مدیریت جلسه مذاکره از جمله مهارت هایی است که می تواند برای یک مدیر بسیار تعیین کننده باشد. در یک جلسه مذاکره، افراد مختلف با خواسته های مختلف و با سطح اختیارات مختلف رو در روی هم می نشینند و به دنبال دستیابی به یک توافق هستند. بسیاری از مواقع منافع طرفین با یکدیگر در تضاد است. برای مثال گروهی به دنبال خرید با حداقل قیمت هستند، در حالی که گروه مقابل به دنبال فروش با بالاترین قیمتند. مشخصا در جلسات این چنینی، مدیریت جلسه مذاکره می تواند مهارت تعیین کننده ای در موفقیت باشد. با پیچیده شده مذاکرات، افزایش موضوعات مورد مذاکره، افزایش تعداد نفرات مذاکره کننده، اهمیت این مهارت بیشتر و بیشتر می شود. با ما همراه باشید تا چند نکته تعیین کننده در مدیریت جلسه مذاکره را با شما در میان بگذاریم:
برای مدیریت جلسه مذاکره باید اطلاعات کافی داشته باشید!
اگر می خواهید به صورت حرفه ای مدیریت جلسه مذاکره را عهده دار شوید، لازم است اطلاعات کافی در خصوص جلسه مذاکره داشته باشید. موضوع مذاکره چیست؟ شما به دنبال چه نتایجی هستید؟ چه فرصت هایی در اختیار دارید؟ چه امتیازاتی برای شما سازنده است؟ در مقابل چه کسانی، با چه اهدافی و با چه سطح اختیاراتی در حال مذاکره هستید؟ اگر از جمله کسانی هستید که بدون آمادگی قبلی، بدون کسب اطلاعات کافی وارد جلسات مذاکره می شوید، بعید است که بتوانید جلسات مذاکره را به خوبی مدیریت کنید! اگر به دنبال رویکرد حرفه ای در مدیریت جلسات مذاکره دارید، بهتر است قبل از جلسه مذاکره با اعضای تیم خود صحبت کنید. تعیین اولویت ها، پیش بینی مسیر جلسه مذاکره و … می تواند به شما در مدیریت مذاکره کمک کند.
در صورتی که اعضای تیم با یکدیگر هماهنگ نباشند، ممکن است لازم باشد بخشی از انرژی خود را حین جلسه مذاکره، صرف مدیریت اعضای تیم خود نمایید. این رخ داد، جایگاه شما را نیز به عنوان مذاکره کننده تضعیف خواهد نمود.
بیشتر بخوانید: مدیریت جلسه (به سبک مدیران موفق)
برای مدیریت جلسه مذاکره، لازم نیست احساسات را کنار بگذارید!
مدیریت جلسه مذاکره یک هنر و مهارت است و البته نیاز به خلاقیت دارد. هرگز تصور نکنید با جدیت زیاد، با کنار گذاشتن احساسات، مدیر بهتری خواهید بود. شما باید بتوانید با طرف مقابل خود، روابط خوبی برقرار کنید و اعتماد او را جلب کنید. بدون حس اعتماد و انتقال حس مثبت، مدیریت جلسه مذاکره عملا برای شما ممکن نیست. به عنوان مذاکره کننده، بهتر است از تنش های احساسی نیز بپرهیزید. برای مثال آغاز جلسه با تنش و ادامه آن با معذرت خواهی با هدف ایجاد صمیمیت معمولا نتایج خوبی به دنبال ندارد. سعی کنید پایداری احساسی جلسه را حفظ کنید. یکی از وظایف مدیر جلسات مذاکره، حفظ پایداری جلسات و اجتناب از ایجاد تنش های مخرب است. تنش ها با از بین بردن حس مثبت و اعتماد طرفین نسبت به یکدیگر به روند مذاکرات آسیب می زنند.
مدیریت جلسه مذاکره به معنای متکلم وحده بودن نیست!
می خواهید مدیریت جلسه مذاکره ای را بر عهده بگیرید؟ لازم است به خواسته ها و صحبت های طرف مقابل خود گوش فرا دهید. یک مذاکره کننده موفق بیشتر از این که صحبت کند، سکوت می کند. بسیاری از افراد به اشتباه تصور می کنند برای موفقیت در یک مذاکره و برای مدیریت مذاکره به نفع خود، لازم است متکلم وحده باشند و طرف مقابل اجازه صحبت و ابراز نظر ندهند. یک مدیر باید بتواند تشخیص دهد کی سکوت کند و کی صحبت کند.
بیشتر بخوانید : برترین سامانه مدیریت پروژه فارسی
خسته کردن طرف مقابل رویکرد حرفه ای در مدیریت جلسات نیست!
بسیاری از مواقع مدیران جلسات مذاکره تصور می کنند برای گرفتن نتیجه دلخواه خود، لازم است تا طرف مقابل را خسته کنند. مقدمه چینی های بیش از حد، صحبت های حاشیه ای، تکرار مباحث و … با هدف خسته کردن طرف مقابل، رویکرد حرفه ای در مذاکرات نیست و معمولا به نتیجه مطلوب نمی رسد. برای مدیریت جلسه مذاکره به صورت حرفه ای، باید برای حصول نتیجه با کمترین هزینه از جمله هزینه زمانی، برنامه داشته باشید.
در مذاکره منصف باشید تا به بهترین نتیجه در سریع ترین زمان ممکن دست یابید!
منصف بودن در مذاکرات، مذاکرات را به سمت یک استراتژی برد برد هدایت می کند. اگر بخواهید بدون در نظر گرفتن منافع طرف مقابل، به دور از انصاف، به صورت یک طرفه بر روی خواسته ها و منافع خود اصرار کنید، طرف مقابل مقاومت خواهد نمود و مدیریت جلسه مذاکره از دست شما خارج می شوند. بنابراین همیشه جنبه انصاف را مد نظر داشته باشید و این حس را به طرف مقابل منتقل کنید که به صورت منصفانه ای با حفظ منافع خود، به دنبال منافع او نیز هستید.
برای مدیریت جلسه مذاکره لازم است صادق باشید!
مدیریت جلسه مذاکره، یک جایگاه هدایتی رهبری دارد. در واقع مدیر جلسه مذاکره، افراد حاضر در جلسه و در حال مذاکره را به سمت حصول یک توافق هدایت می کند. مشخصا صداقت می تواند جایگاه مد نظر را برای مدیر جلسه در ذهن دیگران ایجاد کند. در صورتی که شما بخواهید با حرف های غیر واقع، هدایت جلسه را بر عهده بگیرید، خیلی زود این جایگاه را در میان مذاکره کننده از دست خواهید داد. در صورتی که قادر به جلب اعتماد طرفین نباشید، در مدیریت جلسه مذاکره موفق نخواهید بود.
برای گرفتن امتیاز عجول نباشید!
به دنبال گرفتن امتیاز از طرف خود هستید؟ لازم است او را برای دادن این امتیاز قانع کنید. اگر برای قانع کردن طرف مقابل خود نیاز به صرف زمان و انرژی دارید، باید این هزینه را تقبل کنید. یک مدیر حرفه ای هرگز عجله نمی کند و با آرامش به قانع کردن طرف مقابل است. افراد عجول معمول امتیاز می دهند و کمتر در گرفتن امتیاز و استفاده کردن از فرصت ها موفق هستند.
لحظات پایانی اهمیت زیادی دارند!
در مدیریت جلسه مذاکره، لازم است برای لحظات پایانی اهمیت ویژه ای قائل باشید. شما باید بتوانید در لحظات پایانی، تمامی توافقات را نهایی کنید. بنابراین همیشه برای دقایق پایانی انرژی خود را حفظ کنید. اگر در لحظات آخر ضعیف عمل کنید، تمامی تلاش ها و زحمات شما بی نتیجه خواهد بود.
دیدگاه عالی