برای مدیریت جلسه کنفرانس این نکات را از دست ندهید!

مدیریت جلسه کنفرانس از جمله مهارت هایی است که می تواند برای مدیران بسیار حیاتی باشد. کنفرانس ها جلساتی هستند که در آنها افراد مختلف به ارائه نظر و سخنرانی پیرامون موضوع یا موضوعات مشخص می پردازند. برگزاری کنفرانس زحمت زیادی دارد و مستلزم صرف هزینه و زمان زیادی است. بنابراین برگزار کنندگان انتظار دارند جلسات به خوبی مدیریت شوند و دستاورد های مفیدی داشته باشند. از این رو هر جلسه کنفرانس نیاز به مدیر جلسه دارد تا به اهداف تعیین شده از کنفرانس دست یابد. در این مقاله قصد داریم چند نکته طلایی را در راستای مدیریت حرفه ای جلسات کنفرانس با شما در میان بگذاریم:

برای مدیریت جلسه کنفرانس از قبل برنامه داشته باشید!

اگر شما هم از جمله مدیرانی هستید که رویکرد حرفه ای در مدیریت جلسات کنفرانس دارید، بدون شک باید برنامه ریزی را جدی بگیرید. زمانی در مدیریت جلسه کنفرانس موفق خواهید بود که از قبل برنامه ریزی کرده باشید و دستور کار را بدانید. بهتر است برنامه را با شرکت کنندگان در کنفرانس نیز در میان بگذارید. این کار باعث می شود همه شما به عنوان مدیر جلسه طبق برنامه پیش بروید و هم سایرین خود را ملزم به رعایت برنامه بدانند.

بیشتر بخوانید: مدیریت جلسه (به سبک مدیران موفق)

زمانی که از قبل برای کنفرانس برنامه ریزی کرده اید، مدیریت اتفاقات پیش بینی نشده برایتان راحت تر خواهد بود. در غیر این صورت کل اتفاقات جلسه به اتفاقات پیش بینی نشده تبدیل می شود و عملا مدیریت آن پیچیده و بعضا خارج از کنترل خواهد بود.
در صورتی که به هر دلیلی در روند برگزاری کنفرانس تغییراتی ایجاد شد، بهتر است تلاش کنید روند را به روند برنامه ریزی شده نزدیک تر کنید و تغییرات را هر چه سریع تر مدیریت نمایید.

انتخاب زمان مناسب بخشی از مدیریت کنفرانس است!

انتخاب زمان مناسب برای برگزاری کنفرانس اهمیت زیادی دارد. اگر زمان مناسبی را انتخاب کرده باشید، مدیریت جلسه کنفرانس بهتر پیش خواهد رفت. فرض کنید زمان نزدیک به ظهر و وقت ناهار را انتخاب کرده باشید، ممکن است ترک بسیاری از حاضران برای صرف ناهار، نظم جلسه را بر هم بزند و عملا مدیریت جلسه را برای شما پیچیده نماید. ممکن است یک روز برفی را برای برگزاری جلسه انتخاب کرده باشید و تاخیر حاضرین در رسیدن به جلسه، نظم جلسه را بر هم بزند. سعی کنید تمامی جوانب را در انتخاب زمان در نظر بگیرید و بهترین زمان از نظر شرکت کنندگان را انتخاب کنید.

بیشتر بخوانید : برترین نرم افزار مدیریت پروژه فارسی

جلسه کنفرانس را به موقع آغاز کنید!

اگر مدیریت جلسه کنفرانس را بر عهده گرفته اید، توصیه ما این است که کنفرانس را به موقع آغاز کنید. تاخیر در آغاز کنفرانس برنامه های شما را بهم می ریزد و البته باعث بد بین شدن حاضران نسبت به مدیریت زمان شما خواهد شد. بهتر است نهایت احترام را برای وقت حاضرین قائل باشید.

نکته مهم دیگر مدیریت زمان است. بهتر است در طول کنفرانس نیز به مدیریت زمان توجه ویژه ای داشته باشید. عدم مدیریت زمان، اصلی ترین عامل نارضایتی حاضرین در اغلب کنفرانس هاست. شما برای حصول نتیجه مطلوب نیز نیاز به مدیریت زمان دارید. حتی اگر لازم باشد، به حاضرین به صورت محترمانه در خصوص عدم رعایت زمان برنامه ریزی شده تذکر دهید و بدین ترتیب مراقب طولانی شدن کنفرانس باشید. کنفرانس های طولانی با خستگی حاضرین همراه هستند و معمولا به نتایج مطلوب نمی رسند.

مدیریت جلسه کنفرانس نیاز به مدیریت چابک دارد!

مدیریت چابک یعنی این که بتوانید بر اساس تغییرات، سریع تصمیم گیری کنید و شرایط را تحت مدیریت بگیرید. اگر رویکرد حرفه ای در مدیریت جلسه کنفرانس دارید، باید مدیریت چابک را بیاموزید. تصور کنید یکی از سخنرانان در جلسه کنفرانس حاضر نشده است یا اختلافی در جلسه پیش آمده، شما به عنوان مدیر باید بتوانید خیلی سریع اوضاع را تحت مدیریت خود بگیرید. سعی کنید هر نوع تغییری را از قبل پیش بینی کنید و برای آن برنامه داشته باشید. در صورتی که با تغییرات پیش بینی نشده مواجه شدید، خونسرد باشید و در آرامش بهترین تصمیم را بگیرید.

جلسات کنفرانس تعاملی به بهترین نتایج دست می یابند!

هدف شما از مدیریت جلسه کنفرانس، دستیابی به نتایج و دستاورد های مطلوب برای حاضران است. تجربه نشان داده است که جلسات تعاملی با حداکثر مشارکت حاضرین، به بهترین نتایج دست می یابند. برای جلب مشارکت حاضرین، برنامه داشته باشید. سعی کنید در انتهای جلسه نیز با یک نظر سنجی، این تعامل و مشارکت را به حداکثر برسانید.

جمع بندی و نتیجه گیری را فراموش نکنید!

یکی از اصول مهم مدیریت جلسه کنفرانس، جمع بندی و نتیجه گیری است. به ویژه در جلسات کنفرانسی که نفرات متعددی به اعلام نظر می پردازند، بهتر است یک جمع بندی و نتیجه گیری انجام شود. در واقع لازم است در انتهای جلسه، یک گزارش و خلاصه ای از اتفاقات را اعلام نمایید. در انتهای جلسه تقدیر از کسانی که شما را همراهی کرده اند، فراموش نکنید.