مدیریت پروژه سازمانی یا EPM که مخفف عبارت Enterprise Project Management است، به شما کمک می کند تا کسب و کار خود را تحلیل ، درک و گزارش کنید. به طور خیلی ساده و شفاف وقتی یک سازمان، مجموعه یا شرکت چندین پروژه داشته باشند با مسئله‌ای به اسم مدیریت پروژه سازمانی یا به اختصار EPM مواجه می‌شوند، به این معنی که باید پروژه‌های سازمانی‌ خود را مدیریت کنند.

اگر بخواهیم تعریف EPM را دقیق تر بگوییم، EPM به فرآیندهایی گفته می شود که به سازمان ها در برنامه ریزی ، بودجه بندی ، پیش بینی و گزارش عملکرد کسب و کار و همچنین تجمیع و نهایی شدن نتایج مالی کمک می کند. راه حل های EPM عمدتا توسط دفتر امور مالی مورد استفاده قرار می گیرد ، در حالی که سایر زمینه های عملکردی مانند منابع انسانی ، فروش ، بازاریابی و IT از مدیریت بهینه پروژه برای برنامه ریزی عملیاتی ، بودجه بندی و گزارش استفاده می کنند.

به عنوان مثال فرض کنید در یک سازمان چندین پروژه تعریف شده است، برای آن‌ها مدیران پروژه‌ای تعیین کرده، بودجه ریزی کرده و میخواهند انحرافاتی را استخراج کنند. این اقدامات در راستای استراتژی‌های سازمان است. در واقع هر زمان سازمانی چندین پروژه داشته باشد چه بدانند و چه ندانند با مسئله‌ای به نام مدیریت و کنترل پروژه سازمانی EPM مواجه هستند.

یک مرد با کت شلوار آبی در حال اشاره به مدیریت پروژه

EPM چیست و چه کاربردی در سازمان ها دارد؟

EPM در اغلب اوقات با سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) اشتباه گرفته می شود در حالیکه سامانه EPM با ارائه بینش های مدیریتی علاوه بر داده های عملیاتی معمول در پروژه، ERP را تکمیل می کند. به عبارت دیگر ، ERP در مورد اداره کسب و کار و فعالیت معاملاتی روزانه و EPM در مورد مدیریت کسب و کار، تجزیه و تحلیل ، درک و گزارش در مورد بیزینس است.

امروزه مفهومی به نام EPM برای مدیریت انواع سازمان ها با پیوند دادن شاخص های مالی و عملیاتی به بینش ها و در نهایت هدایت استراتژی ها و برنامه ها ضروری است. با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه سازمانی ، مدیران می توانند با نظارت بر نتایج مالی و عملیاتی در برابر پیش بینی ها و اهداف و استفاده از تجزیه و تحلیل برای تشخیص روندهای کلیدی و پیش بینی نتایج ، عملکرد بهتری را در سازمان داشته باشند.

در دنیای امروز با سرعت تغییر زیاد ، رقبای جدید و عدم اطمینان اقتصادی ، کنترل پروژه ابزاری را برای سازمان ها برای مدیریت مشاغل چابک خود ارائه می دهد. با در اختیار داشتن امور مالی ، فرایندهای مدیریت پروژه (مدل سازی استراتژیک ، برنامه ریزی ، تجمیع و بستن ، گزارش و تجزیه و تحلیل عملکرد) می تواند به سازمان ها در درک داده های آنها کمک کرده و از آنها برای تصمیم گیری بهتر در زمینه کسب و کار استفاده کند.

مدیریت پروژه سازمانی (EPM) چه ارزشی برای سازمان ها خلق می کند؟

کلید نجات از اختلال در سازمان، انعطاف پذیری است. چه این اختلال ناشی از نیروهای خارجی (مانند مقررات جدید یا حوادث آب و هوایی جهانی) باشد یا ناشی از واقعیت بازار (یکی از محصولات به موفقیت می رسد و دیگری در حال شکست است). در هر دو صورت سازمان هایی که به سرعت به اختلالات واکنش نشان دهند می توانند از منحنی جلوتر باشند. یک سامانه EPM هوشمند شما را قادر می سازد که بفهمید چگونه ، چه وقت و کجا با اختلالات روبرو شوید.

  • مدیریت و بهینه سازی هزینه ها – در یک محیط سازمانی با فضای متغیر ، شما باید به سرعت با الزامات جدید سازگار شوید و بینش سریعتر و دقیق تری را به همه ذینفعان ارائه دهید. فرایند مدیریت پروژه به شما کمک می کند تا امور مالی را جمع بندی کرده و با اطمینان و بینش گزارش دهید.
  • برنامه ریزی دقیق و چابک – اقتصاد دیجیتال به چیزی بیش از اکسل و فرآیندهای برنامه ریزی مرسوم نیاز دارد. برنامه ریزی واقعاً موثر باید تمام سازمان شما را به منظور دید بهتر یکپارچه کند. با EPM می توانید برنامه ریزی را در سطح سازمان تنظیم کنید ، به طوری که می توانید پیش بینی های چابک و سریعی برای همه زمینه های کسب و کار ایجاد کنید و سریعتر و موثرتر به تغییرات پاسخ دهید.
  • حفظ مشتری ، قیمت گذاری ، تجزیه و تحلیل دائمی ارزش مشتری –یکی از مهمترین تغییراتی که امروزه در مدیریت و کنترل پروژه سازمان ها رخ می دهد، تأکید بیشتر بر معیارها و نتایج مشتری مداری است. به کمک فرایندهای کنترل پروژه می توانید نیازهای بازار را به خوبی بررسی کرده و آن ها را در الویت بندی کنید. در نتیجه درخواست های متعدد مشتریان را پس از تجزیه و تحلیل و در نظر گرفتن راهکارهای عملی، در محصولات و خدمات آینده خود اعمال کنید.

یک گروه در حال بررسی نقشه پروژه

  • مدیریت و هدایت سودآوری – برای پیش رفتن در تلاطمات تجاری ، باید بتوانید سودآوری را مدیریت و هدایت کنید. مدیریت پروژه سازمانی به شما کمک می کند تا بین ابعاد هزینه و سودآوری بینشی داشته باشید تا مشخص کنید در کجا منابع خود را سرمایه گذاری کنید.
  • مدیریت گزارش های مالیاتی – تغییر قوانین مالیاتی باعث شده است که سازمان ها امور مالیاتی خود را بسیار متفاوت از آنچه که تا به امروز برنامه ریزی و مدیریت کرده اند ، مدیریت کنند. EPM به عنوان یک سیستم مدیریت یکپارچه قادر است فرایندها ، داده ها و فراداده هایی که با امور مالی و مالیاتی سر و کار دارد به هم متصل کند.
  • تمام الزامات گزارش خود را برآورده کنید – مهم نیست که چند استاندارد برای گزارش را باید رعایت کنید ، می خواهید مطمئن شوید که داده هایی که در گزارشات خود ارائه می‌دهید دقیق ، کامل و جدیدترین اطلاعات موجود است. سامانه EPM نیاز به چندین سیستم گزارش دهی را کاهش می‌دهد.

تاریخچه EPM / از دوران کاغذ تا صفحات گسترده

مفهوم مدیریت پروژه سازمانی یا EPM دهها سال است که وجود دارد. قبل از رایانه ، فرایندها و راه حل های EPM به صورت دستی از طریق جلسات ، تماس های تلفنی و بحث ها مدیریت می شد.

در دهه ۱۹۷۰ ، اولین نرم افزارهای مدیریت سازمانی در دسترس قرار گرفت و راه حل های حسابداری جمع آوری بودجه و اطلاعات مالی را برای اهداف گزارش گیری آغاز کردند.

صفحات گسترده در دهه 1980 با نرم افزارهای مدیریت سازمانی مانند Lotus1-2-3 و VisiCalc معرفی شد. صفحات گسترده به تیم های مالی اجازه می دهد بودجه را به صورت خودکار تهیه کرده و گزارش ایجاد و جایگزین کاربرگ های دستی کنند.

در دسترس بودن ایمیل در دهه 1990 به مردم امکان می داد صفحات گسترده را به اشتراک بگذارند ، که منجر به همکاری بهتر و جمع آوری داده های بودجه بندی و گزارش دهی شد. تقریباً در همان زمان ، اولین بسته های نرم افزاری EPM شروع به خودکارسازی فرآیند تجمیع و گزارش مالی کردند. این محصولات عبارتند از: IMRS Micro Control (که بعداً به نرم افزار Hyperion تبدیل شد) ، Hyperion Enterprise برای تجمیع و گزارش مالی و Hyperion Pillar برای برنامه ریزی فرآیندها.

تکامل EPM به روایت تاریخ

  • دهه ۱۹۷۰ میلادی : نرم افزارهای اولیه حسابداری
  • دهه ۱۹۸۰ میلادی : صفحات گسترده اولیه شامل Lotus 1-2-3 و VisiCalc برای بودجه بندی اتوماتیک
  • دهه ۱۹۹۰ میلادی : اشتراک ایمیل و صفحه گسترده برای همکاری بیشتر / شرکت Hyperion ، یکی از اولین شرکت های موفق نرم افزاری در حوزه EPM
  • دهه ۲۰۰۰ میلادی : انتقال از ویندوز به مرورگرها / نرم افزار EPM از نسخه ویندوز به مرورگر وب منتقل شد.
  • دهه ۲۰۱۰ میلادی : ورود نوع جدیدی از EPM به نام EPM کلود به بازار

EPM در حال حاضر / تحت وب و نسخه ابری (کلود)

طی چند دهه گذشته ، پلتفرم های نرم افزاری EPM از سیستم های سرویس گیرنده/سرور مبتنی بر ویندوز به برنامه های مبتنی بر مرورگر وب با قابلیت اینترنت تبدیل شدند. امروزه تقاضای فزاینده ای برای نرم افزارهای کنترل پروژه سازمانی مبتنی بر کلود (نسخه ابری) وجود دارد که به عنوان سرویس (SaaS) نیز شناخته می شوند. منظور از نرم افزار EPM ابری این است که سامانه به جای قرارگیری در شرکت، در شبکه ای از سرورهای راه دور قرار دارد.

نسخه کلود (ابری) یک جایگزین مقرون به صرفه برای مدیریت پروژه سازمانی ارائه می دهد که هم هزینه های عملیاتی (OpEx) و هم هزینه های سرمایه ای (CapEx) را کاهش می دهد ، زیرا نیاز شرکت ها به خرید نرم افزار و سخت افزار یا استخدام نیروی IT اضافی را از بین می برد. بدون داشتن زیرساخت های پرهزینه برای پشتیبانی ، منابع را می توان در فرصت های رشد سرمایه گذاری کرد ، در حالی که کارکنان می توانند به جای مدیریت فناوری اطلاعات ، بر کارهای بیشتر با ارزش افزوده تمرکز کنند.

اجزاء مدیریت پروژه

آینده EPM

از نظر تاریخی ، سیستم های EPM بر انتقال منابع مالی از صفحات گسترده به راه حل های قوی تر متمرکز شده اند که به تیم ها اجازه می دهد زمان کمتری را در کارهای کم ارزش مانند دستکاری داده ها و زمان بیشتری در کارهای با ارزش مانند تجزیه و تحلیل صرف کنند. اما حتی پس از حرکت از صفحات گسترده ، هنوز زمان زیادی بین تجزیه و تحلیل و عمل وجود دارد.

نسل بعدی سامانه مدیریت پروژه دارای قابلیت های جدیدی است که از فناوری های نوظهور مانند هوش مصنوعی و یادگیری ماشین استفاده می کند. این فناوری ها ابزارهای قدرتمند تصمیم گیری هستند زیرا فاصله بین تجزیه و تحلیل و عمل را از بین می برند. آنها با تشخیص الگوهای پنهان و بینش در داده های گذشته، به بهبود کیفیت تصمیمات مدیران و مدیران مالی پروژه کمک می کنند. تأثیر بر تصمیم گیری بسیار گسترده است ، از تاکتیکی (که فروشنده ابتدا باید آن را پرداخت کند) تا عملیاتی (تخصیص مجدد بودجه) تا استراتژیک (ادغام و خرید).

نتیجه گیری

سعی شده در این متن مفهوم EPM یا مدیریت و کنترل پروژه سازمانی و نیازمندی‌هایش و همچنین سازمان‌هایی که با این مسئله مواجه میشوند و در این زمینه کار میکنند، بیان شود.

خیلی‌ها به اشتباه تصمیم میگیرند استاندارد PMBOK را در یک سازمان پیاده کنند که این یک خطا و اشتباه در تصمیم گیری است، زیرا PMBOK استاندارد یا راهکاری نیست که بتوان با آن پروژه‌های سازمان را مدیریت کرد بلکه استاندارد و چارچوبی است که میتوان با آن تک پروژه را مدیریت کرد.

اگر می‌خواهید در سازمان چندین پروژه را مدیریت کنید ناخواسته درگیر EPM می‌شوید که راهکارش این است که مدیران پرتفولیو سازمان و مدیران PMO (دفاتر مدیریت پروژه) در یک سازمان در کنار یادگیری مفهوم پروژه مفاهیم طرح، پرتفولیو، ابزار‌های این حوزه و همچنین استاندارد‌های این حوزه را هم فرا بگیرند.

معرفی نرم افزار مدیریت پروژه EPM سازمان یار

تیم سازمان یار با تکیه بر پشتوانه چندین ساله خود در زمینه مدیریت پروژه و همچنین خلاء‌ نرم افزار مدیریت پروژه بومی و فارسی سازی شده در صنعت تصمیم گرفت نرم افزار مدیریت پروژه سازمانی خود را طراحی و توسعه دهد تا گام کوچکی برای بهبود کسب و کارهای ایران عزیزمان باشد. این نرم افزار دارای دو نسخه نصبی و آنلاین (بر بستر ابری) و بیش از ۳۰ قابلیت کاربردی می‌باشد. برای اطلاعات بیشتر روی تصویر زیر کلیک کنید.

بنر نرم افزار مدیریت پروژه سازمانی (EMP)