جلسات بخش مهمی از زندگی کاری هر شخصی را تشکیل می­‌دهند. مدیریت جلسات می تواند مهارت و حتی هنری باشد که موفقیت شما و کسب و کارتان به آن گره خورده است. تاریخچه هر کسب و کاری را که مرور کنید، تحولات و نقاط عطف زیادی در جلسات آغاز شده است. اما همه افراد در مدیریت جلسه موفق نیستند و نمی­‌توانند از فرصت‌هایی که در جلسات پدید می‌آید، بهره برداری نمایند. رازهایی وجود دارد که آگاهی از آنها می‌تواند به شما در مدیریت حرفه ای جلسات کمک کند. با ما همراه باشید تا با این رازها آشنا شوید:

جلسات را اولویت بندی کنید!

قبل از این که در خصوص نکات مهم مدیریت جلسات صحبت کنیم، بهتر است توصیه ای جدی داشته باشیم. سعی کنید شرکت در جلسات مختلف را اولویت بندی کنید و تنها در جلسات اولویت دار و ضروری شرکت کنید چرا که :

– شرکت در جلسات مختلف زمان زیادی از شما می‌گیرد

– موارد متعدد، متنوع و غیرضروری جلسات مختلف، می‌تواند برای شما دغدغه و دردسر ساز باشد.

– با شرکت در جلسات مختلف، تمرکز کمتری بر جلسات اولویت دار خواهید داشت

همچنین توصیه می‌کنیم همیشه شرکت در جلسات حضوری، اولویت اول شما نباشد. مواردی که می‌توانید با تماس و غیره پیگیری کنید و به سرانجام برسانید، موکول به برگزاری جلسات نکنید. جلسات را موشکافانه بررسی کنید. در خصوص حاضرین، دستور جلسات و … تحقیق کنید و در جلسات منتخب شرکت نمایید.

جلسات آنلاین را به اندازه جلسات حضوری رسمی و جدی قلمداد کنید!

نکاتی که در ادامه در خصوص مدیریت جلسات گفته می شود برای جلسات حضوری و آنلاین صادق است. جلسات آنلاین نیز به اندازه جلسات حضوری تاثیرگذار و با اهمیت هستند. بنابراین نباید تصور کنید که شرکت در جلسات آنلاین بی فایده یا کم اهمیت است. بیشتر افراد موفق توصیه می‌­کنند که به دلایل زیر جلسات آنلاین را در مقایسه با جلسات حضوری در اولویت قرار دهید:

-اتلاف وقت برای رفت و آمد وجود ندارد

-معمولا در جلسات آنلاین اصل مطلب بررسی می‌­شود و حواشی کمتر است

-مستند سازی جلسات آنلاین راحت تر و دقیق تر انجام می‌شود.

مدیریت جلسات با دستور جلسه بهتر انجام می شود!

قبل از انجام هر کاری باید هدف داشته باشید. این اصل در خصوص جلسات نیز صادق است. قبل از برگزاری جلسات یا شرکت در جلسات باید اهداف جلسه مشخص باشد. جلساتی که در هاله ای از ابهام پیش می­روند دستاوردی جز اتلاف وقت ندارند. یک جلسه موفق دارای دستور جلسه است که از قبل جلسه در اختیار شرکت کنندگان قرار گرفته است تا با آمادگی در جلسه شرکت نمایند. دستور جلسه تعیین می­‌کند که جلسه در چه زمانی آغاز می­‌شود، کی به اتمام میرسد، چه کسانی در جلسه شرکت می­‌کنند، اهداف جلسه چیست و چه موضوعاتی در جلسه دنبال خواهد شد. می­توانید وظیفه شرکت در جلسه را در نرم افزار مدیریت وظایف نیز قرار دهید تا به طور خودکار به افراد شرکت کننده یادآوری کند. مدیریت جلسات با دستور جلسه به راحتی و به صورت حرفه ای انجام می­‌شود. حاضرین نیز جدیت بیشتری نسبت به جلساتی که دارای دستور جلسه هستند، دارند. همچنین یک اصل در مدیریت حرفه ای جلسات، مرور دستور جلسه در ابتدای جلسه است تا همه حاضرین مسیر جلسه را بدانند. همچنین لازم است تا تمام تلاش خود را جهت پایبندی  به دستور جلسات بکنید.

داشتن آیین نامه و قانون بخش مهمی از مدیریت جلسات است!

آیا به اندازه کافی برای مدیریت جلسات جدیت دارید؟ آیا بهره برداری از جلسات و داشتن جلسات موثر برای شما اهمیت دارد؟ حتما به آیین نامه برگزاری جلسات نیاز دارید. آیین نامه همیشه قوانین ادارات و نهادهای دولتی نیست. آیین نامه در خانه شخصی ما نیز وجود دارند. آیین نامه ها زمینه اثربخشی را به وجود می آورند. در آیین نامه جلسات، می توانید به موارد مهم اشاره کنید. برای مثال تعیین کنید جلسه با چند نفر رسمیت می‌­یابد. چند بار غیبت در جلسات مجاز است. عدم حضور چند ساعت قبل باید اطلاع داده شود. جلسه به چه صورت و چند مدت قبل باید به حاضرین اطلاع داده شود. البته لازم است به آیین نامه پایبند باشید تا بتوانید اثرات مثبت آن را ببینید. آیین نامه‌ها باید منجر به ایجاد نظم و یکپارچگی شوند. در تهیه آن ها دقت کنید که محدود کننده و دست و پا گیر نباشند.

دبیر و رئیس جلسه از الزامات مدیریت جلسه هستند!

بسیاری از افراد تصور می­‌کنند دبیر و رئیس جلسه، نقش تشریفاتی دارند یا برای جلسات بزرگ با تعداد شرکت کنندگان زیاد این دو نقش تعریف می­‌شوند. برای مدیریت جلسات شما به دبیر و رئیس جلسه نیاز دارید. دبیر جلسات می تواند از اعضای جلسه یا از نفرات خارج از جلسات انتخاب شود اما رئیس جلسات معمولا یکی از اعضای جلسه است که مورد تایید و احترام سایر اعضا نیز می‌­باشد. دبیر جلسه فعالیت هایی از جمله هماهنگی زمان جلسه، تنظیم و اطلاع رسانی دستور جلسات، تنظیم صورت جلسات و مستند سازی ماحصل و ماوقع جلسه و پیگیری های آتی را بر عهده دارد. بهتر است دبیر جلسه به همه معرفی شود و راه های ارتباط با دبیر جلسه نیز در دستور جلسه اعلام شود.

برای مدیریت جلسات، لازم است تا یک نفر ریاست جلسه را بر عهده داشته باشد تا بتوان موارد مطرح شده در جلسه را جمع بندی کرد. رئیس جلسه، جلسه را مدیریت می­‌کند تا موارد طبق دستور جلسه پیش رود و تصمیمات درستی گرفته شود. در انتخاب این نقش باید نهایت دقت به عمل آید.

جمع بندی آخر جلسه را فراموش نکنید!

جمع بندی از مهم ترین اقداماتی است که باید در راستای مدیریت جلسات انجام پذیرد. معمولا رئیس جلسه این وظیفه را بر عهده دارد. در مرحله جمع بندی تمامی موارد مهم مطرح شده در جلسه مرور می­‌شود و توافقات بار دیگر مطرح می­‌شود. به ویژه در جلساتی که تعداد حاضرین زیاد است یا موضوعات مختلفی مطرح شده است، جمع بندی می‌تواند اهمیت بسیار زیادی داشته باشد. جمع بندی تنظیم صورتجلسات و مستند سازی را نیز تسهیل می­‌نماید.

صورتجلسات و مستند سازی، از مهم ترین گام های مدیریت جلسات هستند!

یکی از مهم ترین گام ها در فرآیند مدیریت جلسات، مستند سازی و تنظیم صورتجلسات است. این وظیفه مهم به دبیر جلسات محول می­‌شود. بهتر است در صورت جلسات تمامی موارد مهم از جمله حاضرین، تصمیمات، مصوبات و … درج شود و مورد تایید حاضرین قرار گیرد. معمولا توصیه می­‌شود که در انتهای جلسه و پس از جمع بندی، صورت جلسات خوانده شده و مورد تایید حاضرین قرار بگیرد و حتی توسط حاضرین امضا شود. هر چند صورت جلسات بعد از جلسه، بازبینی و مرتب می‌شوند ولی مستند سازی و تایید صورت جلسه اولیه می‌تواند بسیار مثمر ثمر باشد.

استفاده از تکنولوژی و نرم افزار مدیریت جلسات

برگزاری و مدیریت جلسات می تواند بسیار پیچیده باشد. به ویژه اگر تعداد و تنوع آن ها زیاد باشد یا لازم باشد افراد مختلفی در این جلسات شرکت نمایند. شما می‌توانید برای ارتقای کیفیت مدیریت جلسات و پیگیری تک تک مراحل فرایند برگزاری جلسه، از تکنولوژی استفاده نمایید. فناوری به شما کمک می‌کند تا از پیچیدگی های این فرایند بکاهید.

نرم افزارهای اختصاصی مدیریت جلسات وجود دارند که به شما در مدیریت بهینه جلسات کمک می‌کنند. این نرم افزارها به شما کمک می‌کنند تا جلسات را اطلاع رسانی کنید، دستاورد ها و اتفاقات جلسه را مستند نمایید، دستور جلسات را برای افراد ارسال کنید، مصوبات را ابلاغ کنید و  از مسئولین تعیین شده برای انجام مصوبات موارد را پیگیری کنید، صورتجلسات و دستور جلسات را به صورت مرتب و منظم بایگانی کنید. برخی از نرم افزارها بستر برگزاری جلسات آنلاین را نیز در اختیار شما قرار می­دهند. در کل استفاده از نرم افزار مدیریت جلسات به دلایل زیر توصیه می­‌شود:

  • فرایند مدیریت جلسات را تسهیل می‌نمایند
  • دقت و کیفیت مدیریت جلسات را افزایش می‌دهند
  • در زمان و هزینه ها صرفه جویی می‌نمایند
  • احتمال خطای انسانی را کاهش می‌دهند

سامانه مدیریت جلسات سازمان یار

سازمان یار تمامی نیازهای برگزاری و مدیریت جلسات را شناسایی نموده و سامانه ای را به این منظور طراحی کرده است. این سامانه امکانات و مزایای بسیار متنوعی دارد. برای مثال با این سامانه می­توانید جلسات مرتبط با یک پروژه را به آن پروژه متصل کنید، دستور جلسات و صورت جلسات را تنظیم کنید، کارتابل مخصوص جلسات داشته باشید، پیامک های مربوط به یادآوری جلسه، دعوت، پیگیری مصوبات را ارسال کنید، تقویم کاری افراد را در سامانه منتشر کنید یا تمامی موارد مربوط به جلسات را مستند سازی و بر اساس واحد ها، دپارتمان ها و … دسته بندی کنید. این سامانه که در بستر نرم افزار شیرپوینت طراحی شده است تمامی نیازهای مجموعه های مختلف را پیش بینی نموده و برای آن راهکاری پیشنهاد نموده است. این سامانه بسیار کاربر پسند طراحی شده است و استفاده از آن راحت است. کاربری نامحدودی برای آن تعریف شده و امنیت آن در سطح بالایی قرار دارد. اگر شما هم می­خواهید تا با کمک یک نرم افزار جامع، جلسات را مدیریت کنید، توصیه می کنیم استفاده از این سامانه را در اولویت قرار دهید.