یکی از اصلی‌ترین چالش‌های هر شرکتی، مدیریت امور قراردادهاست. با بزرگ‌تر شدن مقیاس سازمان، تعداد قراردادها و در نتیجه آن، تعداد متمم‌ها، الحاقیه‌ها و … افزوده می‌شود که دسته‌بندی و مدیریت آن‌ها را هر روز سخت‌تر می‌کند. از سویی دیگر، پرداخت صورت‌وضعیت ها، پیگیری تغییرات و تدوین الحاقیه‌ها نیاز به این دارد که یک سیستم قدرتمند همه قراردادها را دسته‌بندی کرده باشد و امکان جست‌وجو میان آن‌ها را در کمترین زمان و با بیشترین دقت فراهم کند. نرم‌افزار مدیریت قرارداد سازمان‌یار با ویژگی‌های زیر توانسته این امکان را برای سازمان‌ها به وجود بیاورد:

• اتوماسیون شدن فرآیندهای سازمان
• رصد و پایش قراردادهای موجود در سازمان به صورت سیستماتیک
• امکان گزارش‌گیری آنلاین برای قراردادهای مختل شده
• کاهش مصرف کاغذ در سازمان
• کاهش ریسک از دست دادن و هدر رفت اطلاعات در بازه‌های زمانی طولانی مدت
• قابلیت بهبود و توسعه نرم‌افزار مطابق نیاز سازمان

بهترین روش مدیریت قراردادها، شیوه‌ای است که بتواند یک استاندارد یکپارچه در تولید اسناد قرارداد شرکت ایجاد کند، تمامی اطلاعات قراردادها را در یک محیط یکتا جمع‌آوری کند، با یک‌پارچه سازی داده‌ها امکان مدیریت قراردادها را در مقیاس بزرگ فراهم کند و با امکان تمدید خودکار، خطاهای انسانی را به حداقل برساند و در زمان صرفه‌جویی کند.

یک نرم افزار مدیریت قرارداد با ویژگی‌های داده‌محوری که دارد، می‌تواند به شما در رسیدن به یک شیوه بهینه مدیریت کمک کند. دسته‌بندی قراردادها، چرخه امضای آن‌ها، ویرایشگر قرارداد، ایجاد زمان‌بندی، مدیریت تراکنش‌ها و محاسبه صورت حساب و صورت وضعیت، تنها بخشی از ویژگی‌های نرم افزار مدیریت قرارداد هستند. در نرم افزار مدیریت قرارداد سازمان‌یار می‌توانید همه این مزیت‌ها را به مدیریت قرادادهای خود اضافه کنید، علاوه بر این با اتصال به دیگر نرم‌افزارهای سازمان‌یار، یک سیستم یک‌پارچه و یکتا از داده‌های خود بسازید.

چند نشانه وجود دارد که می‌تواند بگوید مدیریت قراردادها به شیوه‌ای صحیح و بهینه انجام شده است. وجود یک محیط یکتا برای جمع‌آوری و دسته‌بندی قراردادها، بهینه‌سازی فرآیند عقد قرارداد مانند روش‌های امضا، پیگیری مهلت‌های قرارداد و همچنین امکان بررسی عملکرد آن‌ها، همه از نشانه‌های مدیریت صحیح قراردادها هستند.
مدیریت قرارداد اگر به شیوه‌ای درست انجام شود، مدیران به نتایجی که پیش‌تر گفته شد، می‌رسند. در ادامه این مراحل بررسی شده‌اند.

1. ایجاد:

در یک سیستم مدیریت قرارداد، باید بتوان آیین‌نامه‌های شرکت را با شیوه‌های استاندارد قرارداد ادغام کرد و به یک روش یکتا رسید. علاوه بر این، می‌بایست در مرحله اول نوع قرارداد، موضوع قرارداد، افراد دخیل در موضوع و تعهدات هرکدام مشخص شود. هم چنین فرآیندها برنامه‌ریزی شده و نقاط قوت و ضعف شناسایی شود.

2. مذاکره

قرارداد باید به گونه‌ای نوشته شود که رضایت طرفین را کسب کرده و در هر دو سمت ایجاد اعتماد کند. مرحله بعد از طراحی قرارداد اولیه، مذاکره و گفت‌وگو درباره آن است تا طرفین به ادبیات مشترک میان یکدیگر برسند.

3. تأیید:

این تأیید به معنای نهایی کردن نیست. معمولاً تأیید شامل چندین مرحله است که بسیاری از مدیران و پیمانکاران ممکن است قبل از انجام معامله نهایی، برخی مشخصات و شرایط را قبل از نهایی شدن امضا کنند.

4. نهایی کردن:

در این مرحله که مرحله نهایی قرارداد قبل از شروع پروژه است، قرارداد به امضای طرفین می‌رسد. در این مرحله مهم است که همه مجوزها و امضاها از نهادهای مختلف گرفته شود تا مرحله عملیاتی پروژه به تعویق نیفتد.

5. مدیریت

پس از امضای قرارداد و شروع پروژه هنوز هم تغییراتی در اصل قرارداد می‌تواند ایجاد شود. آن‌چه در مدیریت قرارداد در این مرحله اهمیت دارد، مدیریت تغییرات و اصلاحیه‌هاست. هزینه‌ها، حسابرسی، تعهدات زمانی باید پیگیری و سپس ارزیابی شده و در اختیار اعضای تیم قرار بگیرد.