برگزاری جلسات، راهی برای افزایش بهره وری و کارایی است. وقتی همه در مورد موضوعات پیش آمده و از آنچه باید انجام شود آگاه هستند، حتی چالش برانگیزترین کارها نیز قابل انجام می شوند. در حقیقت، ما خود را هر هفته در جلسات غیرمفید درگیر می کنیم. یک مدیر اجرایی به طور متوسط ۱۸ ساعت در هفته را در جلسات صرف می کند. تقریبا نیمی از شرکت کنندگان جلسات معتقدند که جلسات مهمترین عامل اتلاف زمان در محل کار هستند.

برگزاری جلسات، غالبا نه تنها باعث اتلاف وقت می شوند، بلکه اگر به طور موثر برنامه ریزی نشده باشند، باعث صرف هزینه و اتلاف پول نیز هستند. در یک مطالعه در زمینه بودجه بندی زمان مشخص شد که یک جلسه هفتگی مدیران سطح متوسط برای یک سازمان، تا ۱۵ میلیون دلار در سال هزینه دارد!

ما در سازمان یار توجه ویژه ای به مدیریت زمان داریم و در تلاشیم جلسات بطور موثر برگزار گردد. کمبود زیادی در وجود جلسات سازنده و مفید احساس می شود – سال گذشته ما فقط ۶۳۸۰ ساعت مشترک را در جلسات گذراندیم!

چه بخواهید و چه نخواهید نمی توانید جلسات را به طور کامل حذف کنید. بنابراین مهم است که جلسات را تا حد ممکن مفید و سازنده برگزار کنیم. با توجه به مفهوم کارآیی، صرفه جویی در وقت و هزینه در این مقاله ۱۲ تکنیک ثابت شده در مدیریت جلسات موثر و اثربخش برای بهره وری بیشتر آورده شده است

برگزاری موثر جلسات

۱۲ تکنیک برگزاری جلسات موثر در سازمان

یک هدف روشن و شفاف داشته باشید

مشخص کردن هدف جلسه

آیا این جلسه برای ایجاد ایده های جدید تشکیل شده است یا به منظور جمع آوری اطلاعات و یا برای تصمیم گیری؟ یا شاید ترکیبی از موارد بالا باشد؟

اگر مطمئن نیستید که در تلاش برای انجام چه کاری هستید، مطمئن باشید که آن اتفاق نمی افتد و انجام نمی شود. عامل شماره یک برای برگزاری یک جلسه موثر و مفید، هدف گذاری و داشتن یک هدف و برنامه مشخص است.

کارآفرین مطرح، نیل پاتل که صرفاً به خاطر داشتن جلسه از جلسه خودداری می کند می گوید : بدون هدف، بدون جلسه!

او هر جلسه ای را با بیان هدف نهایی آن جلسه آغاز می کند :

جلسات دورهمی های اجتماعی نیستند. بلکه، رویدادهای تجاری هدفمند هستند. من مخالف معاشرت با مردم نیستم ، اما زمانهای بهتری برای انجام این کار وجود دارد تا در یک جلسه کاری

جلسه خود را با هدف برگزار کنید تا به دستاورد مشهود برسید.

در خارج از شرکت، جلسه را برگزار کنید

برگزاری جلسه در خارج از دفتر

هنگامی که چهره های خسته، انرژی کم و نبود ایده در جلسات ظاهر می شود ، نشانه آن است که وقت آن رسیده که جلسه را به بیرون از شرکت تان انتقال دهید. یک جلسه خارج از محل کار برای جلوگیری از خستگی جلسه انتخاب کاملاً مناسبی است.

کارکنان خود را به کافه نزدیک، پارک یا حتی یک رستوران ببرید. گاهی اوقات تغییر منظره تنها چیزی است که برای بازگشت انرژی و ایده های خوب به میز، مورد نیاز است. پس از جلسه، نظرات افراد تیم خود را جویا شوید تا بدانید از تغییر محل جلسه لذت بردند یا نه.

آماده باشید

ارسال دستور کار جلسه

کلید موفقیت در مدیریت و برگزاری جلسات، آماده سازی قبل جلسه است. قبل از شروع جلسه ، دستور کار را برای همه شرکت کنندگان ارائه دهید.

دستور کار باید شامل موارد زیر باشد:

  • لیستی از موضوعاتی که باید پوشش داده شود.
  • شرح مختصری از اهداف جلسه.
  • لیستی از افراد شرکت کننده در جلسه.
  • نام هر فرد که به هر موضوع می پردازد.
  • زمان و مکان جلسه.
  • هرگونه اطلاعات پیشین که شرکت کنندگان باید در مورد موضوع بدانند.

مهمترین کاری که باید با دستور کار جلسه انجام دهید چیست؟ پیگیر آن باشید! پیگیری جلسه یکی از مهم ترین کارهایی است که باید بعد از جلسه انجام دهید.

افراد کمتری را دعوت کنید

دعوت افراد کمتر به جلسه

واقعا از خود سوال کنید: آیا همه این افراد نیاز به حضور در جلسه دارند؟ بیشتر اوقات ، یک خلاصه کوتاه از طریق ایمیل نیز به همان خوبی برگزاری جلسه کار می کند.

اگر می توانید لیست مشارکت کنندگان یک جلسه نیم ساعته را فقط به میزان دو نفر که حضور آنها ضروری نیست کاهش دهید ، یک ساعت زمان مفید به شرکت باز می گردد.

هدف از جلسات تصمیم گیری است ، نه صرفا به اشتراک گذاری اطلاعات. وقتی شرکت کنندگان احساس نکنند که موضوع مورد بحث برای آنها مناسب است ، این جلسه را اتلاف وقت تلقی می کنند.

جف بزوس مدیرعامل آمازون از قانون دو پیتزا پیروی می کند:

هیچ جلسه ای نباید بیشتر از تعداد افرادی باشد که با یک پیتزای پپرونی تغذیه می شوند.

این نه تنها امکان تصمیم گیری سریعتر را فراهم می کند ، بلکه به تیم ها نیز اجازه می دهد تا ایده های خود را بدون دخالت گروه بندی آزمایش کنند.

دیر نرسید

شروع جلسه در زمان مشخص

افرادی که در جلسات دیر می رسند، می توانند ۵ تا ۱۰ دقیقه از جلسه را بخورند یا در بیشتر موارد جلسه را ۱۰ دقیقه طولانی تر کنند. انتظار برای افرادی که به طور معمول دیر می کنند بی انصافی در حق کسانی است که به موقع حاضر می شوند.

راه حل؟ منتظر آنها نباشید. شروع جلسه در همان لحظه ای که برای شروع برنامه ریزی شده است ، پیام واضحی را برای تازه واردان ارسال می کند و به سرعت همه گیر می شود.

خلاقیت هم در این مواقع جواب می دهد. کارکنان شرکتی به نام TINYpulse (یک شرکت نرم افزاری مشارکت کارکنان) به ندرت جلسه ای را فراموش می کنند ، زیرا جلسات شرکت آنها در زمان عجیب و غریب شروع می شود. به عنوان مثال ، جلسه روزانه کارکنان شرکت در 8:48 صبح شروع می شود.

عجیب است ، اما در ساعت ۸:۴۸ ، به نظر می رسد که همه در دفتر ما به طور همزمان بلند می شوند و به سمت محل جلسه ما حرکت می کنند.

بایستید

جلسات سرپایی

جلسات استندآپ (ایستاده جلسات را برگزار کردن) به تشریفات محبوب تیمی تبدیل شده است. وقتی کارکنان در جلسه ای که ملزم به ایستادن هستند، حضور دارند، بیشتر مشارکت می کنند ، تعهد بیشتری پیدا می کنند و از حالت منطقه ای و قلمرویی کمتری برخوردار می شوند.

هیچ چیز مانند ایستادن در هنگام برگزاری جلسات فوریت آنرا بیان نمی کند.

پروفسور باب ساتون ، نویسنده مشترک کتاب مدیریت حقایق سخت ، هنگام نگارش کتاب به این نکته توجه کرد. او و همکارنویسنده اش، جف ففر اغلب در خانه ففر ملاقات می کردند، در اتاقی که تنها یک صندلی داشت. آنها بدون جایی برای نشستن ، همه چیز را سریع و موثر پوشش می دادند.

این امر توجه تیم تحقیقاتی را به این موضوع جلب کرد که تصمیمات تیم هایی را که جلسات ایستاده داشتند با گروه هایی که جلسات نشسته را برگزار می کردند مقایسه کنند. در جلسات استندآپ ، گروه ها ۳۴٪ زمان کمتری برای تصمیم گیری صرف کردند ، بدون تفاوت واقعی در کیفیت تصمیم گیری.

به دلایل لجستیکی ، جلسات استندآپ همیشه کاربردی نیستند ، اما ارزش توجه دارند.

جایی برای خلاقیت بگذارید

پیشبرد جلسه با مشارکت دادن افراد

تجربه و دانش کارکنان شما منبع ارزشمندی است. منبعی بسیار مهم که نمی توان از آن استفاده نکرد.

جلسات کوتاه و سازنده ایده آل هستند ، اما نه زمانی که از ایجاد ایده و بحث کنار گذاشته شوند. برگزاری یک جلسه موفق باید منجر به خلاقیت و انرژی شود. این امر زمانی اتفاق می افتد که افراد به طور فعال در پیشبرد جلسه مشارکت می کنند ، نه زمانی که فقط به صورت غیر فعال فقط از شرکت کنندگان جلسه باشند.

جلسات طوفان فکری متداول است ، اما اغلب اوقات عملی بی اثر است. تولید ایده واقعی مهم نیست ، بلکه پیگیری ایده هاست که اهمیت دارد.

هر پنجشنبه ، شرکت تولید کننده مواد غذایی Plum Organics کتاب‌های رنگ آمیزی را بیرون می آورد و یک جلسه خلاقانه برگزار می کند که در آن اعضای کارکنان رنگ آمیزی می کنند، صحبت می کنند و از حالت معمول خارج می شوند. مدیر نوآوری آنها می گوید این ساعت برای توسعه محصول جدید شرکت بسیار مهم است.

ثابت شده است که رنگ آمیزی در طول جلسه به ترویج گوش دادن فعال کمک می کند و مفیدتر از انجام چند وظیفه در مورد چیزی مانند ایمیل است.

با بکاربردن رویکردی خلاقانه تر ، این جلسات می تواند در عین حال کاراتر و الهام بخش تر باشد.

تمرکز خود را از دست ندهید

تمرکز بر هدف در جلسه

به دلایلی ، در هر جلسه شخصی وجود دارد که تمایل دارد داستان هایی را که به هیچ وجه با موضوع مورد بحث مرتبط نیستند ، وارد موضوع جلسه کند. یک سخنرانی خارج از موضوع در یک جلسه می تواند جلسه را به تاخیر بیندازد.

سخت ترین کار برای رهبری گروهی از مردم این است که آنها را متمرکز کنید. چه سازمان دهنده و چه هر یک از شرکت کنندگان ، شخصی همیشه باید مسئولیت هدایت جلسه به موضوعات تعیین شده و بازگرداندن تمرکز را بر عهده بگیرد.

بریو (Brave) ارائه دهنده نرم افزار امنیتی ، جلسات را با قانون “بدون تکرار” برگزار می کند. طبق این قانون، کارکنان موضوعات تکراری را با بالابردن دست، به یکدیگر علامت می دهند.

استیو ون تیل ، رئیس و مدیرعامل می گوید:

من متوجه شدم که ما بارها و بارها تصمیمات یکسانی را می گرفتیم. این یک یادآوری بصری است ، اما مهمترین جنبه آن اینست که به همه افراد در شرکت این قدرت را می دهد که در هر زمان و هر کجا که متوجه مسائل تکراری بی فایده و تکرار مکررات شدند، آنرا اعلام کنند. دستاورد بزرگ این است که هیچ کس نباید استناد به خود قانون را توجیه کند و جلسه می تواند با تصمیمات قبلی دست نخورده ادامه یابد.

هنگامی که یک جلسه تمرکز واضحی دارد، تعیین مراحل عملی و پیگیری بسیار ساده تر است. اگر بدون انجام مراحل بعدی به پایان جلسه رسیدید ، جلسه را باید وقت تلف شده و زمانِ از دست رفته، تلقی کرد.

چندوظیفه ای بودن را متوقف کنید

چند وظیفه ای نبودن حین جلسه

چند وظیفه ای بودن، گواهی بر زندگی مدرن و پیچیده ما است. اما خسارات خود را به جا می گذارد. یک مطالعه نشان می دهد که این کار ما را کم اثر می کند، استرس را افزایش می دهد و سالانه ۴۵۰ میلیارد دلار برای اقتصاد جهانی هزینه دارد.

همچنین دانشگاه هاروارد طی تحقیقی گزارش می کند که انجام چند وظیفه منجر به کاهش 40 درصدی بهره وری و از دست دادن 10 امتیاز IQ می شود .

در هیچ کجا این مشکل به اندازه اتاق های جلسات آشکار نیست ، جایی که ایمیل ، پیامک ها و وب گردی می توانند تأثیر بسزایی در نتیجه نهایی یک سازمان داشته باشند.

چگونه می توان از چند وظیفه ای بودن شرکت کنندگان در جلسات جلوگیری کرد؟

  • تعیین نقش برای شرکت کنندگان جلسه. چه کسی تسهیل خواهد کرد؟ چه کسی زمان می گیرد؟ چه کسی یادداشت می کند؟ وقتی به هر شخصی وظیفه ای اختصاص می یابد ، جلسات متمرکزتر و پربارتر می شوند.
  • ارائه دستور کار زمان بندی شده. وقت همه افراد ارزشمند است، بنابراین هر فرد باید بر موضوعات و مشکلات تعیین شده تمرکز کند. برنامه زمان بندی شده همچنین می تواند مکالمات حاشیه ای یا کار بر روی مشکلاتی که گروه آمادگی رسیدگی به آنها را ندارد، را از بین ببرد.
  • جایگاه تلفن/رایانه داشته باشید و مردم را تشویق به استفاده از آن کنید. تخمین زده می شود که کارمندانی که از تلفن های هوشمند و رایانه شخصی استفاده می کنند به طور متوسط بعد از هر ۱۰ دقیقه حواسشان پرت می شود. حتی اگر کامپیوتر برای جلسه کاملاً ضروری باشد ، آن را خاموش کنید.

در طول جلسات در یکی از املاکی های کالیفرنیا، هرکسی که تلفنش زنگ می خورد باید به بنیاد خیریه این شرکت کمک مالی کند. داریل فراست، سخنگوی این املاک می گوید که این سیاست باعث قطع وقفه ها در جلسات می شود. او می گوید:

وقتی این اتفاق می افتد ، از سازمان غیر انتفاعی شرکت ما پشتیبانی می شود. این یک اتفاق برد-برد است.

جلسات را کوتاه نگه دارید

کوتاه بودن زمان جلسه

به احتمال زیاد ۳۰ دقیقه پس از شروع جلسه ، توجه تیم شما به موضوع جلسه مانند ابتدای آن نیست. نه اینکه حوصله آنها سر برود یا حواسشان پرت شود – این واقعیتی ساده است که اطلاعات زیادی برای پردازش وجود دارد. هرچه جلسه طولانی تر باشد ، تلاش بیشتری برای حفظ انرژی و بحث لازم است.

برای داشتن یک جلسه موثر، کوتاهی جلسه جزء اساسی برای بهبود کارایی تیم است. همیشه تمایل به افزایش محدوده زمانی برای یک جلسه وجود دارد، بنابراین با خیال راحت هر زمان که صلاح دیدید، جلسات خود را متوقف کنید.

عموماً طولانی ترین زمانی که کارگران و کارمندان می توانند واقعاً درگیر موضوع جلسه باشند، ۵۲ دقیقه است. هیچ جلسه ای را به مدت بیش از یک ساعت برنامه ریزی نکنید.

در شرکت O3 World ، یک آژانس دیجیتالی ، اتاق کنفرانس به فناوری ای به نام Roombot وابسته است که این شرکت ایجاد کرده است. این برنامه تقویم گوگل همه را می خواند و به شرکت کنندگان در جلسه هشدار می دهد که زمان جمع بندی فرا رسیده است. Roombot همچنین روشنایی اتاق را کنترل می کند و لامپ ها را در دقایق پایانی جلسه کم می کند.

کیت اسکندون ، مدیر عامل O3 World می گوید:

Roombot فوریت و ساختار بیشتری را برای تقویم های تیم ایجاد می کند. به جای این که صف افرادی در خارج از اتاق کنفرانس منتظر بمانند ، این یک روش سرگرم کننده است که به مردم یادآوری می کند که جلسه خود را به پایان برسانند و برای تحویل فضا به گروه بعدی افراد آماده شوند.

پرسش و پاسخ را فراموش نکنید

پرسش و پاسخ در جلسه

همه مدیران ادعا می کنند که در جلسات سیاست باز دارند. هرچقدر هم که ظاهر مدیر خوب به نظر برسد ، تحقیقات نشان می دهد که اکثریت قریب به اتفاق حاضران جلسه چنین چیزی را حس نمی کنند. این به عهده مدیر است که کارکنان را درگیر کند و جلسات مکانی عالی برای تمرین این مهارت است.

قسمت پرسش و پاسخ جلسه اغلب به پایان جلسه منتقل می شود و فقط چند دقیقه زمان برای آن باقی می ماند. درحالیکه، این بخش به اندازه بقیه جلسه مهم است. هنگامی که یک برنامه عملیاتی مشخص در جلسه تنظیم می شود ، اما سوالات بی پاسخ می مانند ، نتیجه می تواند فاجعه ای را رقم بزند. این اتفاق ناکارایی جلسه را به دنبال دارد.

برای اطمینان از مشارکت افراد ، جلسه پرسش و پاسخ را مطابق با طول جلسه در نظر بگیرید. حتی می توانید قالب کلی جلسه را تغییر دهید و با معرفی کوتاه جلسه، جلسه پرسش و پاسخ طولانی تری داشته باشید. بسته به نوع جلسه ، این تغییر می تواند یک چرخه با ارزش ایجاد کند و به ایجاد یک تیم مشتاق کمک کند.

پیگیری کنید

پیگیری صورتجلسه

هنر پیگیری یک عادت حرفه ای است و در جلسات نیز اهمیت دارد.

طبیعی است که افراد از یک جلسه مشترک با تفاسیر بسیار متفاوت از آنچه اتفاق افتاده است، خارج شوند. مسئولیت های داده شده، وظایف واگذار شده و مهلت های تعیین شده را مستند کنید و یادداشت های جلسه را در روز جلسه ارسال کنید. به این ترتیب ، همه افراد در یک سطح فهم از جلسه خواهند بود.

برای موارد بسیار مهم، صورت جلسه را در تقویم مشترک تیم یا نرم افزار مدیریت وظایف یادداشت کنید تا پیگیری را ادامه دهید تا به نتیجه برسید.

پیگیری ها هرگز نباید به عنوان کارهای خرد تعبیر شود. این بخشی طبیعی و ضروری از رهبری پروژه است. اگر می خواهید اتفاقی بیفتد ، باید پیگیری کنید، پیگیری کنید و پیگیری کنید.

کلام آخر

در این مقاله در خصوص برگزاری موثر جلسات صحبت کردیم. در واقع کلید موفقیت جلسات در ارتباطات نهفته است. از کارکنان خود بخواهید که بازخورد داشته باشند، در برابر پیشنهادات باز باشید و نتیجه گیری های خود را بر اساس آنچه آنها فکر می کنند، و نه احساسی که شما شخصاً دارید، استوار کنید. اگر تیم شما احساس کند مشارکت دارد و موثر است ، مطمئناً در مسیر درستی هستید.

برای مدیریت جلسات خود، بهترین راه استفاده از یک سیستم خودکار برای هدف گذاری، برنامه ریزی و برگزاری دقیق و هدفمند است. نرم افزار مدیریت جلسات سازمان یار با دارا بودن تمامی این ویژگی ها و همچنین سایر قابلیت های برگزاری یک جلسه موثر، می تواند در این مسیر شما را همراهی کند.

به عنوان سخن آخر، قبل از تعیین جلسه بعدی ، سه سوال را از خود بپرسید:

آیا جلسه لازم است؟

حقیقتا حضور چه کسانی نیاز است ؟

دستور جلسه چه خواهد بود؟

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد نرم افزار مدیریت جلسات سازمان یار کلیک کنید.