات

آیا به اندازه کافی برای مدیریت جلسات جدیت دارید؟ آیا بهره برداری از جلسات و داشتن جلسات موثر برای شما اهمیت دارد؟ حتما به آیین نامه برگزاری جلسات نیاز دارید. داشتن آیین نامه و قانون بخش مهمی از مدیریت جلسات است! آیین نامه همیشه قوانین ادارات و نهادهای دولتی نیست. آیین نامه در خانه شخصی ما نیز وجود دارند. آیین نامه ها زمینه اثربخشی را به وجود می آورند. در آیین نامه جلسات، می توانید به موارد مهم اشاره کنید. برای مثال تعیین کنید جلسه با چند نفر رسمیت می‌­یابد. چند بار غیبت در جلسات مجاز است. عدم حضور چند ساعت قبل باید اطلاع داده شود. جلسه به چه صورت و چند مدت قبل باید به حاضرین اطلاع داده شود. البته لازم است به آیین نامه پایبند باشید تا بتوانید اثرات مثبت آن را ببینید. آیین نامه‌ها باید منجر به ایجاد نظم و یکپارچگی شوند. در تهیه آن ها دقت کنید که محدود کننده و دست و پا گیر نباشند.

نمونه ای از آیین نامه جلسه را می‌توانید در زیر ببینید:

جلسات در زمان مقرر شروع می شوند و در زمان مقرر نیز به پایان می رسند.
اعضای تیم باید برای حضور در جلسات از آمادگی لازم برخوردار گردند.
تلفن‌ها را باید هنگام برگزاری جلسات خاموش کرد.
دستور جلسه بعدی باید در پایان هر جلسه به بحث گذاشته شود.
از پارکینگ یادداشت‌ها جهت ذخیره نظرات و مفاهیم ضمن بحث استفاده می‌شود.
مشکلات حل نشده باید به لیست مشکلات افزوده شوند.
اگر یکی از اعضای تیم نتواند در جلسه شرکت کند باید نماینده تام الاختیار خود را به جلسه بفرستد.
وظایف جلسات (مانند دبیر،‌ رییس و منشی) به نوبت بین اعضای تیم منتقل می‌شود.

نرم افزار مدیریت جلسات

برگزاری و مدیریت جلسات می تواند بسیار پیچیده باشد. به ویژه اگر تعداد و تنوع آن ها زیاد باشد یا لازم باشد افراد مختلفی در این جلسات شرکت نمایند. شما می‌توانید برای ارتقای کیفیت مدیریت جلسات و پیگیری تک تک مراحل فرایند برگزاری جلسه، از تکنولوژی استفاده نمایید. فناوری به شما کمک می‌کند تا از پیچیدگی های این فرایند بکاهید.

نرم افزارهای اختصاصی مدیریت جلسات وجود دارند که به شما در مدیریت بهینه جلسات کمک می‌کنند. این نرم افزارها به شما کمک می‌کنند تا جلسات را اطلاع رسانی کنید، دستاورد ها و اتفاقات جلسه را مستند نمایید، دستور جلسات را برای افراد ارسال کنید، مصوبات را ابلاغ کنید و  از مسئولین تعیین شده برای انجام مصوبات موارد را پیگیری کنید، صورتجلسات و دستور جلسات را به صورت مرتب و منظم بایگانی کنید. برخی از نرم افزارها بستر برگزاری جلسات آنلاین را نیز در اختیار شما قرار می­دهند. در کل استفاده از نرم افزار مدیریت جلسات به دلایل زیر توصیه می­‌شود:

• فرایند مدیریت جلسات را تسهیل می‌نمایند
• دقت و کیفیت مدیریت جلسات را افزایش می‌دهند
• در زمان و هزینه ها صرفه جویی می‌نمایند
• احتمال خطای انسانی را کاهش می‌دهند

نرم افزار مدیریت جلسات سازمان یار

سازمان یار تمامی نیازهای برگزاری و مدیریت جلسات را شناسایی نموده و سامانه ای را به این منظور طراحی کرده است. این نرم افزار با رویکرد بهینه سازی جلسات (جلسات کمتر، بهره وری بیشتر) توسط مدیران به نام ایرانی طراحی شده است. قابلیت های این نرم افزار شما را در مدیریت هر چه بهتر جلسات یاری خواهد نمود. این سامانه امکانات و مزایای بسیار متنوعی دارد. برای مثال با این سامانه می­توانید جلسات مرتبط با یک پروژه را به آن پروژه متصل کنید، دستور جلسات و صورت جلسات را تنظیم کنید، کارتابل مخصوص جلسات داشته باشید، پیامک های مربوط به یادآوری جلسه، دعوت، پیگیری مصوبات را ارسال کنید، تقویم کاری افراد را در سامانه منتشر کنید یا تمامی موارد مربوط به جلسات را مستند سازی و بر اساس واحد ها، دپارتمان ها و … دسته بندی کنید. این سامانه که در بستر نرم افزار شیرپوینت طراحی شده است تمامی نیازهای مجموعه های مختلف را پیش بینی نموده و برای آن راهکاری پیشنهاد نموده است. این سامانه بسیار کاربر پسند طراحی شده است و استفاده از آن راحت است. کاربری نامحدودی برای آن تعریف شده و امنیت آن در سطح بالایی قرار دارد. اگر شما هم می­خواهید تا با کمک یک نرم افزار جامع، جلسات را مدیریت کنید، توصیه می کنیم استفاده از این سامانه را در اولویت قرار دهید.

فنون اداره جلسات

یک هدف روشن و شفاف داشته باشید

آیا این جلسه برای ایجاد ایده های جدید تشکیل شده است یا به منظور جمع آوری اطلاعات و یا برای تصمیم گیری؟ یا شاید ترکیبی از موارد بالا باشد؟

اگر مطمئن نیستید که در تلاش برای انجام چه کاری هستید، مطمئن باشید که آن اتفاق نمی افتد و انجام نمی شود. عامل شماره یک برای برگزاری یک جلسه موثر و مفید، هدف گذاری و داشتن یک هدف و برنامه مشخص است.

کارآفرین مطرح، نیل پاتل که صرفاً به خاطر داشتن جلسه از جلسه خودداری می کند می گوید : بدون هدف، بدون جلسه!

او هر جلسه ای را با بیان هدف نهایی آن جلسه آغاز می کند :

جلسات دورهمی های اجتماعی نیستند. بلکه، رویدادهای تجاری هدفمند هستند. من مخالف معاشرت با مردم نیستم ، اما زمانهای بهتری برای انجام این کار وجود دارد تا در یک جلسه کاری

جلسه خود را با هدف برگزار کنید تا به دستاورد مشهود برسید.

در خارج از شرکت، جلسه را برگزار کنید

هنگامی که چهره های خسته، انرژی کم و نبود ایده در جلسات ظاهر می شود ، نشانه آن است که وقت آن رسیده که جلسه را به بیرون از شرکت تان انتقال دهید. یک جلسه خارج از محل کار برای جلوگیری از خستگی جلسه انتخاب کاملاً مناسبی است.

کارکنان خود را به کافه نزدیک، پارک یا حتی یک رستوران ببرید. گاهی اوقات تغییر منظره تنها چیزی است که برای بازگشت انرژی و ایده های خوب به میز، مورد نیاز است. پس از جلسه، نظرات افراد تیم خود را جویا شوید تا بدانید از تغییر محل جلسه لذت بردند یا نه.

آماده باشید

کلید موفقیت در مدیریت و برگزاری جلسات، آماده سازی قبل جلسه است. قبل از شروع جلسه ، دستور کار را برای همه شرکت کنندگان ارائه دهید.

دستور کار باید شامل موارد زیر باشد:

• لیستی از موضوعاتی که باید پوشش داده شود.
• شرح مختصری از اهداف جلسه.
• لیستی از افراد شرکت کننده در جلسه.
• نام هر فرد که به هر موضوع می پردازد.
• زمان و مکان جلسه.
• هرگونه اطلاعات پیشین که شرکت کنندگان باید در مورد موضوع بدانند.

مهمترین کاری که باید با دستور کار جلسه انجام دهید چیست؟ پیگیر آن باشید! پیگیری جلسه یکی از مهم ترین کارهایی است که باید بعد از جلسه انجام دهید.

افراد کمتری را دعوت کنید

واقعا از خود سوال کنید: آیا همه این افراد نیاز به حضور در جلسه دارند؟ بیشتر اوقات ، یک خلاصه کوتاه از طریق ایمیل نیز به همان خوبی برگزاری جلسه کار می کند.

اگر می توانید لیست مشارکت کنندگان یک جلسه نیم ساعته را فقط به میزان دو نفر که حضور آنها ضروری نیست کاهش دهید ، یک ساعت زمان مفید به شرکت باز می گردد.

هدف از جلسات تصمیم گیری است ، نه صرفا به اشتراک گذاری اطلاعات. وقتی شرکت کنندگان احساس نکنند که موضوع مورد بحث برای آنها مناسب است ، این جلسه را اتلاف وقت تلقی می کنند.

جف بزوس مدیرعامل آمازون از قانون دو پیتزا پیروی می کند:

هیچ جلسه ای نباید بیشتر از تعداد افرادی باشد که با یک پیتزای پپرونی تغذیه می شوند.

این نه تنها امکان تصمیم گیری سریعتر را فراهم می کند ، بلکه به تیم ها نیز اجازه می دهد تا ایده های خود را بدون دخالت گروه بندی آزمایش کنند.

دیر نرسید

افرادی که در جلسات دیر می رسند، می توانند ۵ تا ۱۰ دقیقه از جلسه را بخورند یا در بیشتر موارد جلسه را ۱۰ دقیقه طولانی تر کنند. انتظار برای افرادی که به طور معمول دیر می کنند بی انصافی در حق کسانی است که به موقع حاضر می شوند.

راه حل؟ منتظر آنها نباشید. شروع جلسه در همان لحظه ای که برای شروع برنامه ریزی شده است ، پیام واضحی را برای تازه واردان ارسال می کند و به سرعت همه گیر می شود.

خلاقیت هم در این مواقع جواب می دهد. کارکنان شرکتی به نام TINYpulse (یک شرکت نرم افزاری مشارکت کارکنان) به ندرت جلسه ای را فراموش می کنند ، زیرا جلسات شرکت آنها در زمان عجیب و غریب شروع می شود. به عنوان مثال ، جلسه روزانه کارکنان شرکت در 8:48 صبح شروع می شود.

عجیب است ، اما در ساعت ۸:۴۸ ، به نظر می رسد که همه در دفتر ما به طور همزمان بلند می شوند و به سمت محل جلسه ما حرکت می کنند.

بایستید

جلسات استندآپ (ایستاده جلسات را برگزار کردن) به تشریفات محبوب تیمی تبدیل شده است. وقتی کارکنان در جلسه ای که ملزم به ایستادن هستند، حضور دارند، بیشتر مشارکت می کنند ، تعهد بیشتری پیدا می کنند و از حالت منطقه ای و قلمرویی کمتری برخوردار می شوند.

هیچ چیز مانند ایستادن در هنگام برگزاری جلسات فوریت آنرا بیان نمی کند.

پروفسور باب ساتون ، نویسنده مشترک کتاب مدیریت حقایق سخت ، هنگام نگارش کتاب به این نکته توجه کرد. او و همکارنویسنده اش، جف ففر اغلب در خانه ففر ملاقات می کردند، در اتاقی که تنها یک صندلی داشت. آنها بدون جایی برای نشستن ، همه چیز را سریع و موثر پوشش می دادند.

این امر توجه تیم تحقیقاتی را به این موضوع جلب کرد که تصمیمات تیم هایی را که جلسات ایستاده داشتند با گروه هایی که جلسات نشسته را برگزار می کردند مقایسه کنند. در جلسات استندآپ ، گروه ها ۳۴٪ زمان کمتری برای تصمیم گیری صرف کردند ، بدون تفاوت واقعی در کیفیت تصمیم گیری.

به دلایل لجستیکی ، جلسات استندآپ همیشه کاربردی نیستند ، اما ارزش توجه دارند.

جایی برای خلاقیت بگذارید

تجربه و دانش کارکنان شما منبع ارزشمندی است. منبعی بسیار مهم که نمی توان از آن استفاده نکرد.

جلسات کوتاه و سازنده ایده آل هستند ، اما نه زمانی که از ایجاد ایده و بحث کنار گذاشته شوند. برگزاری یک جلسه موفق باید منجر به خلاقیت و انرژی شود. این امر زمانی اتفاق می افتد که افراد به طور فعال در پیشبرد جلسه مشارکت می کنند ، نه زمانی که فقط به صورت غیر فعال فقط از شرکت کنندگان جلسه باشند.

جلسات طوفان فکری متداول است ، اما اغلب اوقات عملی بی اثر است. تولید ایده واقعی مهم نیست ، بلکه پیگیری ایده هاست که اهمیت دارد.

هر پنجشنبه ، شرکت تولید کننده مواد غذایی Plum Organics کتاب‌های رنگ آمیزی را بیرون می آورد و یک جلسه خلاقانه برگزار می کند که در آن اعضای کارکنان رنگ آمیزی می کنند، صحبت می کنند و از حالت معمول خارج می شوند. مدیر نوآوری آنها می گوید این ساعت برای توسعه محصول جدید شرکت بسیار مهم است.

ثابت شده است که رنگ آمیزی در طول جلسه به ترویج گوش دادن فعال کمک می کند و مفیدتر از انجام چند وظیفه در مورد چیزی مانند ایمیل است.

با بکاربردن رویکردی خلاقانه تر ، این جلسات می تواند در عین حال کاراتر و الهام بخش تر باشد.

تمرکز خود را از دست ندهید

به دلایلی ، در هر جلسه شخصی وجود دارد که تمایل دارد داستان هایی را که به هیچ وجه با موضوع مورد بحث مرتبط نیستند ، وارد موضوع جلسه کند. یک سخنرانی خارج از موضوع در یک جلسه می تواند جلسه را به تاخیر بیندازد.

سخت ترین کار برای رهبری گروهی از مردم این است که آنها را متمرکز کنید. چه سازمان دهنده و چه هر یک از شرکت کنندگان ، شخصی همیشه باید مسئولیت هدایت جلسه به موضوعات تعیین شده و بازگرداندن تمرکز را بر عهده بگیرد.

بریو (Brave) ارائه دهنده نرم افزار امنیتی ، جلسات را با قانون “بدون تکرار” برگزار می کند. طبق این قانون، کارکنان موضوعات تکراری را با بالابردن دست، به یکدیگر علامت می دهند.

استیو ون تیل ، رئیس و مدیرعامل می گوید:

من متوجه شدم که ما بارها و بارها تصمیمات یکسانی را می گرفتیم. این یک یادآوری بصری است ، اما مهمترین جنبه آن اینست که به همه افراد در شرکت این قدرت را می دهد که در هر زمان و هر کجا که متوجه مسائل تکراری بی فایده و تکرار مکررات شدند، آنرا اعلام کنند. دستاورد بزرگ این است که هیچ کس نباید استناد به خود قانون را توجیه کند و جلسه می تواند با تصمیمات قبلی دست نخورده ادامه یابد.

هنگامی که یک جلسه تمرکز واضحی دارد، تعیین مراحل عملی و پیگیری بسیار ساده تر است. اگر بدون انجام مراحل بعدی به پایان جلسه رسیدید ، جلسه را باید وقت تلف شده و زمانِ از دست رفته، تلقی کرد.

چندوظیفه ای بودن را متوقف کنید

چند وظیفه ای بودن، گواهی بر زندگی مدرن و پیچیده ما است. اما خسارات خود را به جا می گذارد. یک مطالعه نشان می دهد که این کار ما را کم اثر می کند، استرس را افزایش می دهد و سالانه ۴۵۰ میلیارد دلار برای اقتصاد جهانی هزینه دارد.

همچنین دانشگاه هاروارد طی تحقیقی گزارش می کند که انجام چند وظیفه منجر به کاهش 40 درصدی بهره وری و از دست دادن 10 امتیاز IQ می شود .

در هیچ کجا این مشکل به اندازه اتاق های جلسات آشکار نیست ، جایی که ایمیل ، پیامک ها و وب گردی می توانند تأثیر بسزایی در نتیجه نهایی یک سازمان داشته باشند.

چگونه می توان از چند وظیفه ای بودن شرکت کنندگان در جلسات جلوگیری کرد؟

• تعیین نقش برای شرکت کنندگان جلسه. چه کسی تسهیل خواهد کرد؟ چه کسی زمان می گیرد؟ چه کسی یادداشت می کند؟ وقتی به هر شخصی وظیفه ای اختصاص می یابد ، جلسات متمرکزتر و پربارتر می شوند.
• ارائه دستور کار زمان بندی شده. وقت همه افراد ارزشمند است، بنابراین هر فرد باید بر موضوعات و مشکلات تعیین شده تمرکز کند. برنامه زمان بندی شده همچنین می تواند مکالمات حاشیه ای یا کار بر روی مشکلاتی که گروه آمادگی رسیدگی به آنها را ندارد، را از بین ببرد.
• جایگاه تلفن/رایانه داشته باشید و مردم را تشویق به استفاده از آن کنید. تخمین زده می شود که کارمندانی که از تلفن های هوشمند و رایانه شخصی استفاده می کنند به طور متوسط بعد از هر ۱۰ دقیقه حواسشان پرت می شود. حتی اگر کامپیوتر برای جلسه کاملاً ضروری باشد ، آن را خاموش کنید.

در طول جلسات در یکی از املاکی های کالیفرنیا، هرکسی که تلفنش زنگ می خورد باید به بنیاد خیریه این شرکت کمک مالی کند. داریل فراست، سخنگوی این املاک می گوید که این سیاست باعث قطع وقفه ها در جلسات می شود. او می گوید:

وقتی این اتفاق می افتد ، از سازمان غیر انتفاعی شرکت ما پشتیبانی می شود. این یک اتفاق برد-برد است.

جلسات را کوتاه نگه دارید

به احتمال زیاد ۳۰ دقیقه پس از شروع جلسه ، توجه تیم شما به موضوع جلسه مانند ابتدای آن نیست. نه اینکه حوصله آنها سر برود یا حواسشان پرت شود – این واقعیتی ساده است که اطلاعات زیادی برای پردازش وجود دارد. هرچه جلسه طولانی تر باشد ، تلاش بیشتری برای حفظ انرژی و بحث لازم است.

برای داشتن یک جلسه موثر، کوتاهی جلسه جزء اساسی برای بهبود کارایی تیم است. همیشه تمایل به افزایش محدوده زمانی برای یک جلسه وجود دارد، بنابراین با خیال راحت هر زمان که صلاح دیدید، جلسات خود را متوقف کنید.

عموماً طولانی ترین زمانی که کارگران و کارمندان می توانند واقعاً درگیر موضوع جلسه باشند، ۵۲ دقیقه است. هیچ جلسه ای را به مدت بیش از یک ساعت برنامه ریزی نکنید.

در شرکت O3 World ، یک آژانس دیجیتالی ، اتاق کنفرانس به فناوری ای به نام Roombot وابسته است که این شرکت ایجاد کرده است. این برنامه تقویم گوگل همه را می خواند و به شرکت کنندگان در جلسه هشدار می دهد که زمان جمع بندی فرا رسیده است. Roombot همچنین روشنایی اتاق را کنترل می کند و لامپ ها را در دقایق پایانی جلسه کم می کند.

کیت اسکندون ، مدیر عامل O3 World می گوید:

Roombot فوریت و ساختار بیشتری را برای تقویم های تیم ایجاد می کند. به جای این که صف افرادی در خارج از اتاق کنفرانس منتظر بمانند ، این یک روش سرگرم کننده است که به مردم یادآوری می کند که جلسه خود را به پایان برسانند و برای تحویل فضا به گروه بعدی افراد آماده شوند.

پرسش و پاسخ را فراموش نکنید

همه مدیران ادعا می کنند که در جلسات سیاست باز دارند. هرچقدر هم که ظاهر مدیر خوب به نظر برسد ، تحقیقات نشان می دهد که اکثریت قریب به اتفاق حاضران جلسه چنین چیزی را حس نمی کنند. این به عهده مدیر است که کارکنان را درگیر کند و جلسات مکانی عالی برای تمرین این مهارت است.

قسمت پرسش و پاسخ جلسه اغلب به پایان جلسه منتقل می شود و فقط چند دقیقه زمان برای آن باقی می ماند. درحالیکه، این بخش به اندازه بقیه جلسه مهم است. هنگامی که یک برنامه عملیاتی مشخص در جلسه تنظیم می شود ، اما سوالات بی پاسخ می مانند ، نتیجه می تواند فاجعه ای را رقم بزند. این اتفاق ناکارایی جلسه را به دنبال دارد.

برای اطمینان از مشارکت افراد ، جلسه پرسش و پاسخ را مطابق با طول جلسه در نظر بگیرید. حتی می توانید قالب کلی جلسه را تغییر دهید و با معرفی کوتاه جلسه، جلسه پرسش و پاسخ طولانی تری داشته باشید. بسته به نوع جلسه ، این تغییر می تواند یک چرخه با ارزش ایجاد کند و به ایجاد یک تیم مشتاق کمک کند.

پیگیری کنید

هنر پیگیری یک عادت حرفه ای است و در جلسات نیز اهمیت دارد.

طبیعی است که افراد از یک جلسه مشترک با تفاسیر بسیار متفاوت از آنچه اتفاق افتاده است، خارج شوند. مسئولیت های داده شده، وظایف واگذار شده و مهلت های تعیین شده را مستند کنید و یادداشت های جلسه را در روز جلسه ارسال کنید. به این ترتیب ، همه افراد در یک سطح فهم از جلسه خواهند بود.

برای موارد بسیار مهم، صورت جلسه را در تقویم مشترک تیم یا نرم افزار مدیریت وظایف یادداشت کنید تا پیگیری را ادامه دهید تا به نتیجه برسید.

پیگیری ها هرگز نباید به عنوان کارهای خرد تعبیر شود. این بخشی طبیعی و ضروری از رهبری پروژه است. اگر می خواهید اتفاقی بیفتد ، باید پیگیری کنید، پیگیری کنید و پیگیری کنید.

مدیریت جلسه موثر

جهت مدیریت موثر جلسات کاری و اداری رعایت نکات زیر می‌تواند مفید باشد:

مشارکت در جلسه

مشارکت یکی از اصول مهم در به نتیجه رسیدن هر جلسه ای هست. همچنین یکی از موقعیت هایی که شما می‌توانید همکاری و همدلی اعضای تیم را بالا ببرید مشارکت در جلسات است. از این رو رعایت نکات زیر می‌تواند باعث مشارکت بیشتر اعضاء در جلسات شود:

• مسائل عنوان شده در جلسات را به صورت یک راز در تیم نگه داریم.
• در جلسات به یکدیگر اعتماد داشته باشیم.
• در تمامی موضوعات، تنوع نظرات را تشویق کنیم.
• برای تمامی اعضای تیم، فرصت مساوی برای مشارکت فراهم سازیم.
• از ارائه شیوه های جدید، استقبال کنیم و نظرات جدید را نیز گوش دهیم.
• هنگامی که اشتباهی رخ می دهد از سرزنش کردن یکدیگر بپرهیزیم و به جای آن به فرآیند و نحوه اصلاح آن بپردازیم.

ارتباطات اعضاء

نحوه ارتباط بین اعضای تیم، همواره از مسائل مهم و حیاتی در شرکت ها بوده است. در گذشته برگزاری جلسه صرفا با هدف ارتباط و هماهنگی بین اعضا متداول بوده است. اما امروزه با وجود نرم افزارهای مدیریتی موجود (مانند نرم افزار مدیریت پروژه) ارتباط بین ذی نفعان پروژه و کارکنان تسهیل شده است. اما هنوز هم از جلسه به عنوان نقطه عطفی در ارتباط اعضا یاد می‌شود. از این رو رعایت نکاتی برای داشتن ارتباطات بهتر و مدیریت تعاملات در جلسات نیاز است:

• ابتدا خودمان مطالب را بفهمیم و سپس به دیگران بفهمانیم.
• مبهم و پیچیده سخن نگوییم.
• از مهارت‌های شنیداری ثمربخش و فعال استفاده کنیم.
• خارج از موضوعات بحث نکنیم.
• از وسایل دیداری مانند نمودارها، جداول و اشکال در تسهیل مذاکرات استفاده نماییم.

حل مشکلات کاری

حل مساله همیشه از عناصر مهم جلسات کاری است. وقتی مشکلی را در جلسه به مشورت میگذاریم معمولا انتظار داریم اعضا در حل آن مساله مشارکت کنند. اما برای رسیدن به راه حل مشکلات در جلسه چه نکاتی را باید رعایت کنیم؟ جواب در پایین آمده است:

• اعضا را به مشارکت تشویق کنیم.
• تمامی ایده ها را (و نه انتقادها) تشویق کنیم زیرا موضوعات جدید از استنباط‌های غیر معمول نتیجه می‌شوند.
• ایده های دیگران را بپرورانیم.
• از ابزارهای تیمی در مواقع مناسب جهت حل آسان‌تر مشکلات استفاده کنیم.
• در صورت امکان از داده های موجود جهت کمک به حل مشکلات استفاده کنیم.
• به خاطر داشته باشیم که حل مشکلات، فرآیندی خلاق است که طی آن ایده های جدید به دست می آیند.
• به حافظه سازمانی و گذشته رجوع کنیم تا از آن ها برای حل مشکلات الگو برداری کنیم.

تصمیم گیری در جلسات

شاید بتوان گفت همیشه هدف برگزاری یک جلسه تیمی اتخاذ تصمیمات برای بهبود اوضاع است. یا حداقل این مهم یکی از اهداف برگزاری جلسه است. اما تصمیم گیری نهایی و جمع بندی جلسه همیشه به این سادگی نیست و برای بهبود آن باید به نکات زیر توجه کرد:

• تصمیم گیری‌ها را بر اساس داده ها و در صورت قابل اجرا بودن، اتخاذ کنیم.
• اطلاعات یا داده های مورد نیاز را جستجو کنیم.
• پیش از انتخاب یک گزینه، در رابطه با معیارهای تصمیم گیری ( هزینه، زمان، تأثیر انتخاب و غیره ) به بحث بنشینیم.
• تعبیرات متفاوت از داده ها را بیابیم.
• قبل از تصمیم گیری، نظر تمامی اعضای تیم را به دست آوریم.
• موضوعات را در خلال جلسات تیمی، با دیگر اعضای تیم در میان بگذاریم.
• قبل از تصمیم گیری باید از حمایت اعضای تیم از تصمیم مورد نظر، آگاه شویم.

رسیدگی به اختلافات و تعارض

تعارضات همیشه بخش جدایی ناپذیر جلسات است. اگر شما هم تجربه شرکت در جلسات مختلف را داشته باشید، احتمالا تصدیق می‌کنید که هر چه موضوع جلسه حساس‌تر و افراد حاضر در آن رده بالاتر باشند احتمال وجود تعارض و اختلاف در آن بالاتر می‌رود. اما این اختلافات را چگونه باید مدیریت کرد؟ نکات زیر برای کمک به این کار است.

• به اختلافات به عنوان امری طبیعی و فرصتی برای رشد نگاه کنیم.
• در درک تمایلات و علایق قسمت‌های مختلف درگیر، پیش از دستیابی به جواب‌ها یا راه حل‌ها تلاش نماییم.
• زمان و مکان مناسبی را برای بحث بر سر اختلافات انتخاب کنیم.
• به نظرات دیگران به خوبی گوش فرا دهیم.
• نظرات خود را به دور از قضاوت و تشنج آفرینی بیان کنیم.
• به دنبال زمینه مشترکی جهت حصول توافق باشیم.

pdf مدیریت جلسات

کتاب های مدیریت جلسات و همچنین فایل های پاورپوینت یا ppt مدیریت جلسات را می‌توانید از زیر دانلود کنید.