تعریف تایم شیت (Timesheet)

تایم شیت یا برگه زمانی یک جدول داده است که کارفرما می تواند از آن برای پیگیری زمان (تایم) کار یک کارمند خاص در یک دوره معین استفاده کند. در کسب و کارهای مختلف از تایم شیت برای ثبت زمان صرف شده برای انجام وظایف ، بررسی پروژه ها یا تعامل با مشتریان استفاده می کنند. روشهای متفاوتی برای ضبط برگه های زمانی وجود دارد، مانند کاغذ ، نرم افزارهای صفحه گسترده و نرم افزارهای ردیابی آنلاین زمان. تایم شیت کاغذی اکنون جای خود را به قالب های دیجیتالی داده اند.

تایم شیت چیست

ورود اطلاعات زمان کارکرد چه فایده‌ای دارد؟

هر شرکت یا سازمانی باید زمانی که هر یک از کارکنانش برای انجام وظایف و پروژه ها صرف می کنند، به طور دقیق محاسبه نماید. وارد کردن زمان کار، شامل زمانی است که هر یک از کارکنان در یک برگه زمانی یا کاربرگ وارد کرده است. کارکنان زمان شروع به انجام یک فعالیت و زمانی که آن فعالیت را به پایان می رسانند، در برگه زمانی وارد می نمایند. این داده ها سپس در صورتحساب مشتری و همچنین پردازش حقوق و دستمزد کارکنان استفاده می شود.

چرا یک کسب و کار باید از برگه های زمانی استفاده کند؟

یک کسب و کار زمانی می تواند مهلت های کاری خود را رعایت کند ، بودجه خود را حفظ کند و به موفقیت برسد که به طور موثر از زمان استفاده کند. برای انجام این کار ، باید بتوانید سوابق کاری را بطور دقیق ثبت کنید. این امر باعث می شود که تایم شیت و مدیریت زمان برای هر تجارت موفقی، ضروری باشد.

کاربرد تایم شیت

– پردازش حقوق و دستمزد

تایم شیت به کارفرمایان کمک می کند تا ساعات کار ، مرخصی ها ، تعهدها و تنظیمات مربوط به پردازش حقوق و دستمزد را پیگیری کنند. سیستم های مدیریت زمان همچنین گردش کار قابل پیگیری را برای تأیید حقوق و دستمزد به کارفرمایان ارائه می دهد. ورود داده های نادرست علت اصلی خطاهای محاسبه حقوق و دستمزد است. نرم افزارهای مدیریت زمان این خطاهای ورود داده را کاهش می دهند تا پردازش حقوق و دستمزد شما بدون مشکل انجام شود.

– حسابداری مدیریت

برگه های زمانی یک ابزار ارزشمند در حسابداری مدیریت هستند. آنها به مدیران کمک می کنند تا زمان شروع و پایان کارها را ثبت کنند. این موضوع زمانی مفید است که مدیران باید بدانند کدام کارها زمان بیشتری می طلبد و مواردی را که باعث به تاخیر انداختن کار کارکنان می شوند ، مشخص می کنند.

– تایم شیت برای دفاتر وکالت

برای شرکت های حقوقی مهم است که سوابق به روز مشتریان و جزئیات خدماتی را که به مشتریان خود ارائه می دهند را به روز نگه دارند. تایم شیت به شرکت های حقوقی در ردیابی صورت حساب ها بر اساس ساعات خدمات مشتری کمک می کنند.

– تایم شیت برای فریلنسرها

برای فریلنسرها زمان، پول است. بسیاری از فریلنسرها ساعت به ساعت از مشتریان هزینه می گیرند ، بنابراین پیگیری دقیق زمان، اولویت اصلی است. برای کسانی که در مکانی متفاوت از مشتریان خود کار می کنند ، اطلاع از میزان زمان صرف شده در پروژه ها دشوار می شود. با استفاده از مدیریت تایم شیت یا مدیریت زمان ، یک فریلنسر می تواند زمان صرف شده را به طور دقیق اندازه گیری کرده و سوابق و مستندات آن را با مشتریان به اشتراک بگذارد. این ابزار همچنین به مشتریان کمک می کند تا ببینند پولشان کجا می رود و همچنین سوابق دقیق را در اختیار فریلنسرها قرار می دهد.

تایم شیت در صفحه تبلت

– تایم شیت برای حسابداران

سود حاصل از مشاغل حسابداری بستگی به این دارد که کارکنان چگونه وقت خود را برای مشتریان صرف می کنند. استفاده زیاد و هزینه بالای پرداخت به معنای سود بالا است. برگه های زمانی و نرم افزار مدیریت تایم شیت می توانند به مشاغل حسابداری کمک کنند تا صورت حساب ها و زمان خود را پیگیری کنند. بنابراین ، انتخاب نرم افزار مناسب یک تصمیم مهم برای مشاغل حسابداری است.

مزایای استفاده از تایم شیت

اتلاف زمان را کاهش می دهد

تایم شیت به شما کمک می کند بفهمید که کجا نیروی کار را هدر می دهید. این برگه های زمانی به شما کمک می کنند کارهایی را که بیشتر از زمان لازم، طول می کشد حذف کنید و در تصمیم گیری در مورد نحوه بهینه سازی وظایف خود به شما کمک می کنند.

صورتحساب ها را دقیق محاسبه می کند

تایم‌شیت به شما در محاسبه دقیق صورتحساب کمک می کند. برگه های زمانی راهی هستند که به واسطه آنها می توانید به مشتریان خود اطلاع دهید که پروژه های آنها را به نحو احسن اداره می کنید و پول آنها هدر نمی رود. با تایم شیت ، مشتریان شما نیازی به نگرانی در مورد بررسی مداوم وضعیت پروژه های خود ندارند. این برگه ها به آنها اجازه می دهند ببینند چه میزان از زمان خود را به آنها اختصاص می دهید و به عنوان راهی برای اثبات صحت صورتحساب شما عمل می کند.

صورتحساب را اتوماسیون می کند

سازمانهایی که بر اساس ساعات قابل پرداخت هزینه به مشتریان خدمات ارائه می دهند، از تایم شیت صورتحساب استفاده می کنند. این برگه ها می تواند هزینه های شما را با فاکتور و صورتحساب خودکار کاهش دهد. صورتحساب خودکار و اتوماسیون سازی آن نیز می تواند درآمد را افزایش دهد.

مدیریت پروژه بهبود می یابد

تایم‌شیت ها به طرز شگفت آوری ابزارهای مهمی برای مدیریت پروژه به روش های زیر هستند:

  • با پیگیری زمان انجام پروژه، به واجد شرایط بودن یک کارمند برای یک پروژه ، نقش یا شغل جدید بر اساس عملکرد کمک می کنند.
  • با تجزیه و تحلیل استفاده از زمان ، می توانید مهارت افراد را در یک موضوع خاص تعیین کنید و از آنها در بخشهایی از پروژه که مناسب تر هستند استفاده کنید.
  • به شناسایی مواردی کمک می کنند که در آنها کارگر زمان بیشتری نسبت به زمان اختصاص داده شده نیاز دارد و نیاز به آموزش اضافی دارد.
  • در اندازه گیری کارایی کلی پروژه شما مفید هستند.
  • در شناسایی در دسترس بودن کارکنان تعیین شده در پروژه کمک می کنند و توزیع حجم کار بین اعضای گروه را آسان می کنند.
  • مدیران پروژه را قادر می سازند تا پیشرفت کلی پروژه را کنترل کرده و تاخیرها را پیش بینی کنند.
  • به مدیران پروژه در برآورد هزینه های مورد انتظار و مقایسه آنها با هزینه واقعی پروژه در حین اجرا کمک می کنند.

صرفه جویی در هزینه ها اتفاق می افتد

برگه های زمانی یا تایم شیت ها به شما اطلاع می دهد که کارکنان شما دقیقاً روی چه چیزی کار می کنند. کارایی کارکنان را با مقایسه میزان زمان صرف شده برای فعالیت ها با خروجی تولید شده از آنها، مشخص می کنند. برگه های زمانی در تشخیص کارکنانی که عملکرد ضعیفی دارند و برای شرکت شما هزینه ایجاد می کنند، کمک می کند. با گفتن اینکه چه کسی بهره وری بالاتری دارد و چه کسی بهره وری پایین تری دارد، تایم شیت به صرفه جویی زیادی در هزینه شرکت شما کمک می کند.

امکانات و ویژگی های نرم افزار تایم شیت

۱. سازگاری سیستم

همکاران اغلب می توانند از سیستم عامل های مختلف در یک شرکت واحد استفاده کنند. بنابراین ، نرم افزار مدیریت تایم شیت که انتخاب می کنید باید با سیستم عامل های مختلف از جمله iOS ، Mac OS ، Windows و Linux سازگار باشد.

۲. نمایش ساده اطلاعات

نرم افزار تایم شیت شما باید فیلترهای متفاوتی را برای اطلاعات شما در قالب برگه های زمانی روزانه ، برگه های زمانی هفتگی ، برگه های زمانی ماهانه ، برگه های زمانی مخصوص دپارتمان ها و هرگونه فیلترهای دیگری که ممکن است نیاز داشته باشید ، ارائه دهد.

۳. تایید برگه‌های زمانی و درخواست‌های تعطیلی

هنگامی که یک کارمند برگه های زمانی دقیق ارسال می کند ، به روزرسانی وضعیت در زمان واقعی باید در دسترس مدیران قرار گیرد. کارکنان باید بتوانند مرخصی درخواست کنند و مدیران باید بتوانند این درخواست را تأیید یا رد کنند.

۴. روش‌های ورود اطلاعات

نرم افزار برگه زمانی مورد استفاده شما باید انعطاف پذیری کافی را داشته باشد تا بتوان از طرق مختلف در آن ثبت اطلاعات کرد. از جمله :

  • پورتال های وب
  • برچسب های RFID
  • تلفن های همراه و هر سیستم دیگری

۵. پشتیبانی فنی

نرم افزار تایم شیت که انتخاب می کنید باید بدون در نظر گرفتن موقعیت کسب و کار شما، با کمک و پشتیبانی شبانه روزی همراه باشد. مشتریان باید بتوانند از طریق تلفن ، چت یا ایمیل به پشتیبانی دسترسی پیدا کنند.

۶. ادغام با سایر برنامه‌ها

شما باید بتوانید سوابق ثبت شده برگه زمانی را به سیستم های دیگر صادر کنید تا ادغام برگه های زمانی با سایر برنامه های مربوط به کسب و کار آسان باشد.

نتیجه گیری

با پیشرفت بسیار سریع تکنولوژی و تبدیل شدن زمان به مهمترین منبع برای یک کسب و کار ، ردیابی زمان برای موفقیت حیاتی است. یک نرم افزار تایم شیت مناسب، به شما امکان می دهد به مشتریان صورتحساب بدهید ، پروژه ها را بهتر مدیریت کنید و پردازش حقوق و دستمزد را بهبود ببخشید. شما با استفاده از نرم افزار تایم شیت سازمان یار می توانید مدیریت زمان سازمان، کارکنان و خدمه را کنترل کرده و موفقیت کسب و کار خود را تضمین کنید.

جهت دانلود فایل ورد و اکسل تایم شیت روی دکمه زیر کلیک کنید

دانلود