امکانات سامانه
تصاویر محیط نرم افزار
فیلمی از محیط سامانه
کاتالوگ
فرم درخواست دمو
نرم افزار مدیریت مستندات مهندسی یا EDMS چیست؟
در اکثر سازمان ها و شرکت ها، نگهداری و مدیریت مستندات به صورت دستی و نگهداری آن از طریق زونکن های اداری انجام می گردد. این شیوه قدیمی باعث صرف زمان و انرژی و مصرف بالای کاغذ می شود. همچنین تخصیص فضای بسیار زیاد و خطر از دست رفتن اطلاعات در بازه های زمانی بلند مدت از معایب مدیریت مستندات به روش قدیمی است.
با توجه به محرمانه بودن تمام یا بعضی از اسناد و مدارک سازمان، می بایست نرم افزاری طراحی گردد تا امکان مدیریت اسناد و مستندات در سازمان ها را با امنیت بالا و سهولت بیشتری فراهم کند. همچنین این نرم افزار میبایست طبقه بندی اطلاعات و جستجو در منابع را به شکلی کاربردی و سریع انجام دهد.
نرم افزار مدیریت اسناد و مستندات مهندسی که به نام نرم افزار EDMS نیز شناخته می شود، با جمع بندی و سامان دهی اسناد و مدارک در یک سازمان، دسترسی طبقه بندی شده به آنها را برای کاربران آن تسهیل می کند.
سیستم مدیریت مستندات مهندسی EDMS چه کمکی به سازمان ها می کند؟
- اتوماسیون شدن فرایندهای سازمان
- کاهش بی نظمی ناشی از چند دسته شدن مدارک در سازمان و تخصیص فضای بسیار زیاد جهت بایگانی و نگهداری از اسناد
- رصد و پایش مستندات مهندسی موجود در سازمان به صورت سیستماتیک
- امکان گزارش گیری آنلاین در مراحل متفاوت
- کاهش مصرف کاغذ در سازمان
- کاهش ریسک از دست دادن و هدر رفت اطلاعات در بازه های زمانی طولانی مدت
- قابلیت بهبود و توسعه سامانه مستندات مهندسی مطابق نیاز سازمان
چرا نرم افزار مدیریت مستندات مهندسی سازمان یار؟
نرم افزار مدیریت مستندات مهندسی سازمان یار که نرم افزاری برای کنترل و آرشیو مدارک هم شناخته می شود، این قابلیت را دارا می باشد که در هر مرحله امکان پیش نمایش اطلاعات و خروجی به صورت PDF را برای کاربران فراهم آورده و مراحل انجام کار نیز به صورت سیستمی قابل روئیت توسط کاربران و مدیران مربوطه می باشد.
همچنین تمامی اسناد فنی و مهندسی سازمان در یک محل مشخص و در دیتا بیس های مربوطه نگهداری می گردد. و امکان از دست دادن اطلاعات به زیر 1% کاهش می یابد.
علاوه بر مواردی که پیشین اشاره گردید نرم افزار مدیریت اسناد مهندسی سازمان یار قابلیت اتصال به باقی نرم افزارهای مرتبط با نیاز مشتری را دارا می باشد.
توضیحات نرم افزار EDMS به صورت صوتی:
توضیحات نرم افزار EDMS به صورت صوتی:
قابلیت های نرم افزار مدیریت و کنترل مدارک مهندسی
- امکان تعریف MDR یا Master Document Registration
- امكان مشاهده MDR با قابلیت گزارش آن
- امكان تعریف Transmittal
به تعداد نامحدود - امكان شماره گذاری روی Transmittal
- مشاهده درخواست های رد شده توسط تائید کنندگان
- امکان مشاهده تاریخچه و ثبت فعالیت های انجام شده در هر مرحله
- امکان مشخص کردن کاربر تائید کننده و تعیین جریان کار
- فلو تائیدکنندگان داینامیک
- فیلتر ترنسمیتال های (Transmittal) ایجاد شده بر اساس ترنسمیتال های جاری، ترنسمیتال های منتظر اقدام و همه ترنسمیتال
- فیلتر درخواست ها بر اساس” عنوان”، ” کد”، ” MDR”، ” تعداد مدارک”، ” تاریخ صدور”
- امکان تعیین وضعیت ترنسمیتال
- امکان ثبت پیوست
- امکان تعیین وضعیت ترنسمیتال
- امکان گزارش گیری بر اساس ترنسمیتال های مختلف
- امکان مشاهده پیش نمایش فرم ها در مراحل مختلف
- امکان خروجی به PDF برای تمامی تب ها
- امکان بارگذاری اسناد و مدارک با فرمت های متفاوت
- امکان تعریف کد اسناد، مدارک و Transmittal به صورت داینامیک توسط کاربران
- اتصال به سامانه های مختلف و خوانش اطلاعات
- قابلیت ویرایش پس از تائید نهائی توسط گروه مدیران
- امکان مشخص کردن تائید کنندگان هر سطح
- پنل تنظیمات پیشرفته
تصاویری از محیط سیستم مدیریت مستندات مهندسی سازمان یار
کاتالوگ نرم افزار EDMS
با توجه به اینکه حجم مکاتبات اداری و تعداد گردش نامه سازمان ها و اسناد در سازمان ها و موسسات اداری بسیار بالا بوده و روز به روز افزایش می یابد، وجود یک مکانیزم نامناسب مکاتبات اداری باعث اتلاف زمان، صرف انرژی بیشتر، افزایش هزینه ها و در نتیجه غیر بهره ور شدن سازمان می شود و تنها یک سیستم مناسب و سریع اداری می تواند حجم عمده ای از پاسخ ها را کاهش داده و باعث صرفه جویی و افزایش بهره وری گردد، فلذا این خود ضرورت استفاده از چنین سیستمی را تحت بستر IT فراهم می کند.
درخواست دمو نرم افزار مدیریت مستندات مهندسی
سوالات متداول
نرم افزار مدیریت اسناد و مستندات مهندسی که به نام EDMS شناخته می شود، با جمع بندی و سامان دهی اسناد و مدارک در یک سازمان، دسترسی طبقه بندی شده به آنها را برای کاربران آن تسهیل می کند.
این نرم افزار با اتوماسیون شدن فرایندهای سازمان و کاهش بی نظمی در آرشیو مدارک مهندسی و همچنین کاهش مصرف کاغذ، کمک می کند تا سازمانی پویاتر و منظم تر داشته باشید.
همچنین تمامی اسناد فنی و مهندسی سازمان در یک محل مشخص و در دیتا بیس های مربوطه نگهداری می گردد. و امکان از دست دادن اطلاعات به زیر 1% کاهش می یابد.