امکانات سامانه
تصاویر محیط نرم افزار
فیلمی از محیط سامانه
کاتالوگ
فرم درخواست دمو
نرم افزار مدیریت مستندات یا DMS چیست؟
سامانه مدیریت مستندات، معروف به Document Management System (DMS)، به عنوان یک نرم افزار مدیریت اسناد یا بایگانی اسناد شناخته می‌شود و در سازمان‌ها برای مدیریت چرخه مستندات استفاده می‌شود. این سامانه ابزاری کاربردی است که فرآیندهای مختلفی از جمله ایجاد و دریافت اسناد، توزیع، سازماندهی، بازنگری، حفظ و بایگانی الکترونیکی آنها را مدیریت می‌کند. این فرآیندها با استفاده از سامانه مدیریت مستندات در سازمان انجام می‌شوند. سامانه DMS برای مدیریت جامع و مؤثر مستندات در سازمان‌ها اساسی و حیاتی است و به طور گسترده از آن استفاده می‌شود.
قابلیت OCR در نرم افزار مدیریت مستندات سازمان یار
نرم افزار مدیریت مستندات سازمان یار قابلیت OCR (Optical Character Recognition) را دارد. OCR یک فناوری است که توانایی تشخیص و تبدیل متن‌های اسکن شده و تصاویر حاوی متن به متن قابل ویرایش را دارد. با استفاده از این قابلیت، می‌توانید اسناد فیزیکی را اسکن کرده و متن آنها را در نرم افزار مدیریت مستندات سازمان یار ویرایش یا جستجو کنید. با استفاده از OCR، متن موجود در تصاویر اسکن شده بررسی می‌شود و سپس تشخیص داده می‌شود که کلمات و جملات در تصویر چه محتوایی دارند. سپس متن تشخیص داده شده به شکل قابل ویرایش در نرم افزار قرار می‌گیرد. استفاده از OCR در نرم افزار مدیریت مستندات سازمان یار امکاناتی مانند جستجوی متن در اسناد اسکن شده، استخراج اطلاعات از اسناد، تجزیه و تحلیل متن و موارد مشابه را فراهم می‌کند. این قابلیت به کاربران کمک می‌کند تا به صورت سریع و دقیق به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند در زمان صرفه‌جویی کنند.
نرم افزار اتوماسیون اداری سازمان یار چیست؟
نرم افزار اتوماسیون اداری سازمان یار یک پلتفرم کامل و جامع است که برای بهبود و افزایش کارایی فرایندهای اداری و مدیریتی سازمان‌ها طراحی شده است. این نرم افزار امکانات گسترده‌ای را در اختیار کاربران قرار می‌دهد، از جمله مدیریت منابع انسانی، مدیریت پروژه‌ها، مدیریت اسناد و سند‌ها، ارتباطات داخلی و خارجی، مدیریت وظایف و برنامه‌ریزی زمانی و سایر فعالیت‌های مرتبط با اداره و سازماندهی. این نرم افزار از طریق رابط کاربری ساده و قابل فهم، قدرتمندی را در اختیار کاربران قرار می‌دهد تا فرایندهای مختلف را به‌صورت مؤثر و بهینه انجام دهند و باعث افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های سازمان شوند. به‌طور خلاصه، نرم افزار اتوماسیون اداری سازمان یار ابزاری قدرتمند است که در بهبود مدیریت و عملکرد سازمان‌ها نقش مهمی را ایفا می‌کند.
نرم افزار نامه نگاری (مکاتبات اداری) سازمان یار
نرم افزار نامه نگاری سازمان یار یک ابزار قدرتمند است که برای تسهیل و بهبود فرآیند نامه نگاری و مکاتبات داخلی و خارجی سازمان‌ها طراحی شده است. این نرم افزار به کاربران امکان می‌دهد تا نامه‌ها، مکاتبات رسمی، اعلان‌ها و اطلاعیه‌ها را به صورت الکترونیکی و به‌صورت مؤثر و بهینه مدیریت کنند. از طریق رابط کاربری ساده و کاربر پسند، کاربران می‌توانند نامه‌ها را ایجاد، ویرایش و مشاهده کنند، در صورت نیاز به دسته‌بندی و طبقه‌بندی نامه‌ها، ارجاع دادن آنها به افراد مرتبط و پیگیری وضعیت هر نامه را انجام دهند. علاوه بر این، نرم افزار نامه نگاری سازمان یار امکانات امضای الکترونیکی، ذخیره سازی ایمن و پشتیبان‌گیری از نامه‌ها را نیز فراهم می‌کند. با استفاده از این نرم افزار، سازمان‌ها قادر خواهند بود به‌صورت مؤثرتر و سریع‌تر با نامه‌ها و ارتباطات خارجی و داخلی خود برخورد کنند و به عنوان یک ابزار کلیدی در بهبود ارتباطات سازمانی عمل کنند.
سامانه مدیریت مستندات DMS چه کمکی به سازمان ها می کند؟
اسناد در سازمان ها با توجه به نوع و محل استفاده از آنها، ارزش و اهمیتی که برای سازمان دارند و میزان حساسیت و رسمیت آنها، به دسته های مختلفی تقسیم می شوند. اسناد با توجه به نیازهای سازمان ایجاد یا دریافت می شوند و تغییرات لازم بر روی آنها اعمال شده و پس از تایید، ثبت و بایگانی می شوند. در طول زمان، ممکن است اسناد به فراخور نیاز سازمان یا تغییرات ایجاد شده، ویرایش شده و دوباره ثبت و نگهداری شوند. نرم افزار مدیریت اسناد یا مستندات (Documents)، حفظ و نگهداری اسناد و مشاهده تاریخچه تغییرات آنها را برای سازمان‌ها و همچنین کسب و کارهایی که با مدیریت اسناد سر و کار دارند، ممکن می سازد.
چرا سیستم مدیریت مستندات سازمان یار؟
در سازمان های امروزی، به دلیل حجم بالای اطلاعات و اسناد و پیچیدگی حفظ و نگهداری آنها، لازم است سیستمی جهت ایجاد و دریافت و حفظ و نگهداری اسناد موجود، بکار گرفته شود. پیچیدگی سازمان ها، نیاز به متمرکز بودن اسناد، طبقه بندی درست، گردش صحیح اسناد، حفظ امنیت مستندات و سهولت در دسترسی به آنها را ایجاد می نماید. نرم افزار مدیریت مستندات (مدیریت اسناد) سازمان یار این امکان را برای سازمان ها فراهم می آورد که اسناد دریافتی یا موجود را به درستی طبقه بندی نموده، آنها را حفظ و نگهداری نماید.
قابلیت های نرم افزار مدیریت مستندات
- ساماندهی الکترونیک کلیه اسناد فنی و سازمانی
- ساماندهی فیزیکی کلیه اسناد فنی سازمانی (ثبت و بروزرسانی موقعیت فیزیکی سند
- امکان پشتیبانی از فرایند تائید سند بین کارشناسان و مدیر سیستم آرشیو
- امکان نگهداری و ایندکسیگ کلیه اسناد متنی بصورت اتوماتیک جهت استفاده در جستجوها
- امکان جستجو درون فایل های Word , Excel , PowerPoint , PDF
- امکان محافظت از اسناد و اعمال محدودیت ها در سطح کاربرها و گروه کاربرها
- امکان تقسیم بندی اسناد از عادی تا محرمانه
- امکان معرفی ردیف پوشه، پوشه، اتاق، طبقه یا ساختمان جدید و ویرایش آنها
- امکان تخصیص هوشمند اسناد به فولدرها
- امکان گروه بندی و کلاسه بندی اسناد
- امکان یادداشت گذاری بر روی سند
- امکان ثبت سوابق مشاهده کنندگان سند
- امکان دریافت نظرات کارشناسان پیرامون سند
- امکان حذف سند (انتقال به قسمت اسناد حذف شده)
- امکان بازگشت سند حذف شده
- امکان تعریف مفهومی انواع اسناد (ثبت مشخصات کامل اسناد)
- امکان دسترسی به اطلاعات در کمترین لحظه (رعایت استانداردهای طراحی بانک اطلاعاتی و ایندکسینگ)
- تعریف مدیریتی دسترسی کارشناسان به پروژه های مختلف طبق سیستم هماهنگ کننده
- کدگذاری پیشرفته: امکان ایجاد کدهای معنادار (الگوهای شماره گذاری بصورت دستی یا اتوماتیک) در سیستم
- امکان تعریف سازمان تعریف و کد بصورت درختی
- امکان تهیه نسخه پشتیبان
- نمایش ویژوال تاریخچه مستندات
- نمایش عکس بند انگشتی مستندات
- نمایش عکس بند انگشتی مستندات در نتیجه جستجو
- داشبورد امنیتی ماتریسی
- Office Web App
- قابلیت نسخه گذاری
- اضافه نمودن اسناد ضمیمه به سند اصلی
تصاویری از محیط نرم افزار مدیریت مستندات DMS سازمان یار
کاتالوگ نرم افزار DMS
مدیریت مستندات، از جمله ابزارهای کاربردی در ایجاد، ویرایش و حفظ و نگهداری اسناد موجود، طبقه بندی اسناد، دسترسی آسان به مستندات و همچنین دسترسی به تاریخچه اسناد است که کاربرد گسترده ای در سازمان ها دارد.
برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد سامانه مدیریت مستندات سازمان یار، می توانید کاتالوگ رایگان زیر را در فرمت Pdf دانلود کنید.
