آیا تا به حال به این فکر کرده اید که چگونه قدرتمندترین افراد روی کره زمین تعداد زیادی از کارها را انجام می دهند؟

افرادی مانند بیل گیتس و ایلان ماسک به طور تصادفی در زندگی خود موفق نبوده اند. آنها این کار را با سازماندهی هر ساعت از روز انجام داده اند. زمان خود را طوری برنامه ریزی کرده اند که مولد باشند و به اهداف خود برسند.

این طرز تفکر، اساس مدیریت وظایف (Task) است. به هر حال، همه افراد ساعات یکسانی در روز دارند، اما نحوه سازماندهی آن ساعات تعیین کننده میزان انجام کار شما است.

نحوه سازماندهی روزهای کاری ما به استراتژی هر فرد برمی گردد. برخی از افراد به لیست وظایف خود (لیست To-Do) پایبند هستند، در حالی که ممکن است از نظر شرکت ها استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف برای سازماندهی تقویم خود، مفیدتر باشند. در حقیقت، شرکت هایی که از تکنیک هایی مانند مدیریت وظیفه و امور استفاده می کنند، ۲۸ برابر کمتر از کسانی که سعی می کنند پروژه ها را بدون برنامه یا استراتژی واقعی ارائه دهند، هزینه می کنند.

در این مقاله از سازمان یار ، قصد داریم موضوعات زیر را مورد بررسی قرار دهیم :

  • مدیریت وظایف چیست؟
  • چرا باید در مورد مدیریت وظایف فکر کنید؟
  • سه روش مختلف برای مدیریت وظایف
  • مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف
  • نحوه انتخاب ابزار مدیریت وظایف مناسب

مدیریت وظیفه چیست؟

مدیریت وظیفه یا Task Management جایی است که همه کارها با استفاده از جزئیات و مهلت ها برای تحویل به موقع پروژه ها برنامه ریزی و مدیریت می شوند.

تعریف مدیریت وظایف آنقدرها هم که به نظر می رسد پیچیده نیست! فقط یک روش فانتزی برای برنامه ریزی نحوه انجام وظایف و فعالیت ها از لحظه ای که آنها را در برنامه قرار می دهیم تا زمانی که آنها به پایان برسند، است. ما در مورد تعیین مهلت ها، همکاری با اعضای تیم و ایجاد برنامه های پروژه ای صحبت می کنیم که به شما و تیم شما اجازه می دهد تا حد ممکن مولد باشید.

تعریف مدیریت وظایف

وقتی کارها به خوبی انجام شود، مدیریت وظایف به شما امکان می دهد:

  • حجم کار خود را مدیریت کنید: ببینید چه چیزی در تقویم شما وجود دارد، چه مواردی را باید اولویت بندی کنید و چه مهلت هایی در پیش رو دارید.
  • افزایش بهره وری: وقتی همه کارها سازماندهی می شوند، دقیقاً می دانید که باید روی چه چیزی کار کنید و چه کارهایی باید انجام شود. تمام اطلاعات مربوط به هر وظیفه در یک مکان خواهد بود.
  • ایجاد کانال های همکاری: مدیریت وظیفه، گونه ای مدیریت تیم است. تیم شما ایده بهتری در مورد اینکه چه کسی روی چه چیزی کار می کند خواهد داشت و اینکه چه زمانی می توانید انتظار داشته باشید که آنها برای تکمیل سریعتر کارشان همکاری کنند.
  • از نظر زمان کارآمدتر باشید: به جای تصمیم گیری در مورد اینکه چه وظیفه ای را باید انجام دهید یا چه چیزی ضروری تر است، مدیریت وظایف باعث از بین رفتن زمان تفکر تلف شده می شود. همیشه می دانید که باید روی چه چیزی کار کنید.
  • چیزی که نگران کننده است تعداد مشاغلی است که هنوز فرآیندی برای سازماندهی و تکمیل وظایف خود در دستور کار ندارند. نظرسنجی مدیریت پروژه جهانی PMI 2017 نشان داد که ۳۷ درصد از رهبران اجرایی اعتراف کردند که بزرگترین علت شکست پروژه ها، فقدان اهداف و نظم مشخص در هنگام اجرای استراتژی است. به عبارت دیگر، به اندازه کافی برنامه ریزی ندارند.

چرا باید در مورد مدیریت وظایف فکر کنید؟

آیا تا به حال به این فکر کرده اید که تیم هایی مانند مایکروسافت چگونه می توانند محصولات و ویژگی های جدید را دائماً منتشر کنند؟

تصادفی نیست که تیم توسعه دهندگان ۳۰۰۰ نفره آنها آنقدر دقیق هستند که می توانند هر سه هفته نسخه های جدید هر پروژه خود را منتشر کنند. وظایف آنها تا بیشترین جزئیات مدیریت می شود. همه می دانند که چه کاری باید انجام شود، چه کسی این کار را انجام می دهد و چه زمانی وظایف باید انجام شود.

می بینید که مدیریت وظیفه تنها بخشی از معمای کلی مدیریت پروژه است. کیریا براون، مدیر پروژه MetaLab ، هنگامی که برنامه ریزی، تکمیل و تحویل پروژه ها را با پرواز با هواپیما مقایسه کرد، بهترین تعریف را ارائه کرد.

در ابتدایی ترین سطح، وظیفه مدیر پروژه این است که اطمینان حاصل کند که کارها بدون مشکل انجام می شود تا خلبانان و خدمه پرواز بتوانند به بهترین نحو وظایف خود را به انجام برسانند، در حالی که مسافران احساس امنیت می کنند و می دانند که قرار نیست از آسمان سقوط کنند یا تصادف کنند. هیچکدام از ما خلبانان خوبی نخواهیم داشت تا زمانیکه طراحان یا توسعه دهندگان خوب بسازیم، اما به عنوان مدیران پروژه، ما فقط راهنمای موفقیت های آنها می شویم و رویاهای خلاقانه خود را در کنار آنها زندگی می کنیم.

با این حال، فرود موفقیت آمیز آن هواپیما مزایای مدیریت وظیفه را برجسته می کند. مدیریت وظایف و امور نه تنها به شما کمک می کند تا از فاصله ۱۰۰۰۰ متری ببینید که همه اعضای تیم شما روی چه چیزی کار می کنند، بلکه به شما ایده بهتری از ظرفیت آنها و اولویت بندی وظایفی که در اختیار شما قرار می دهد.

خبر خوب این است که مدیریت وظایف، علم موشک نیست. در ظاهر، شامل سه مرحله ساده است:

  • مرحله شماره یک، ایجاد وظایف: اولین مرحله باز کردن بسته بندی یک پروژه و ایجاد تک تک کارها برای تحویل آن است. هنگامی که می دانید این وظایف چیست، می توانید با ایجاد تحویل و تعیین مهلت، آنها را به موارد قابل اجرا تبدیل کنید.
  • مرحله شماره دو، سازماندهی و اولویت بندی: به هر مانعی که ممکن است در طول پروژه با آن برخورد کنید فکر کنید. آیا بیماری تیمی می تواند برخی وظایف را از خط خارج کند؟ آیا تیم شما توانایی انجام همه آنها را دارد؟ وظایف را بر اساس برنامه زمانبندی تیم خود بر اساس زمان فراغت برنامه ریزی کنید.
  • مرحله شماره سه، نظارت و به روز رسانی: در اینجا جایی است که مدیریت وظایف وارد عمل می شود. به محض شروع پروژه، می توانید از مدیریت وظیفه برای نظارت بر هر کار و تغییر همه چیز در زمان واقعی استفاده کنید. اگر یکی از اعضای تیم کاری پشت گوش می اندازد، می توانید آن کار را دوباره به یکی دیگر از اعضای تیم اختصاص دهید یا وظایف خود را تغییر دهید تا مهمترین کار ابتدا انجام شود.

روش های مدیریت وظایف

سه روش مختلف برای مدیریت وظایف

می دانیم که این مطلب را قبلاً زیاد شنیده اید، اما باید تکرار شود “عدم برنامه ریزی ، برنامه ریزی برای شکست است“.

بدیهی است که مدیریت وظایف بخش مهمی از ارائه یک پروژه موفق است، اما این شما هستید که تصمیم می گیرید کدام روش برای تیم شما بهتر است. متداول ترین روشهای مدیریت وظایف را می توان در سه دسته مختلف قرار داد:

  • دفترچه راهنما: لیست کارها، (لیست To-DO)
  • الکترونیکی: صفحات گسترده/برنامه ها
  • آنلاین: نرم افزارهای مدیریت وظیفه

حقیقت این است که اگر راهی برای مدیریت وظایف خود ندارید فکر این که همه چیز را به موقع انجام دهید، غیر ممکن است. در اینجا چند روش برای تبدیل آن دسته از وظایف به یک جدول زمانی سازمان یافته وجود دارد.

  1. یک لیست کارهای قدیمی مدرسه بنویسید.

لیست کارهااین ساده ترین راه برای مدیریت وظایف شما است و خبر خوب این است که تنها چیزی که برای ساختن آن نیاز دارید یک قلم و کاغذ است. اگر فهرست وظایف شما نسبتاً سبک یا ساده است، ممکن است این روش برای سازماندهی برنامه شما کافی باشد.

به سادگی هر کاری را که باید انجام دهید بنویسید، مهلت اضافه کنید و با تکمیل آنها را علامت بزنید.

اگر ایده برنامه ریزی وظایف در لیست کارها را دوست دارید اما می خواهید این کار را به صورت دیجیتالی انجام دهید، می توانید از برنامه هایی مانند To-do-List استفاده کنید. در این برنامه ها، می توانید وظایفی ایجاد کنید، مهلت تعیین کنید و بدون توجه به جایی که هستید به لیست کارهای دیجیتال خود دسترسی داشته باشید.

  • خبر خوب: لیست کارهای انجام شده معادل مدیریت وظایف خارج از شبکه است. برای سازماندهی وظایف خود نیازی به اتصال به اینترنت یا پرداخت هزینه برنامه ندارید.
  • خبر بد: لیست کارها بسیار اساسی است و اگر شخص دیگری را به جز خودتان مدیریت می کنید، ایده آل نیست.
  1. از تخته کانبان (Kanban) استفاده کنید.

مدیریت وظیفه تخته کانبانتخته های کانبان در دهه ۱۹۴۰ توسط تویوتا توسعه داده شد. در زبان ژاپنی، کانبان به معنای تابلوی اعلانات است – این دقیقاً همان چیزی است که این سیستم مدیریت وظیفه دارد.

یک تخته کانبان در اصل یک تابلوی یادداشت دیجیتالی است و معمولاً به شکل روبرو است :

مدیریت وظایف از این طریق به شما کمک می کند تا هر وظیفه ای را در یک پروژه تجسم کرده و آنها را به ستون تقسیم کنید. به عنوان مثال ، می توانید از ستون ها برای نشان دادن مراحل گردش کار پروژه استفاده کنید. در داخل هر ستون یک کارتی وجود دارد که نشان دهنده یک فعالیت جداگانه است.

فرض کنید تیم شما در حال طراحی مجدد وب سایت است. برای به پایان رساندن پروژه ، تیم شما باید کارهایی مانند انتخاب حروف تایپ، جمع آوری تصاویر و ایجاد یک صفحه رسانه ای را انجام دهد. با استفاده از ابزاری مانند کار گروهی، می توانید این وظایف را در ستون های جداگانه روی تخته Kanban سازماندهی کنید.

هنگامی که پروژه شروع می شود و تیم شروع به کار بر روی هر وظیفه می کند، آنها به آرامی از صفحه کانبان به ستون تکمیل شده راه می یابند. محرک های کار گروهی همچنین با تنظیم مجدد خودکار وظایف و تغییر تاریخ سررسید هنگام انجام کار از ستونی به ستون دیگر، کار دستی مدیر را قطع می کند.

با این حال، تخته های کانبان کارهایی فراتر از سازماندهی امور و وظایف شما انجام می دهند. آنها همچنین می توانند به شما در تشخیص تنگناها و افزایش هشدار در صورت عدم رعایت مهلت ها کمک کنند. اگر یک کار به تاخیر افتاده باشد، تیم شما به طور خودکار یک اعلان دریافت می کند و شما می توانید قبل از اینکه کل پروژه از ریل خارج شود به سرعت مشکل را برطرف کنید.

  • خبر خوب: کانبان یک راه عالی برای تیم شما برای تجسم هر کار در یک پروژه است. این روش به همه ایده روشنی در مورد حجم کار، سررسیدها و چگونگی پیشرفت پروژه می دهد.
  • خبر بد: برای پروژه های بزرگ و پیچیده، تابلوهای کانبان می توانند شلوغ شوند و نامناسب به نظر برسند.
  1. از نرم افزار مدیریت وظایف استفاده کنید.ابزار مدیریت وظیفه

یک نرم افزار مدیریت وظیفه، ساده ترین راه برای تیم ها برای مدیریت چندین پروژه به طور همزمان است.

نه تنها هر یک از اعضای تیم به حساب شخصی خود دسترسی خواهند داشت، بلکه برنامه، لیست وظایف و تاریخ های مقرر برای هر وظیفه ای که به آنها محول شده است به آنها داده می شود. این ساده ترین راه برای همکاری تیم ها و انجام پروژه ها بدون نیاز به اتلاف ساعات بسیار در هفته ها در برنامه ریزی جلسات است.

سامانه مدیریت وظیفه هر وظیفه ای را نشان می دهد و همچنین نمایش می دهد که کدام یک از اعضای تیم روی آنها کار می کند تا بتوانید ظرفیت خود را برای پروژه های آینده بهتر تخمین بزند و همچنین می توان افراد را برای کار همزمان روی چندین پروژه برنامه ریزی کرد.

نرم افزار مدیریت وظایف سازمان یار به عنوان یکی از جامع ترین و به روزترین سامانه های مدیریت وظایف سازمانی، می تواند به مجموعه های بزرگ و کوچک در این حوزه کمک کند.

خبر خوب: ابزارهای مدیریت وظایف برای تیم هایی که نیاز به همکاری در پروژه ها و همچنین برنامه ریزی وظایف بر اساس ظرفیت دارند، بسیار مناسب است.

خبر بد: این ابزارها احتمالاً کمی بیشتر از یک قلم و کاغذ هزینه خواهند داشت.

بنر نرم افزار مدیریت وظایفمزایای استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف

مزایای ابزار مدیریت وظیفه

وقتی صحبت از مدیریت وظایف در سطح تیم می شود، موضوع کمی متفاوت از مدیریت لیست خرید است.

مشاغل کوچک که وظایف خود را مدیریت می کنند بسیار متفاوت از شرکت هایی هستند که ۵۰ پروژه در دست اجرا دارند. با این وجود ، مدیریت وظایف با استفاده از روش هایی مانند صفحات گسترده (اکسل) ، تخته سفید و یادداشت های بعد از آن، می تواند دستورالعمل فاجعه باشد.

بزرگترین دلیل برای سرمایه گذاری در نرم افزار مدیریت وظیفه این است که با تشخیص اینکه مدیریت وظیفه مدیریت تیم است، به موفقیت پروژه ها کمک می کند.

قبل از اینکه شرکت مخابرات Strencom از ابزار مدیریت وظیفه استفاده کند، آنها سعی داشتند صدها پروژه را با استفاده از ابزارهای سنتی مانند ایمیل، صفحات گسترده و اسناد ارائه دهند. آنها نه تنها برای تحویل به موقع همه پروژه های خود مشکل داشتند، بلکه ارتباطات آنها با مشتریان نیز دچار آسیب شده بود. کلوم باکلی، مدیر عملیات شرکت، می گوید که شرکت به جایی رسیده است که مدیریت پروژه ها با استفاده از ایمیل و اکسل به یک کابوس کامل تبدیل شده است. بنابراین، آنها شروع به جستجوی یک ابزار مدیریت وظیفه کردند که بتواند تحویل موارد، وظایف و مهلت ها و همچنین مشارکت مشتریان خود را در این فرایند ذخیره کند. این شرکت روی کار گروهی سرمایه گذاری کرد. این ابزار نه تنها بصورت لحظه ای به برنامه های کاری بینش می دهد، بلکه شامل مشتریان آنها می شود که نمی توانند پیشرفت پروژه خود را بدون نیاز به به روزرسانی رسمی از مدیر پروژه پیگیری کنند.

نتیجه چه شد؟

Strencom نمره NPS خود را (معیاری که برای اندازه گیری وفاداری مشتریان استفاده می شود) تنها در عرض پنج سال سه برابر کرده است.

باکلی می گوید:

ما نه تنها پروژه های بیشتری را در زمان کمتری به اتمام می رسانیم، بلکه به دلیل تحویل به موقع و قابلیت اطمینان، به شهرت زیادی دست یافته ایم. تحویل پروژه ما اکنون یک ارزش افزوده واقعی است، که برای ما در عملیات و برای همه افراد در تجارت، بسیار خوب است.

نتیجه گیری

در این مقاله تعریفی از مدیریت وظایف ارائه کردیم و در ادامه اهمیت و مزایا و معایب مدیریت وظایف را بیان کردیم. همه آنچه که بیان شد مقدمه ای بر انتخاب نرم افزار مدیریت وظایف مناسب بود تا بدین وسیله به شناخت مناسبی از آن برسیم.