آیا در سازمان خود از کاغذ بازی و انجام دستی کارهای تکراری خسته شده اید؟ آیا به نظر شما در عصر تکنولوژی که کامپیوتر ها کمک های شایانی در انواع جنبه های زندگی به انسان ها می‌کنند نمی‌توان چاره ای برای اتوماتیک انجام شدن کارهای اداری یک سازمان اندیشید؟ قطعا جواب این سوال بله است. سوالی که هر سازمانی قطعا در طول حیاتش از خود پرسیده است. ولی واقعا اتوماسیون اداری چیست؟ و چه کاربردی دارد؟

در هر سازمانی زمان زیادی صرف کارهای اداری، نامه نگاری ها و غیره می‌شود. این زمان اتلاف شده هیچ سودی برای شرکت ها و هیچ دستمزد اضافه ای برای کارکنان ندارد و فقط زمان اداره ها را بیهوده صرف می‌کند. از این رو استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری مزایای بسیار زیادی دارد و استفاده از آن در زمینه های گوناگون بسیار توصیه می‌شود.

اتوماسیون اداری در اکثریت کشورها کاربرد دارد و این روزها در بیشتر ادارات دولتی و کسب و کار های خصوصی از این نوع سیستم کاری استفاده می‌شود. شما با استفاده از سیستم نو ظهور اتوماسیون اداری، می‌توانید از راه دور فرآیند های کسب و کار را به خوبی کنترل کنید؛ بدون آن که کوچک ترین خللی در روند کاری شما ایجاد شود. شاید این روزها نام اتوماسیون اداری تحت وب یا اتوماسیون اداری ابری را نیز شنیده باشید. اما واقعا چیست و چه کاربردی دارد؟

سیستم اتوماسیون ابری یا تحت وب در یک شبکه اینترنتی و سایت تعیین شده برای سازمان مورد نظر نصب و راه اندازی می‌گردد. در اتوماسیون اداری تحت وب دیگر نیازی به دانلود نرم افزار های مختلف و نصب آن بر روی سیستم نیست و شما می‌توانید با مرورگر خود از اتوماسیون اداری تحت وب استفاده کنید. همچنین لازم بذکر است کلیه اطلاعات در سرورهای ابری ثبت و ذخیره سازی می‌شوند.

اتوماسیون اداری تحت وب با نام اتوماسیون اداری آنلاین نیز شناخته می‌شود. این نوع اتوماسیون در سراسر جهان کاربرد دارد و این روز ها جزو پر کاربرد ترین سیستم های کاری شناخته می‌شود. نسل جدید سیستم های اتوماسیون اداری با نام نرم افزار های ابری هستند. در این نوع سیستم ها کاربران و سرور سیستم اتوماسیون به وسیله یک شبکه ابری به هم متصل می‌گردند. برای استفاده بهینه از سیستم اتوماسیون اداری دانستن نکاتی الزامی است که در ادامه مطلب به آن‌ها می‌پردازیم:

اتوماسیون اداری

کاربردهای اصلی اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب در زمینه های مختلفی کاربرد دارد. خرید اتوماسیون اداری، تنها برای انجام کار های سازمانی و دولتی انجام نمی‌شود. بلکه می توان با خرید نرم افزار اتوماسیون اداری، در اموری چون بازاریابی و فروش نیز فعالیت داشت.

از مثال های اتوماسیون اداری می‌توان به بازاریابی ایمیلی یا ایمیل مارکتینگ اشاره کرد که در اختیار تیم فروش سازمان قرار می گیرد که با استفاده از آن می‌توانند، هزینه های اجرای هر کمپین بازاریابی را به صورت دستی کاهش دهند.

خرید اتوماسیون اداری تحت وب در زمینه کنترل و کاهش منابع انسانی نیز کاربرد دارد. شما با استفاده از این سیستم ها به سادگی می توانید، نیروی انسانی مورد نیاز خود را نیز پیدا کنید. برای انجام مصاحبه های کاری، گزارشات، ارسال پیشنهاد های شغلی و… استفاده از این اتوماسیون ها بسیار مفید خواهد بود.

در امور مالی و حسابداری نیز استفاده از این سیستم ها بسیار رایج است. این سیستم ها به صورت ماشینی کلیه امور مالی را کنترل می‌کنند و محاسبات شما را بسیار دقیق انجام می‌دهند.

این سیستم ها در زمینه فرآیند های فروش نیز بسیار کاربرد دارند و بسیاری از کاربران از این نرم افزار ها برای فروش محصولات خود و ارتباط با مشتریان عمده استفاده می‌کنند. اگر می خواهید، مراحل مختلف فرآیند فروش شما با کیفیت بیشتری انجام شود، استفاده از این سیستم ها به شما توصیه می‌شود.

اتوماسیون اداری ابری

چرا استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان ها مهم است؟

اتوماسیون اداری به سیستم ارتباط رسانی در هر اداره کمک شایانی می‌کند. شما در این سیستم ها می‌توانید، به سادگی با دیگر اعضای اداره به صورت ویدئو کنفرانس ارتباط برقرار کنید و با آن ها به صورت صوتی و تصویری در ارتباط باشید. به این ترتیب انجام کارها، به سادگی می‌توانید تصمیم بگیرید. همچنین اتوماسیون اداری سبب بهبود عملکرد شما در انجام وظایفتان می‌شود و هزینه های جاری شما را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد. این نوع اتوماسیون نیاز به نیروی انسانی را نیز در اداره شما به طرز قابل توجهی کاهش می‌دهد. استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری به شما کمک می‌کند که به بهترین نحو فرآیند های سازمانی و اداری خود را انجام دهید و وظایف را به خوبی بین کارکنان تقسیم کنید.

در صورتی که یک اتوماسیون اداری کاربردی در سیستم اداره شما بین کارمندان حاکم باشد، دیگر برای انجام فعالیت های ساده و روزمره برای ارتباط برقرار کردن بین اعضای اداره، نیازی به استخدام نیرو نخواهید داشت. اتوماسیون اداری در زمینه مدیریت کارهای تیمی نیز بسیار مفید می‌باشد و یکی از ابزار های تاثیر گذار در روند این قبیل ماموریت ها به شمار می‌رود.

نرم افزار اتوماسيون اداری نظارت شما را بر عملکرد اعضای تیم افزایش می دهد. نرم افزار اتوماسیون دارای قابلیت های تقویم، فکس، سیستم پیام رسانی و… است که هر یک از آن ها فرآیندهای گروهی را سرعت می بخشند و هماهنگی تیم را بیش تر می کنند. کارمندان یک اداره با دسترسی به یک سیستم اتوماسیون اداری می توانند به جای این وقت با ارزش خود را صرف امور خسته کننده و تکراری کنند، امور مهم تری را به صورت حضوری در سازمان انجام دهند.

اتوماسیون اداری امکان خودکارسازی عملیات های شما را فراهم می‌کند. در این سیستم ها می‌توانید، خدمات محتوایی خود را در هر سازمان و اداره به صورت خودکار هدایت کنید و به این ترتیب کارها بهتر و سریع تر پیش می‌روند.

همچنین یک اتوماسیون اداری مفید، با استفاده از هوش مصنوعی، کلیه داده ها را گردآوری کرده و آن ها را در اختیار کارکنان قرار می دهد؛ این مراحل به صورت اتوماتیک و ماشینی انجام می‌شوند. اتوماسیون اداری برای کشف فرآیند ها نیز تأثیرات مثبتی بر جای می گذارند و استفاده از این سیستم ها به شما کمک می کند که نقاط ضعف و قوت خود را در هر کاری پیدا کنید و آن ها را به خوبی تحت کنترل داشته باشید.

اتوماسیون اداری نیروی کار شما را چندین برابر افزایش می دهد و با استفاده از این قبیل امکانات می توانید، با نیروی مضاعف فرآیند های اداری و وظایف خود را بهتر و درست تر به انجام برسانید. اتوماسیون اداری به شما کمک می کند تا به بالاترین سطح بهره وری برسید.

انواع و بخش های مختلف اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری شامل انواع مختلفی است. در وهله اول باید به انتشارات الکترونیکی این نوع اتوماسیون اشاره کنیم. این نوع از اتوماسیون ، یکی از مهم ترین و پر کاربرد ترین ها است. ابزار های ارتباطی و همکاری الکترونیکی در اجرای امور اداری بسیار تاثیر گذار هستند. اتوماسیون اداری ابزار های مختلفی را نیز در اختیار کاربران خود قرار می‌دهد. در این سیستم امکان ارسال پست های صوتی نیز وجود دارد و هر یک از کارکنان، می توانند از این طریق نیز با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. امکان پردازش و ذخیره اسناد نیز در این سیستم ها وجود دارد که از قابلیت های مهم هر نرم افزار به شمار می‌رود.

سیستم های مدیریت اداری نیز یکی از انواع اتوماسیون های اداری به شمار می‌روند که برای نظارت بر کارکنان استفاده می شود. هر یک از این سیستم ها کاربرد های بسیار زیادی دارند و مزایای بی شماری را برای کاربران به همراه می آورند. در گذشته وقتی یکی از کارکنان به دلایل مختلف در محیط کاری خود غیبت می‌کرد، تمامی کار های او به تاخیر می افتادند و انجام نمی‌شدند. اما این روزها کارمندان در ماموریت‌ها و سفر های کاری و شخصی می‌توانند، با استفاده از این سیستم های اتوماسیون، وظایف خود را به خوبی انجام دهند و در انجام کارها وقفه ایجاد نکنند.

معمولا بخش های اتوماسیون اداری با توجه به نیاز هر کسب و کاری تغییر می‌کند اما شما می‌توانید، در هر یک از این بخش ها به سادگی فرآیند های مورد نیاز خود را انجام دهید. معمولا اتوماسیون اداری دارای یک دبیرخانه است که اطلاعات کارکنان و پرسنل در این بخش ثبت می‌شود.

این بخش شامل کلیه کارتابل های اداری است و اطلاعات مربوط به هر بخش در این قسمت از اتوماسیون اداری ثبت می‌شوند. اتوماسیون اداری دارای موتور گردش فرم است که روال عادی کارهای یک اداره را انجام داده و امور اداری را در کل شبکه جریان می‌دهد.

اتوماسیون اداری شامل نرم افزار مدیریت جلسات و ساماندهی نیز می‌شود و به همین خاطر نیز دیگر پیگیری نامه ها و فرم های اداری کار سختی نیست! می‌توان همه این امور را با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری انجام داد و سرعت عمل بالایی در انجام امور خود ایجاد کرد.

فروش اتوماسیون اداری در ایران به دلیل وجود بخش آرشیو الکترونیک بیش تر شده است. این آرشیو ها شامل اطلاعات و عکس هایی در رابطه با روند کاری اداره است که شرح حال ماهانه و هفتگی اداره ها را دربر می‌گیرند. بهترین کارکرد برنامه اتوماسیون اداری، پرتال مکالمات برون سازمانی است که یک بخش مهم در این برنامه به شمار می رود.

در هر یک از این مکالمات، اطلاعات مهم هر سازمان به ادارات مرتبط ارسال می‌شوند. اتوماسیون سازمانی صندوق پیام، سامانه ارسال پیام کوتاه، گزارش ساز و غیره از بخش های مهم این برنامه هستند که روند اداری کارها را بسیار ساده می‌کنند.

اتوماسیون اداری در زمان شیوع کرونا چه نقشی داشته است؟

اتوماسیون اداری در زمان شیوع کرونا و با آغاز قرنطینه های خانگی، کمک زیادی به انجام امور اداری کرده است. این اتوماسیون ها باعث شدند که کارمندان هر اداره از راه دور هم موفق به انجام وظایف خود شوند و روال اداری کارها به تاخیر نیفتد. از جمله بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری خارجی می‌توان به HubSpot، EngageBay، Salesforce، Microsoft Dynamics اشاره کرد که در شرکت های بزرگ دنیا بارها و بارها مورد استفاده قرار گرفته اند.

اتوماسیون اداری تحت وب باعث شد که در زمان کرونا، کارهای اداری به صورت غیر حضوری و تحت شبکه وب انجام شوند و در آن کارمندان مکاتبات خود را از طریق کارتابل های الکترونیکی از پیش تعیین شده به دیگر کارکنان و مسئولان ارجاع دهند. قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب بسیار مقرون به صرفه است و به همین خاطر نصب و راه اندازی این سیستم تقریبا برای همه کسب و کارها مقدور می‌باشد. هر اداره ای باید بخشی از بودجه خود را به این سیستم ها و راه اندازی آن ها اختصاص دهد. برنامه اتوماسیون اداری برای مدیریت جلسات از راه دور نیز سودمند بوده و در این زمینه نیز مزایای بسیاری داشته است. در دوران کرونا که امکان حضور در جلسات مهم اداری برای کارکنان وجود نداشت، برنامه اتوماسیون اداری برگزاری جلسات کاری را ساده تر کرد.

قابلیت های شخصی سازی اتوماسیون اداری

در هر اداره ای کارکنان بسیاری وجود دارند که وظیفه هر یک با دیگری متفاوت است. به همین خاطر باید برای انجام هر یک از این فعالیت ها یک سیستم اتوماسیون اداری مجزا برای هر کارمند وجود داشته باشد. به این ترتیب انجام فرآیند های اداری با سهولت بیشتری همراه می شود.

اتوماسیون اداری شخصی دارای قابلیت شخصی سازی دبیرخانه و اطلاعات موجود در آن است. به این صورت که کلیه اطلاعات مورد نیاز هر یک از پرسنل اداره را در صفحه شخصی آن ها ارائه می‌دهد. اتوماسیون اداری دسترسی کارمندان هر اداره را به سیستم بایگانی نیز میسر می‌کند. به همین خاطر هر یک از پرسنل می‌توانند در اتوماسیون شخصی خود به اطلاعات بایگانی مرتبط با کار خود دسترسی داشته باشند. در هر یک از فرم های موجود در سیستم، امکان اعمال تغییرات نیز وجود دارد و هر شخص می‌تواند بسته به آیتم های اطلاعاتی خود این فرم ها را تغییر دهد. شخصی سازی فرم های ورودی نیز از مهم ترین قابلیت های این سیستم ها است که امکان دسترسی سریع تر به اطلاعات ضروری را برای هر شخص فراهم می‌کند.

اتوماسیون اداری سازمان یار سرآغاز تحول در کسب و کار شما

تیم سازمان یار با تجربه چندین ساله خود در طراحی و پیاده سازی سیستم های مدیریت اطلاعات شناخت دقیقی از نیازهای یک سازمان یا اداره از فرآیند های اتوماسیون دارد. از این رو ماژول های مختلفی برای اتوماسیون سازمان ها طراحی کرده است که از جمله آن ها می‌توان به نرم افزار مدیریت پروژه ، نرم افزار مدیریت وظایف و نرم افزار مدیریت مستندات اشاره کرد. این نرم افزارها تماما با هدف بهبود و انجام هر چه سریع تر فرآیند های سازمان شما طراحی شده اند. به طور مثال با استفاده از نرم افزار مدیریت مستندات شما قادر خواهید بود قرارداد ها و سایر مستندات شرکت خود را در یک نرم افزار جامع و کاربردی با امکان دسته بندی ، ثبت دقیق و هزاران امکان دیگر ذخیره کنید. یا در صورت استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف خواهید توانست به طور دقیق وظایف محول شده و تاریخ انجام آن توسط کارمندان را رصد کنید. برای اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید.

اتوماسیون اداری سازمان یار