استاندارد PMBOK در مدیریت پروژه چیست؟

تعریف PMBOK در مدیریت پروژه

ساختار دانش مدیریت پروژه (PMBOK) یا راهنمای PMBOK سندی از مؤسسه مدیریت پروژه (PMI) میباشد (یک سازمان بین المللی غیرانتفاعی حرفه ای با بیش از ۵۵۰۰۰ عضو در سراسر جهان). سند اصلی در سال ۱۹۸۷ منتشر شد و نسخه به روز شده آن، مبنای تعریف و توضیح قوانین و دستورالعمل های عمومی پذیرفته شده برای مدیریت پروژه قرار گرفت. در هر حال “پذیرفته شدن به صورت عام” بدین معنا نیست که این قوانین و دستورالعمل ها در همه پروژه ها به یک شیوه عمل می کنند، بلکه بدین معناست که افراد زیادی در طول زمان به این باور رسیده اند که این قوانین و دستورالعمل‌ها مفید و ارزشمند هستند. تعیین این که چه چیزی مناسب است از مسئولیت های تیم پروژه می باشد و ناشی از تجربه آنها است.

مدیریت پروژه همیشه به صورت غیر رسمی انجام می شده ، اما در اواسط قرن بیستم به عنوان یک حرفه متمایز ظاهر شد. برای پاسخ به این سوال که PMBOK در نرم افزار مدیریت پروژه چیست، باید گفت که PMBOK مجموعه کاملی از دانش مدیریت پروژه، شامل شیوه های سنتی و همچنین شیوه های مدرن و نوظهور است که ارزش و سودمندی آن ها مورد تایید و توافق جمعی است.

در این مورد PMI (موسسه مدیریت پروژه) کتابچه ای با عنوان “راهنمایی برای مجموعه دانش مدیریت پروژه یا PMBOK Guide” برای شناسایی موارد رایج در فرایند مدیریت پروژه، منتشر کرده است.

این مقاله از راهنمای PMBOK به عنوان یک مبنا استفاده خواهد کرد، اما بعضی از مفاهیم و نظراتی را، که بخشی از ساختار دانش فنی پروژه می باشند و توسعه سیستمهای اطلاعاتی را تشکیل میدهند، نیز در خود گنجانده است (مطالعه بیشتر: سیستم های اطلاعاتی (MIS) چیست؟). سپس خواهید فهمید که تنها طرز تفکر سازمان ها و مدیران پروژه های فناوری در سرتاسر جهان نیست که اهمیت دارد، بلکه زبان (زبان برنامه نویسی) و فرآیندها نیز مهم هستند.

PMI به واسطه گرفتن آزمون، جهت دادن گواهی مدیریت پروژه حرفه ای, تصدیقی را برای مدیریت پروژه فراهم میکند. این مقاله همچنین به شما کمک می کند که خود را برای این آزمون آماده کنید. برای موفق شدن در این آزمون باید درک و دانش خود در مورد مدیریت پروژه را به اثبات برسانید، تجربیات و تحصیلات راضی کننده ای داشته باشید و با اصول اخلاقی حرفه ای موافقت داشته باشید.

تاریخچه PMBOK

• 1969 – تولد PMI – اولین جلسه در آتلانتا، GA برگزار شد.
• 1984 – اولین آزمون PMP انجام می شود.
• 1987 – ماه مارس – “مجموعه Project Management Body of Knowledge یا مجموعه مدیریت دانش پروژه” منتشر شد.
• 1994 – ماه آگوست – پیش نویس جدید “راهنمای PMBOK” منتشر شد – 64 صفحه. هشت حوزه دانش وجود دارد. (مدیریت ادغام تا چاپ اول 1996 شامل نمی شود.) آزمون یک تست شش ساعته از 320 سوال است! (برای هر یک از هشت حوزه دانش 40 سوال وجود دارد. هر سوال دارای پنج پاسخ چند گزینه ای است.)
• 1996 – PMBOK Guide ، اولین نسخه منتشر شد – 176 صفحه. 9 حوزه دانش و 37 فرایند.
• 2000 – PMBOK Guide ، ویرایش 2000 منتشر شد. (چاپ دوم) – 211 صفحه ، 9 حوزه دانش و 39 فرایند.
• دسامبر 2004 ، – PMBOK Guide ، ویرایش سوم منتشر شد. 390 صفحه ؛ 44 فرایند ؛ 592 ITTO. آگوست 2005 – تغییرات آزمون بر اساس نسخه سوم انجام می شود و آزمون بسیار دشوارتر می شود! (PMI نمره قبولی را به 61 درصد کاهش می دهد تا سختی امتحان را افزایش دهد.)
• 2007 – راهنمای PMBOK، ANSI/ISO/IEC را دریافت می کند.
• دسامبر 2008 ، – راهنمای PMBOK ، نسخه چهارم منتشر شد. 467 صفحه ؛ 42 فرآیند ؛ 517 ITTO. آگوست 2009 – تغییرات آزمون بر اساس نسخه چهارم انجام می شود.
• 31 آگوست 2011 – 30 درصد از سوالات مطابق با آخرین RDS 2011 (مطالعه تعیین نقش) تغییر می کند.
• دسامبر 2012 ، – راهنمای PMBOK ، ویرایش پنجم منتشر شد. 589 صفحه ؛ 47 فرایند ؛ 619 ITTO! آگوست 2013 – تغییرات آزمون بر اساس نسخه پنجم انجام می شود.
• 11 ژانویه 2016 – تغییرات آزمون مطابق با آخرین RDS 2015 (مطالعه تعیین نقش) انجام می شود.

استاندارد PMBOK چیست و چرا استفاده از آن ضروری است؟

PMBOK استانداردی است که به وسیله آن گواهینامه PMP اخذ می شود. گواهینامه PMP بر اساس نظرسنجی های صورت گرفته، از بهترین شیوه های استفاده شده در بسیاری از شرکت ها است. مزایای استفاده از مدیران پروژه و اعضای تیم دارای مجوز PMP این است که منابع علمی لازم را قبلا آموزش دیده اند. PMBOK هم برای شرکت ها و هم برای کارکنان بسیار ارزشمند است. از دلایلی که استاندارد PMBOK در مدیریت پروژه اهمیت بالایی دارد می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• اولین دلیل ارزشمند بودن PMBOK این است که به شرکت ها اجازه می دهد تا روش ها را در تمام بخش ها استاندارد کنند. این بدان معناست که افراد در بخش توسعه، پروژه ها را به همان روش استانداردی که در بخش توزیع وجود دارد، مدیریت می کنند.
• دوم، PMBOK می تواند به مدیران پروژه کمک کند تا با یک سیستم استاندارد در شرکت ها کار کنند. کسی که در شرکت x کار می کند و سپس به شرکت y نقل مکان می کند، می تواند از همین شیوه ها استفاده کند.
• سوم، PMBOK در مورد راهکارهای عملی بحث می کند. روشهای استاندارد PMBOK در جامعه مدیریت پروژه می تواند به کسانی که از نحوه مدیریت ریسک مطمئن نیستند، کمک شایانی کند. PMBOK همچنین در مورد راهکارهای غیر عملی نیز بحث می کند. این امر از شکست پروژه ها جلوگیری می کند.

نهایتا، مدیران پروژه که با استانداردهای PMBOK آشنا هستند می توانند فرآیند مدیریت پروژه خود را به گونه ای تنظیم کنند که به بهترین نحو با نیازهای شرکت آنها مطابقت داشته باشد. یک ضرب المثل قدیمی بیان می دارد که، “برای شکستن قوانین، ابتدا باید قوانین را بدانید.” هنگامی که مدیران پروژه، برای یادگیری قوانین وقت می گذارند، شیوه ها و قسمت هایی که باید قوانین اجرا نشوند را نیز یاد می گیرند.

ساختار PMBOK

مدیریت پروژه، به عنوان یک راه و روش مدیریتی به سرعت در حال رشد و گسترش در سراسر جهان است. این مهارت اکنون در سطح جهانی به عنوان یک شایستگی استراتژیک، یک مسیر شغلی و موضوعی برای آموزش و آموختن شناخته شده است. چارچوب های استاندارد PMBOK در نسخه 6، شامل: پنج گروه فرآیندی، 10 حوزه دانش و 47 فرآیند مدیریت پروژه (PM) است. حوزه های علمی فرآیندهای PM را بر اساس محتوای مدیریت پروژه گروه بندی می کنند.

🎵 می توانید خلاصه ۵ گروه فرآیندی را در فایل صوتی ساختار PMBOK گوش کنید 🎧:

پنج گروه فرآیند PMBOK بدین شرح هستند :

• فرآیند آغازین

فرآیند آغازین شامل تمام فرایندها، فعالیتها و مهارتهایی است که برای تعریف موثر شروع یک پروژه مورد نیاز است. تنظیم همه مجوزها، اختیارات و دستورات اولیه کار برای اطمینان از پیشرفت موثر و منطقی فعالیتهای اولیه پروژه، زمینه را برای موفقیت بعدی در تمام مراحل پروژه فراهم می کند. تعیین واضح و شفاف مراحل لازم برای تکمیل کار، آماده سازی تیم ها و در نظر گرفتن بودجه قبل از شروع کار برای شروع قوی هر پروژه در صنعت بسیار مهم است.

به طور معمول فعالیتهایی که باید در فرایند آغازین انجام شود شامل:

• طبق PMI، فرایند آغازین به تعیین چشم انداز از آنچه باید انجام شود کمک می کند.
• در این مرحله، پروژه به طور رسمی توسط حامی مجوز می گیرد، محدوده اولیه مشخص می شود و ذینفعان مشخص می شوند.
• شناسایی ذینفعان در اینجا بسیار مهم است؛ زیرا شناسایی صحیح، مدیریت و کنترل ذینفعان به معنای واقعی کلمه می تواند باعث موفقیت یا شکست پروژه شود.

ما همچنین باید نکات زیر را در نظر بگیریم:

• فرآیند آغازین به گونه ای انجام می شود که پروژه ها و برنامه ها توسط یک نهاد حامی به تایید رسمی برسد و همچنین پروژه ها با اهداف استراتژیک سازمانی هماهنگ می شوند.
• در مواردی که این کار انجام نشود، ممکن است پروژه ها بدون هیچ هدف یا اهداف مشخصی شروع و اجرا شوند.
• همچنین لازم به ذکر است که مدیریت در اوایل این مرحله، مدیر پروژه را انتخاب و به وی مجوز می دهد.
• بسیار مهم است که مدیر پروژه را در مراحل اول را تایید کنیم و اختیارات لازم را به او بدهیم؛ زیرا مدیران پروژه اغلب مسئول پروژه هستند اما اختیار کمی دارند.

• فرایند برنامه ریزی

گروه برنامه ریزی، فرآیندهای مورد نیاز برای تعریف محدوده پروژه را تعیین می کند. همچنین برنامه های استراتژیک را برای به جریان انداختن کارها با حداکثر توان در نظر گرفته و شروع به جمع آوری لیست اولویت ها و برنامه ریزی نیازهای تیم می کند. این گروه همچنین به توضیح دقیق تر همه اهداف و انتظارات پروژه می پردازد و زیرساخت های لازم پروژه برای دستیابی به این اهداف را با توجه به محدودیت های زمانی و مالی ایجاد می کند.

به طور معمول فعالیتهایی زیر باید در گروه برنامه ریزی انجام شود:

• یکی از عناصر مهم برنامه ریزی، تعیین محدوده کلی پروژه است. در حالی که ممکن است به نظر برسد که در راه اندازی گروه به انجام رسیده است، محدوده (همراه با ریسک ها، نقاط عطف، فعالیت های خلاصه و بودجه) در سطح بالاتر تعریف شده است.
• در گروه برنامه ریزی، یک فرآیند برنامه ریزی تکراری و دقیق تر به نام برنامه ریزی تدریجی، اسناد پروژه در سطح بسیار دقیق تری تهیه می شود.
• در راهنمای PMBOK ، PMI بیست و چهار فرایند مجزا را که در برنامه ریزی دخیل هستند، تعریف می کند.

• فرایند اجرا

گروه فرآیند اجرا شامل مدیریت موثر تیم ها با در نظر گرفتن این موضوع است که زمان بندی ها را سازماندهی کرده و تیم ها به اهداف مشخص شده برسند. مدیران پروژه با استفاده از این مجموعه مهارت ها، درجه بالایی از سازماندهی و مهارت های ارتباطی را نشان می دهند و در عین حال به نگرانی های تیم یا سایر شرایط پیچیده مانند محدودیت زمانی و بودجه نیز توجه می کنند.

فعالیتهایی که معمولاً در این گروه انجام می شود شامل موارد زیر است:

• مدیر پروژه باید تیم توسعه را مدیریت کند و همچنین آن را با انجام تمرینات تیم سازی پرورش دهد.
• مدیریت پروژه نه تنها مدیریت ارتباطات، بلکه مدیریت مشارکت ذینفعان، تضمین کیفیت پروژه و محصول است.
• همچنین اگر تدارکاتی نیاز باشد، مدیریت پروژه باید از افرادی که برای بستن قرارداد با فروشندگان تلاش می کنند، حمایت کند.

توجه داشته باشید که:

بیشتر بودجه در مرحله اجرا صرف شده و مواردی که در پروژه باید تحویل داده شود، آماده می شود. احتمالا اینجاست که درخواست های تغییر ذی نفع را مشاهده خواهیم کرد. در اینجا است که ابتدا هیئت کنترل تغییرات این تغییرات را تأیید یا رد میکند و تیم پروژه می تواند تغییرات تأیید شده را اجرا کند.

• فرایند نظارت و کنترل

بررسی دستورات تغییر، رسیدگی به ملاحظات مربوط به بودجه و کاهش شرایط پیش بینی نشده که ممکن است بر توانایی تیم در برآوردن انتظارات اولیه پروژه تأثیر بگذارد، همگی بخشی از مهارت ها و شایستگی های اصلی موجود در گروه فرآیند نظارت هستند. مدیران باتجربه، با نظارت مداوم بر روی پیشرفت پروژه، حرکت رو به جلو را حفظ کرده و از توقف پروژه جلوگیری می کنند. همچنین با آینده نگری و انجام اقدامات سریع، به چالش های پروژه رسیدگی می کنند. فرایند نظارت و کنترل بر روی کل پروسه انجام پروژه نظارت می کند در طول پروژه اتفاق می افتد و محدود به یک مرحله نیست.

فرایند نظارت و کنترل شامل چه مواردی می شود؟

طبق PMBOK GUIDE ، این موارد شامل فرآیندهای مورد نیاز برای ردیابی، بررسی و تنظیم پیشرفت و عملکرد پروژه است. به طور معمول فعالیتهایی که باید در گروه نظارت و کنترل انجام شود شامل موارد زیر است:

• موارد مورد نیاز برای تغییر در طرح را مشخص کنید.
• تغییرات لازم را آغاز می کند (حقیقت این است که نمی توانید انتظار داشته باشید که همیشه طبق برنامه پیش خواهید رفت. در اغلب اوقات برنامه های از پیش تعیین شده نیاز به تغییراتی دارند)
• در این گروه، شما اغلب باید به مسیر اصلی خود بازگردید، جایی که برنامه را با عملکرد مقایسه می کنید، واریانس را اندازه گیری می کنید و اصلاحات لازم را انجام می دهید.

• فرایند خاتمه

بزرگترین چالش این گروه فرآیند این است که پروژه را با موفقیت به پایان برسانند؛ به این معنی که آن را به موقع و در محدوده بودجه تخصیص یافته تکمیل کنند. نکته قابل توجه این است که اجرای این گروه های فرآیندی لزوما آسان نیست، اما انجام ندادن آن بدان معناست که تیم هرگز نمی تواند به مزایای کامل پروژه های بسیار استراتژیک خود پی ببرد.

به طور معمول فعالیتهایی که باید در گروه نظارت و خاتمه انجام شود شامل موارد زیر است:

• نه تنها پروژه را به طور رسمی می بندید، بلکه از طرف مشتری نیز امضا و تاییدیه دریافت میکنید.
• مدیر پروژه باید به طور رسمی باید با بایگانی سوابق، برگزاری جلسه برای مرور آموخته ها، پرداخت نهایی، خاتمه قرارداد و جشن گرفتن و آزاد کردن اعضای تیم، پروژه را ببندد.
• آموخته هایی که از پروژه به دست آمده، به همراه سایر اطلاعات گذشته بایستی بایگانی شوند تا به عنوان تجربه در پروژه های آینده مورد استفاده قرار گیرند و از وقوع مجدد آنها جلوگیری شود.

۹ حوزه دانش مدیریت پروژه راهنمای PMBOK

حوزه های دانش مدیریت پروژه راهنمای PMBOK، نه حوزه دانش مختلف را جهت درک مدیریت پروژه معرفی می کند.

• مدیریت قلمرو پروژه: قلمرو پروژه شامل مجموعه کارهایی است که باید توسط تیم پروژه انجام شوند. مدیریت قلمرو پروژه نسبت به تعریف دقیق و کامل فعالیت های پروژه و انجام درست آنها بر اساس طرح ریزی پروژه اطميمنان حاصل می کند. مدیریت قلمرو همچنین از روشهای مختلفی جهت حصول اطمینان از تغییرات درست و به جا در قلمرو پروژه استفاده می کند.
• مدیریت زمان پروژه: مدیریت زمان شامل توسعه، نظارت و مدیریت زمان بندی پروژه می باشد. این حوزه از دانش شامل شناسایی فازها و فعالیتهای پروژه و به تخمین مدت زمان لازم برای انجام فعالیت ها است. در این حوزه همچنین توالی فعالیت ها و منابع مورد نیاز برای تکمیل آنها مشخص می شوند. بدین ترتیب می توان از دستیابی پروژه به قلمرو و اهداف تعیین شده اطمينان حاصل کرد.
• مدیریت هزینه پروژه: مدیریت هزینه ضامن این موضوع است که بودجه پروژه همانطور که تصویب شده, توسعه یافته و تکمیل شود.
• مدیریت کیفیت پروژه: مدیریت کیفیت شامل طراحی، توسعه و اداره کردن عوامل کیفی مطرح در یک پروژه است که، به پروژه امکان پاسخگویی به نیازها و انتظارات کارفرما را میدهد.
• مدیریت منابع انسانی پروژه: افراد مهم ترین منابع در پروژه می باشند، مدیریت منابع انسانی شامل ایجاد، تشکیل و توسعه تیم پروژه به نحوی است که جنبه رفتاری مدیریت پروژه به درستی درک شده و پاسخ مناسبی به آنها داده شود.
• مدیریت ارتباطات پروژه: مدیریت ارتباطات، مسئولیت در اختیار قرار دادن به جا و مناسب اطلاعات پروژه به ذینفعان پروژه را بر عهده دارد. : مدیریت ریسک پروژه: همه پروژه ها در معرض تعدادی ریسک های احتمالی هستند. وظیفه اصلی مدیریت ریسک پروژه, مشخص کردن و ارائه پاسخ مناسب به ریسکهایی است که می توانند بر پروژه تأثیر بگذارند.
• مدیریت تدارکات پروژه: معمولا پروژه ها به منابعی خارج از سازمان (افراد، سخت افزار، نرم افزار و غیره) نیاز دارند. تامین و به کارگیری صحیح منابع مورد نیاز پروژه بر عهده مدیریت تدارکات است.
• مدیریت یکپارچگی پروژه: یکپارچگی بر هماهنگی طرح توسعه, اجرا و کنترل پروژه تمرکز دارد.

47 فرایند PMBOK

استانداردسازی فرآیندها در قلب همه مدلها و طرحهای تجاری موثر باقی می ماند. در مدیریت پروژه، استاندارد PMBOK یا راهی را ایجاد می کند یا فرآیندهای جدا شده را به یک تلاش کامل، استاندارد و مشارکتی تبدیل می کند. 47 فرایند زیر تحت 5 گروه مختلف فرآیند طبقه بندی می شوند که در جدول زیر با حوزه های دانشی مرتبط آورده شده اند: