نرم افزار مدیریت اسناد ، مدیریت مستندات ، dms

نرم افزار مدیریت مستندات (DMS)

مدیریت مستندات مسئله ای بسیار مهم و حیاتی در سازمان ها است. کنترل ایجاد یا دریافت اسناد، چگونگی مدیریت اسناد مرتبط با نیازهای سازمان، بازنگری اسناد و در نهایت نحوه نگهداری، آرشیو و بایگانی اسناد از جمله موارد بسیار مهم در سازمان ها است که باید مدیریت شود.

درخواست دمو رایگان
امکانات نرم افزار

امکانات سامانه

تصاویر سامانه

تصاویر محیط نرم افزار

فیلمی از سامانه

فیلمی از محیط سامانه

کاتالوگ سامانه

کاتالوگ 

فرم درخواست دمو نرم افزار

فرم درخواست دمو

نرم افزار مدیریت مستندات یا DMS چیست؟

سامانه مدیریت مستندات یا Document Management System (DMS) که با نام نرم افزار مدیریت اسناد یا بایگانی اسناد هم شناخته می شود، ابزاری کاربردی در جهت مدیریت چرخه مستندات در سازمان است. مدیریت و کنترل ایجاد یا دریافت اسناد، مدیریت توزیع، سازماندهی، بازنگری، حفظ و بایگانی الکترونیکی آنها از جمله مراحلی هستند که با مدیریت مستندات در سازمان انجام خواهند شد.

سامانه مدیریت مستندات DMS چه کمکی به سازمان ها می کند؟

اسناد در سازمان ها با توجه به نوع و محل استفاده از آنها، ارزش و اهمیتی که برای سازمان دارند و میزان حساسیت و رسمیت آنها، به دسته های مختلفی تقسیم می شوند. اسناد با توجه به نیازهای سازمان ایجاد یا دریافت می شوند و تغییرات لازم بر روی آنها اعمال شده و پس از تایید، ثبت و بایگانی می شوند. در طول زمان، ممکن است اسناد به فراخور نیاز سازمان یا تغییرات ایجاد شده، ویرایش شده و دوباره ثبت و نگهداری شوند. نرم افزار مدیریت اسناد یا مستندات (Documents)، حفظ و نگهداری اسناد و مشاهده تاریخچه تغییرات آنها را برای سازمان‌ها و همچنین کسب و کارهایی که با مدیریت اسناد سر و کار دارند، ممکن می سازد.

چرا سیستم مدیریت مستندات سازمان یار؟

در سازمان های امروزی، به دلیل حجم بالای اطلاعات و اسناد و پیچیدگی حفظ و نگهداری آنها، لازم است سیستمی جهت ایجاد و دریافت و حفظ و نگهداری اسناد موجود، بکار گرفته شود. پیچیدگی سازمان ها، نیاز به متمرکز بودن اسناد، طبقه بندی درست، گردش صحیح اسناد، حفظ امنیت مستندات و سهولت در دسترسی به آنها را ایجاد می نماید. نرم افزار مدیریت مستندات (مدیریت اسناد) سازمان یار این امکان را برای سازمان ها فراهم می آورد که اسناد دریافتی یا موجود را به درستی طبقه بندی نموده، آنها را حفظ و نگهداری نماید.

قابلیت های نرم افزار مدیریت مستندات

  • ساماندهی الکترونیک کلیه اسناد فنی و سازمانی
  • ساماندهی فیزیکی کلیه اسناد فنی سازمانی (ثبت و بروزرسانی موقعیت فیزیکی سند
  • امکان پشتیبانی از فرایند تائید سند بین کارشناسان و مدیر سیستم آرشیو
  • امکان نگهداری و ایندکسیگ کلیه اسناد متنی بصورت اتوماتیک جهت استفاده در جستجوها
  • امکان جستجو درون فایل های Word , Excel , PowerPoint , PDF
  • امکان محافظت از اسناد و اعمال محدودیت ها در سطح کاربرها و گروه کاربرها
  • امکان تقسیم بندی اسناد از عادی تا محرمانه
  • امکان معرفی ردیف پوشه، پوشه، اتاق، طبقه یا ساختمان جدید و ویرایش آنها
  • امکان تخصیص هوشمند اسناد به فولدرها
  • امکان گروه بندی و کلاسه بندی اسناد
  • امکان یادداشت گذاری بر روی سند
  • امکان ثبت سوابق مشاهده کنندگان سند
  • امکان دریافت نظرات کارشناسان پیرامون سند
  • امکان حذف سند (انتقال به قسمت اسناد حذف شده)
  • امکان بازگشت سند حذف شده
  • امکان تعریف مفهومی انواع اسناد (ثبت مشخصات کامل اسناد)
  • امکان دسترسی به اطلاعات در کمترین لحظه (رعایت استانداردهای طراحی بانک اطلاعاتی و ایندکسینگ)
  • تعریف مدیریتی دسترسی کارشناسان به پروژه های مختلف طبق سیستم هماهنگ کننده
  • کدگذاری پیشرفته: امکان ایجاد کدهای معنادار (الگوهای شماره گذاری بصورت دستی یا اتوماتیک) در سیستم
  • امکان تعریف سازمان تعریف و کد بصورت درختی
  • امکان تهیه نسخه پشتیبان
  • نمایش ویژوال تاریخچه مستندات
  • نمایش عکس بند انگشتی مستندات
  • نمایش عکس بند انگشتی مستندات در نتیجه جستجو
  • داشبورد امنیتی ماتریسی
  • Office Web App
  • قابلیت نسخه گذاری
  • اضافه نمودن اسناد ضمیمه به سند اصلی

تصاویری از محیط نرم افزار مدیریت مستندات DMS سازمان یار

کاتالوگ نرم افزار DMS

مدیریت مستندات، از جمله ابزارهای کاربردی در ایجاد، ویرایش و حفظ و نگهداری اسناد موجود، طبقه بندی اسناد، دسترسی آسان به مستندات و همچنین دسترسی به تاریخچه اسناد است که کاربرد گسترده ای در سازمان ها دارد.
برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد سامانه مدیریت مستندات سازمان یار، می توانید کاتالوگ رایگان زیر را در فرمت Pdf دانلود کنید.

درخواست دمو نرم افزار مدیریت مستندات

    با استفاده از دمو رایگان نرم افزار مدیریت مستندات DMS به مدت پانزده روز از این نرم افزار استفاده کنید تا از تاثیر آن شگفت زده و از امکانات بی نظیر این دمو بهره مند شوید:

    • امکان ثبت و دریافت اطلاعات به صورت آنلاین و تحت وب

    • امکان استفاده بی نهایت کاربر 

    • امکان دریافت مشاوره آنلاین و تلفنی در خصوص آموزش کار با محیط نرم افزار بوسیله فایل های آموزشی

    نسخه ابری نرم افزار مدیریت مستندات را می‌توانید از لینک زیر مشاهده کنید:

    سوالات متداول

    نرم افزار مدیریت مستندات یا DMS که با نام های مدیریت اسناد یا بایگانی اسناد هم شناخته می شود، ابزاری برای مدیریت و کنترل اسناد، مدیریت توزیع، سازماندهی، بازنگری، حفظ و بایگانی الکترونیکی اسناد در سازمان است.
    نرم افزار مدیریت مستندات حفظ و نگهداری اسناد و مشاهده تاریخچه تغییرات آنها را برای سازمان‌ها و همچنین کسب و کارهایی که با مدیریت چرخه اسناد سر و کار دارند، ممکن می سازد.
    نرم افزار مدیریت مستندات (مدیریت اسناد) سازمان یار این امکان را برای سازمان ها فراهم می آورد که اسناد دریافتی یا موجود را به درستی طبقه بندی نموده، آنها را حفظ و نگهداری نماید.