• شیرپوینت چیست؟
  • مایکروسافت شیرپوینت چه کاربردی دارد؟
  • چرا باید از نرم افزار شیرپوینت استفاده کنیم؟

این سوالات آشنا به نظر می رسند؟ تا به حال فکر کرده اید که شیرپوینت (SharePoint) چیست و چه کاری می تواند برای سازمان شما انجام دهد؟

ما در سازمان یار با سوالاتی از این دست زیاد برخورد می کنیم. برخی از مشتریان هنوز اطلاع دقیقی از نرم افزار شیرپوینت و کاربردهایش ندارند. بنابراین تصمیم گرفتیم در این مقاله به این موضوع بپردازیم.

در این مقاله، ما در مورد اینکه SharePoint چیست ، هر آنچه باید در مورد آن بدانید ، مزایای استفاده از شیرپوینت و نحوه شروع کار با آن صحبت می کنیم. پس با ما همراه باشید.

مایکروسافت SharePointشیرپوینت (SharePoint) چیست؟

شیرپوینت یا SharePoint یک پلتفرم تحت وب ساخته شرکت مایکروسافت است که با سایر نرم افزار های مایکروسافت آفیس (Microsoft Office) به صورت یکپارچه ارائه شده است. اولین نسخه مایکروسافت در سال 2011 عرضه شده و از آن زمان به صورت گسترده به عنوان یک زیر ساخت برای مدیریت و سفارشی سازی داده ها و اسناد و طراحی و میزبانی سایت های نامحدود استفاده می شود.

شرکت مایکروسافت اعلام کرده است که در حال حاضر 190 میلیون کاربر در 200000 سازمان مختلف در سطح جهان از نرم افزار شیرپوینت استفاده می کنند. SharePoint همچنین به 47 زبان زنده دنیا عرضه شده است که زبان فارسی نیز در میان آن ها به چشم می خورد.

نسخه سازمانی (Enterprise) این محصول، قابلیت های بسیار بیشتری از جمله یکپارچه سازی فرآیندها و داشبوردهای هوش تجاری (BI)، برنامه های کاربردی PowerPivot و PerformancePoint ، مدیریت پروژه های سازمانی و امکان جست و جوی پیشرفته و سازمانی سایت ها و اسناد را در اختیار سازمان ها قرار می دهد.

SharePoint در واقع از یک مجموعه سایت تشکیل شده است. تمامی امکانات و ویژگی های این محصول در این سایت ها ارائه می شوند. ویژگی های سازمانی و جانبی این محصول، به صورت سرویس های مختلف برای استفاده در سطح سایت ها ارائه می شوند. یکپارچگی شیرپوینت با کل پکیج Microsoft Office ، این امکان را فراهم می کند تا از تمامی امکانات این پکیج که در این مجموعه سایت ها عرضه شده است بتوان استفاده کرد تا تمامی فرآیند هایی که به صورت سازمانی در SharePoint اجرا می شوند، در سطح پروژه های مختلف قابل تعریف و مدیریت باشند. این ویژگی، امکانات بسیاری را در زمینه مدیریت پروژه برای سازمان های مختلف فراهم می کند.

مایکروسافت همچنین با یکپارچه کردن سرویس های Microsoft Dynamics با این محصول، امکانات بسیاری در زمینه ی هوش تجاری یا BI را ارائه داده است. لازم به ذکر است که کاربرد SharePoint در سازمان های مختلف، متفاوت است.

کاربرد شیرپوینت در کجاست؟

SharePoint امکانات بسیاری از جمله مدیریت پروژه های سازمانی، مدیریت مستندات و هوش تجاری را در اختیار سازمان ها گذاشته است و هر سازمان بنابر نیاز خود، می تواند از این قابلیت ها استفاده کند. از این رو می توان شیرپوینت را در دسته نرم افزار مدیریت پروژه طبقه بندی کرد. بیشترین کاربردهای شیرپوینت ، در حوزه های زیر است:

– مدیریت محتوا و مستندات

سیستم یا نرم افزار مدیریت مستندات (DMS) سیستمی است که برای مدیریت، آرشیو و نسخه برداری مستندات دیجیتالی استفاده می شود. این سیستم همچنین امکان مدیریت تغییرات مستندات را در اختیار می گذارد و تاریخچه ای از تغییرات اعمال شده بر روی مستندات با امکان گزارش گیری از آنها را ارائه می دهد. شیرپوینت، سیستم مدیریت مستندات را به صورت پیشرفته و در ابعاد سازمانی با امکان ذخیره، بازیابی، جست و جو، بایگانی، مدیریت و گزارش گیری بر روی اسناد الکترونیکی و لیست ها را در اختیار شما قرار می دهد.بسیاری از توابع و ویژگی های این محصول حول مدیریت فرآیندها و نیازمندی های اطلاعاتی و قوانین حقوقی سازمان ها پیاده سازی شده است. همچنین امکانات جانبی مدیریت پروژه از جمله قابلیت های کمکی مربوط به مدیریت محتوا و اسناد در شیرپوینت می باشد.

– اینترانت و شبکه اجتماعی سازمانی

پیاده سازی شیرپوینت بر روی اینترانت یا شبکه داخلی سازمان ها راهی برای متمرکز کردن دسترسی به اطلاعات و برنامه های سازمانی درون شبکه ای است و ابزاریست که به سازمان ها کمک می کند تا ارتباطات و اطلاعات داخلی، فرآیند های سازمانی و برنامه های خود را ساده تر مدیریت کنند. شیرپوینت با اتصال به Active Directory سازمان ها، اطلاعات کاربران را از آن دریافت می کند و فرآیندهای سازمانی را برای آن ها ممکن می سازد. از شیرپوینت برای پیاده سازی پورتال های داخلی سازمانی هم استفاده می شود.

لازم به ذکر است از نسخه 2013 به بعد، یکپارچگی شیرپوینت با Microsoft Yammer ، امکان ایجاد و پیاده سازی یک شبکه ی اجتماعی درون سازمانی را می دهد.

– همکاری تیمی

شیرپوینت امکانات مربوط به همکاری تیمی نظیر برنامه ریزی و مدیریت پروژه (که با Microsoft Project و Microsoft outlook یکپارچه است) و ذخیره سازی اطلاعات و محتوای مربوط به پروژه ها را در قالب سایت تیمی ممکن می سازد. قابلیت پیاده سازی امکانات Microsoft Project در برنامه شیرپوینت از طریق سرویسی به نام Project Web App ممکن است.این سرویس، یک سایت تیمی در شیرپوینت می سازد که دسترسی و مدیریت پروژه ها، منابع، ذینفعان و کاربرها در آن آورده شده است. تمامی این قابلیت ها از طریق محصولی از مایکروسافت به نام Microsoft Server Project ممکن شده است.

– خدمات میزبانی فایل (فضای ابری یا Cloud)

یکی از کاربردهای شیرپوینت در دنیا، میزبانی OneDrive for Business است که امکان ذخیره و همگام سازی اطلاعات و اسناد شخصی را به همراه اشتراک گذاری عمومی یا خصوصی به افراد می دهد. برای پیاده سازی این امر، برنامه SharePoint Server به طور معمول با دیگر محصولات و سرویس های Microsoft مانند Microsoft Exchange ترکیب می شود تا سرویسی مانند فضای ابری شخصی ( Personal Cloud ) را ارائه دهند.

– برنامه های سفارشی تحت وب

قابلیت توسعه پذیری شیرپویت این امکان را به برنامه نویسان میدهد تا برنامه های تحت وب سفارشی بر بستر شیرپوینت ایجاد کنند. برای این نوع برنامه ها میتوان تنظیمات ایجاد کرد و آنها را در سطح سایت، مجموعه سایت، وب اپلیکیشن یا فارم شیرپوینت SharePoint farm (مجموعه ای از چندین سرور شیرپوینت) فعال یا غیرفعال کرد. این ویژگی، امکان یکپارچه سازی SharePoint با پایگاه ها و منابع داده و دایرکتوری های سازمانی را از طریق استاندارد هایی نظیر Rest فراهم می کند. توسعه دهندگان نرم افزارها و راهکار های سازمانی بر روی زیر ساخت SharePoint می توانند از امکانات مدیریت دسترسی و اطلاعات این محصول استفاده کنند و نرم افزار خود را به شکل بسیار ساده تری توسعه دهند. به عنوان مثال، با توجه به این که سایت های شیرپوینتی دسترسی کاربران برای ورود به صفحات مختلف را مدیریت می کنند، نرم افزار های مختلف می توانند بدون مدیریت دسترسی ها کار خود را انجام دهند.

کاربردهای شیرپوینتقابلیت ها و مزایای استفاده از شیرپوینت در مدیریت پروژه

۱. شیرپوینت بستری برای تعامل و همکاری است

معمول ترین روش مدیریت پروژه ترکیبی از صفحات گسترده و ایمیل است. یکی از بزرگترین چالش ها در مورد مدیریت پروژه ازین طریق این است که هماهنگی و تعامل تیم پروژه سخت است. بدون ابزار استاندارد برای مدیریت پروژه ها، اعضای تیم شروع به ایجاد فرایندهای خود برای ردیابی و مدیریت امور می کنند. با شیرپوینت ، می توانید تمام منابع اطلاعاتی متفاوت را در یک فضای کاری متمرکز جمع آوری کنید.

۲. اسناد پروژه در یک مکان نگهداری می شود

شیرپوینت ممکن است بیشتر به دلیل قابلیت های مدیریت اسناد شناخته شود. وقتی صحبت از موفقیت پروژه می شود ، مدیریت سند/تحویل می تواند بسیار مهم باشد. استفاده از رویکرد موقتی برای ارسال پیوست های ایمیل تقریباً بلافاصله چالش هایی را ایجاد می کند. چه کسی این تغییرات را ایجاد کرده است؟ سند در کجا ذخیره می شود؟ آیا این به روزترین و جدیدترین نسخه سند است؟ اینها تنها برخی از سوالاتی است که برای تیم در طول روز به وجود می آید.

با ادغام یک کتابخانه اسناد شیرپوینت در سایت پروژه شیرپوینت خود ، با عملکرد ورود/خروج ، کنترل نسخه و محل ذخیره مرکزی ، می توانید به راحتی تحویلات پروژه و تغییرات آنها را در طول زمان پیگیری کنید. البته می توان از یک نرم افزار تایم شیت مجزا نیز استفاده نمود.

3. مجوزهای SharePoint یک محیط بسیار امن ایجاد می کنند

SharePoint طیف وسیعی از تنظیمات امنیتی و سطوح مجوزی را ارائه می دهد تا به شما در کنترل افرادی که می توانند به داده های پروژه دسترسی داشته باشند، بخوانند یا ویرایش کنند، کمک کند. اگر سازمان شما در حال حاضر از شیرپوینت برای برخی از فرایندهای تجاری استفاده می کند ، منطقی است که از این برنامه برای مدیریت پروژه های خود نیز استفاده کنید.

با استفاده از SharePoint به عنوان بستر مدیریت پروژه خود، از زیرساخت های موجود استفاده می کنید و همچنین افرادی را که به داده های حساس دسترسی دارند مدیریت می کنید.

۴. پیکربندی بدون دانش کدنویسی!

یکی از بهترین قابلیت های استفاده از شیرپوینت، این است که بدون دانش برنامه نویسی قابلیت تنظیم و پیکربندی دارد. با SharePoint ، شما می توانید نماها ، سفارشی کردن لیست ها و هشدارها ، همگام سازی با Microsoft Project ، خودکارسازی فرایندها با گردش کار و موارد دیگر را ایجاد کنید. لازم است بدانید که اکثر این موارد بدون کدنویسی قابلیت تنظیم و پیکربندی دارند و به شما کمک می کنند محیطی را ایجاد کنید که بتوانید پروژه را دقیقاً همانطور که می خواهید مدیریت کنید.

۵. دسترسی از راه دور

مهم نیست اعضای تیم شما در کجا قرار دارند، می توانند برای دسترسی به سایت SharePoint وارد شده و پیشرفت پروژه را ببینند، کارهای خود را پیگیری کنند یا به روز رسانی تیم را ارائه دهند.

۶. می توانید سایت پروژه خود را به عنوان قالب سایت شیرپوینت ذخیره کنید

شما زمان زیادی را برای ایجاد و توسعه یک سایت مدیریت پروژه شیرپوینت اختصاص خواهید داد. در شیرپوینت ، می توانید سایت پروژه خود را به عنوان الگو ذخیره کنید تا در پروژه های آینده مجدداً قابل استفاده باشد. بنابراین در پروژه بعدی خود، یک سایت پروژه آماده دارید که آماده کار است.

نتیجه گیری

در این مقاله با مفهوم و تعریف شیرپوینت آشنا شدیم. متوجه شدیم که شیرپوینت چه کاربردهایی دارد و یک سازمان چطور می تواند از این پلتفرم در جهت اهداف پروژه های خود استفاده کند. همچنین با قابلیت هایی که شیرپوینت در اختیار ما قرار می دهد آشنا شدیم و گفتیم که این نرم افزار بدون اینکه شما را درگیر برنامه نویسی های پیچیده کند می تواند پروژه ها و تیم شما را سر و سامان دهد.

گروه سازمان یار با ارائه نرم افزار شیرپوینت فارسی و بومی سازی شده و همچنین مشاوره و آموزش در خصوص راه اندازی و استفاده از این نرم افزار می تواند به سازمان و پروژه های تان کمک کند.

برای کسب اطلاعات بیشتر روی تصویر زیر کلیک کنید.

بنر نرم افزار مایکروسافت شیرپوینت (SharePoint)