سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) چیست؟

سیستم اطلاعات مدیریت یک سیستم برنامه ریزی شده برای جمع آوری، ذخیره سازی و انتشار اطلاعات جهت انجام وظایف مدیریت است. MIS مخفف عبارت “Management Information System” است که به فارسی به معنی سامانه اطلاعات مدیریتی می‌باشد. گرچه واژه های دیگری نظیر سیستم مدیریت اطلاعات، سامانه اطلاعاتی مدیریتی، سیستم اطلاعات مدیریت، ام آی اس و سامانه MIS نیز به کار برده می­شود. MIS یک سیستم کامپیوتری است که برای جمع‌آوری، ذخیره، تجزیه و تحلیل و ارائه اطلاعات مدیریتی به تصمیم‌گیران در سازمان‌ها استفاده می‌شود.

سیستم اطلاعات مدیریتی یا Management Information System ( MIS ) استفاده از فناوری اطلاعات، افراد و فرآیندهای تجاری برای ثبت، ذخیره و پردازش داده ها برای تولید اطلاعاتی است که تصمیم گیرندگان و مدیران در رده های بالای سازمان می‌توانند برای تصمیم گیری روزانه از آن استفاده کنند. هدف MIS استخراج داده ها از منابع مختلف و رسیدن به راهکارهایی است که باعث رشد کسب و کار می‌شود. برای مدیران، سیستم اطلاعات مدیریتی یا Management Information System ( MIS ) پیاده‌سازی سیستم‌ها و روال‌ های سازمانی است. برای برنامه نویس، MIS چیزی جز پردازش و ساختار فایل نیست، با این حال، پیچیدگی زیادی دارد.

سه عنصر سیستم (System)، اطلاعات (Information) و مدیریت (Management) تعریف کاملی از MIS بیان می‌کند. سیستم اطلاعات مدیریتی را می توان به شکل زیر تحلیل کرد:

مدیریت

بخش مدیریت شامل مدیریت برنامه ریزی، کنترل و عملیات می‌باشد. سطوح مدیریت در سازمان به صورت مدیریت ارشد، مدیریت، مدیریت میانه و مدیریت سطوح پایین تر می‌باشد که بخش مدیریت، برنامه ریزی، کنترل و مدیریت عملیات را پوشش می دهد.

• مدیریت ارشد: برنامه ریزی می‌کند.
• مدیریت سطوح میانه: روی کنترل تمرکز دارد.
• مدیریت سطوح پایین تر: با مدیریت واقعی مواجه است.

اطلاعات

اطلاعات در MIS به معنی پردازش داده است که به برنامه ریزی، کنترل و عملیات کمک می کند.

داده ها پردازش شده اند (یعنی ثبت شده، خلاصه شده، مقایسه شده و در نهایت به صورت گزارش MIS به مدیریت ارائه می‌شوند.)

سیستم

داده‌ها با کمک یک سیستم، پردازش و به اطلاعات تبدیل می‌شوند. سیستم شامل ورودی، پردازش، خروجی، بازخورد یا کنترل می‌باشد. بنابراین MIS به معنی یک سیستم پردازش داده می باشد تا اطلاعات مناسب را به مدیریت برای انجام وظایف بدهد.

هدف اصلی MIS تأمین اطلاعات مورد نیاز در فرآیندهای تصمیم‌گیری و مدیریتی برای مدیران سازمان است. سیستم MIS معمولاً از اطلاعاتی که از منابع داخلی و خارجی سازمان جمع‌آوری می‌شود، استفاده می‌کند و اطلاعات را در قالب گزارش‌ها، نمودارها، جداول و داشبوردها به صورت قابل فهم و قابل استفاده برای مدیران ارائه می‌دهد.

با استفاده از MIS، مدیران می‌توانند اطلاعات مربوط به عملکرد سازمان، عملکرد بخش‌ها و تیم‌ها، موجودی­های مالی، مدیریت منابع انسانی، تجارت الکترونیک و سایر جنبه‌های مربوط به سازمان را مورد بررسی و تحلیل قرار دهند. این اطلاعات به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری درباره برنامه‌ریزی، بهینه‌سازی فرآیندها، کنترل کیفیت، تخصیص منابع و استراتژی‌های سازمانی بگیرند.

تاریخچه MIS

سیستم اطلاعات مدیریتی (MIS) در دهه ۱۹۶۰ شکل گرفت و در طول زمان تکامل یافت. در ادامه، تاریخچه MIS را به طور خلاصه بررسی خواهیم کرد:

دهه ۱۹۶۰: در این دهه، با ظهور کامپیوترها و استفاده از فناوری اطلاعات در سازمان‌ها، نیاز به سیستم‌هایی برای جمع‌آوری و پردازش اطلاعات مدیریتی به وجود آمد. در این مرحله، MIS به عنوان یک سیستم محدودتر و متمرکز بر پردازش داده‌ها شکل گرفت.

دهه ۱۹۷۰: در این دهه، با پیشرفت فناوری کامپیوتر و نرم‌افزارهای مدیریتی پیشرفته‌، MIS توسعه یافت و قابلیت‌های بیشتری در جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات مدیریتی به دست آورد. سیستم‌های MIS در این دوره قادر به تولید گزارشات و نمودارهای پیشرفته‌تر بودند و قابلیت‌های جدیدی مانند سیستم‌های تصمیم‌گیری پشتیبانی شده توسط کامپیوتر (Computer-supported Decision Making Systems) نیز به این سیستم‌ها اضافه شد.

دهه ۱۹۸۰: در این دهه، با استفاده از پایگاه‌های داده رابطه‌ای و سیستم‌های مدیریت پایگاه داده، قابلیت‌ها و عملکرد سیستم‌های MIS بهبود یافت. این دهه شاهد توسعه سیستم‌های ERP بود که اطلاعات مدیریتی را در سراسر سازمان یکپارچه می‌کردند.

دهه ۱۹۹۰: در این دهه، با رشد اینترنت و تکنولوژی‌های مرتبط، MIS به سمت سیستم‌های بر پایه وب و سازمان‌دهی اطلاعات بر بستر شبکه پیشروی کرد. این دهه شاهد رشد سیستم‌های CRM (Customer Relationship Management) و سیستم‌های BI (Business Intelligence) بود که به تجزیه و تحلیل داده‌ها و ارائه اطلاعات تصمیم‌گیری بهتر برای مدیران کمک می‌کردند.

دهه ۲۰۰۰ و به بعد: سیستم‌های MIS با استفاده از تکنولوژی‌های مبتنی بر ابر، هوش مصنوعی، تحلیل داده‌های بزرگ و اینترنت اشیا، به یک سیستم یکپارچه و چندوظیفه‌ای تبدیل شده‌اند. این تکنولوژی‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا از داده‌های بزرگ استفاده کرده، تحلیل‌های پیشرفته را انجام داده و به صورت هوشمندانه تصمیم‌گیری کنند.

سیستم‌های MIS در حال حاضر قادر به یکپارچه‌سازی با سیستم‌های دیگر مانند سیستم‌های ERP و CRM هستند. این امکان به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات مدیریتی و عملکرد سازمان را به طور جامع و یکپارچه‌تر مدیریت کنند.

علاوه بر تکنولوژی‌ها، تغییرات در رویکردها و فرهنگ سازمانی نیز تأثیرگذار بوده‌اند. امروزه، MIS در سازمان‌ها به عنوان یک عامل استراتژیک در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و عملیاتی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

اهداف MIS

هدف اصلی سیستم‌های اطلاعات مدیریت فراهم کردن اطلاعات مدیریتی دقیق و به موقع به سازمان‌ها است تا در فرآیند تصمیم‌گیری و مدیریت بهتری داشته باشند. این سیستم‌ها به طور کلی به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا اهداف خود را بهبود بخشند، عملکرد بهتری داشته باشند و رقابت‌پذیری خود را افزایش دهند.

اهداف کلی MIS

سیستم های اطلاعات مدیریتی با هدف سازماندهی ساختار سازمانی در عملیات آن در جهت افزایش رقابت پذیری و بهره وری کار می‌کنند. به طور کلی هدف این نوع سیستم ها عبارت است از:

• شناسایی اطلاعات: شناسایی و ثبت اطلاعات مختلف از داخل و خارج از سازمان در جهت تصمیم سازی
• پردازش اطلاعات: اطلاعات شناسایی شده برای اموری مانند برنامه ریزی، سازماندهی، هماهنگ سازی، مدیریت و کنترل عملیات پردازش می شوند. پردازش اطلاعات شامل: محاسبات، مرتب سازی، دسته بندی و خلاصه سازی دیتا می باشد.
• ذخیره سازی اطلاعات: اطلاعات یا داده‌های پردازش شده باید برای استفاده در آینده ذخیره شوند.
• بازیابی اطلاعات: سیستم باید بتواند اطلاعات را ذخیره سازی و زمانی که توسط کاربران مختلف مورد نیاز است بازیابی کند.
• انتشار اطلاعات: اطلاعات و یا محصول نهایی MIS باید با استفاده از شبکه سازمانی به طور دوره ای برای کاربران منتشر شود.

به طور خاص، هدف‌های MIS عبارتند از:

1. جمع‌آوری داده‌ها: MIS برای جمع‌آوری و ذخیره داده‌های مرتبط با فعالیت‌های سازمان استفاده می‌شود. این داده‌ها می‌تواند شامل اطلاعات مالی، اطلاعات مشتریان، اطلاعات مربوط به عملکرد سازمان و سایر اطلاعات مدیریتی باشد.
2. پردازش داده‌ها: MIS داده‌ها را تحلیل و پردازش کرده و به صورت اطلاعات مفید و قابل استفاده برای تصمیم‌گیری به مدیران سازمان ارائه می‌دهد. این پردازش ممکن است شامل تحلیل‌های آماری، مدل‌سازی، پیش‌بینی و تجزیه و تحلیل داده‌ها باشد.
3. ارائه گزارشات و اطلاعات مدیریتی: MIS اطلاعات و گزارشات مدیریتی مربوط به عملکرد سازمان را به صورت منظم و قابل فهم ارائه می‌دهد. این گزارشات می‌تواند شامل نمودارها، جداول، گزارشات عملکرد و داشبوردهای مدیریتی باشد که به مدیران کمک می‌کند تا وضعیت سازمان را بررسی و تصمیم‌گیری‌های مناسب را انجام دهند.
4. ارتباطات سازمانی: MIS ارتباطات و هماهنگی بین واحدها و سطوح مختلف سازمان را تسهیل می‌کند. با استفاده از MIS، اعضای سازمان می‌توانند به صورت آنلاین اطلاعات را به اشتراک بگذارند، همکاری کنند و به طور کلی ارتباطات سازمانی را بهبود بخشند.

با همگرایی این هدف‌ها، MIS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهترین تصمیم‌ها را بگیرند، عملکرد خود را بهبود بخشند و به رشد و توسعه پایدار دست یابند.

مزایای MIS

سیستم اطلاعات مدیریت مزایای بسیاری برای سازمان‌ها ارائه می‌دهد. در زیر، چندین مزیت و کاربرد اصلی MIS را بررسی می‌کنیم:

1. تصمیم‌گیری بهتر: MIS با فراهم کردن اطلاعات دقیق و به موقع، به مدیران کمک می‌کند تا تصمیم‌گیری‌های بهتری انجام دهند. این سیستم از طریق تحلیل و پردازش داده‌ها، ارائه گزارشات مدیریتی و داشبوردهای عملکرد، اطلاعات لازم را برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و عملیاتی فراهم می‌کند.
2. افزایش کارایی و بهره‌وری: با استفاده از MIS، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای کسب و کار را بهبود بخشند و کارایی و بهره‌وری را افزایش دهند. سیستم‌های خودکار و اتوماسیونی که در MIS مورد استفاده قرار می‌گیرند، فرآیندهای تکراری را ساده‌تر و سریع‌تر انجام می‌دهند و خطاهای انسانی را کاهش می‌دهند.
3. بهبود ارتباطات سازمانی: MIS با ایجاد پایگاه داده مشترک و ارائه اطلاعات به صورت آنلاین، ارتباطات و هماهنگی بین اعضای سازمان را تسهیل می‌کند. این سیستم اطلاعات را در دسترس همه اعضا قرار می‌دهد و همکاری و همبستگی را بهبود می‌بخشد.
4. افزایش قدرت رقابتی: با استفاده از MIS، سازمان‌ها قادرند به صورت سریع و دقیق به تغییرات در محیط کسب و کار و بازار واکنش نشان دهند. این سیستم با ارائه اطلاعات مربوطه و تحلیل‌های مدیریتی، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا استراتژی‌های مناسب برای رقابت با رقبا تعیین کنند و رشد و توسعه را تسریع کنند.
5. بهبود ارتباط با مشتریان: MIS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا ارتباط بهتری با مشتریان برقرار کنند. با داشتن اطلاعات مشتریان، سازمان‌ها می‌توانند به طور دقیق‌تر به نیازها و ترجیحات مشتریان پاسخ دهند و خدمات و محصولات خود را بهبود بخشند.
6. پیشرفت تکنولوژی: MIS به عنوان یک سیستم فناوری اطلاعاتی، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از پیشرفت‌های تکنولوژی استفاده کنند. با استفاده از فناوری‌های جدید، مانند محاسبات ابری، اینترنت اشیا، هوش مصنوعی و تجزیه و تحلیل داده‌های بزرگ، سازمان‌ها می‌توانند اطلاعات خود را بهبود ببخشند و به روزرسانی‌های فناوری را در سازمان اجرا کنند.

در کل، MIS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از اطلاعات موجود استفاده بهینه را داشته باشند، تصمیم‌گیری‌های بهتری بگیرند، عملکرد و بهره‌وری را بهبود بخشند و رقابت‌پذیری خود را افزایش دهند.

ویژگی های اصلی MIS

ویژگی‌های اصلی سیستم اطلاعات مدیریت عبارتند از:

1. جریان پیوسته (Continuous Flow): MIS از جریان پیوسته داده‌ها و اطلاعات برخوردار است. این به این معنی است که MIS به صورت مداوم و به‌روز می‌شود و اطلاعات جدید به سیستم اضافه می‌شود. این ویژگی امکان دسترسی به اطلاعات به‌روز و دقیق را برای تصمیم‌گیری‌های فعلی و آینده فراهم می‌کند.
2. بهبود تصمیم‌گیری (Decision Enhancement): MIS به مدیران کمک می‌کند تصمیم‌گیری‌های بهتری انجام دهند. با استفاده از اطلاعات و گزارشات تولید شده توسط MIS، مدیران می‌توانند دسترسی به داده‌ها و اطلاعات مربوطه را داشته باشند و تحلیل‌های مدیریتی را انجام دهند. این قابلیت به مدیران این امکان را می‌دهد که تصمیم‌های استراتژیک و تاکتیکی را بر اساس اطلاعات دقیق‌تر و به موقع‌تر اتخاذ کنند.
3. قابلیت انعطاف (Flexibility): برخلاف سیستم‌های سنتی مدیریت، MIS قابلیت انعطاف بیشتری دارد. این سیستم قابلیت سازگاری با تغییرات در نیازها و شرایط سازمان را داراست. MIS قابلیت تغییر و اصلاح ساختار داده‌ها، گزارشات و داشبوردها را دارد تا به نیازهای متفاوت سازمان پاسخ دهد. این انعطاف‌پذیری باعث می‌شود سازمان قادر به تطبیق با تغییرات در محیط خارجی و داخلی خود شود و بهبود‌های مورد نیاز را اعمال کند.

انواع MIS

MIS در بسیاری از حوزه‌ها و بخش‌های سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد. در زیر، به برخی از انواع رایج MIS اشاره می‌کنیم:

1. سیستم گزارش دهی مدیریت یا MRS: این سیستم‌ها برای جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها و اطلاعات مرتبط با عملکرد سازمان استفاده می‌شود. آنها گزارشات و داشبوردهایی ایجاد می‌کنند که به مدیران کمک می‌کنند تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و تاکتیکی را انجام دهند.
2. سیستم کنترل فرآیند یا PCS: این سیستم‌ها برای کنترل و مدیریت فرآیندهای سازمانی استفاده می‌شوند. آنها اطلاعاتی را فراهم می‌کنند که به سازمان کمک می‌کند در بهبود فرآیندها، بهره‌وری بیشتر و کاهش خطاها پیشرفت داشته باشد.
3. سیستم فروش و بازاریابی: این سیستم‌ها برای مدیریت فعالیت‌های فروش و بازاریابی سازمان استفاده می‌شوند. آنها شامل ابزارها و گزارشاتی هستند که به مدیران کمک می‌کنند تا فعالیت‌های فروش، تحلیل بازار، رصد رقبا و مشتریان را مدیریت کنند.
4. سیستم کنترل موجودی یا ICS (Inventory Control System): این سیستم‌ها برای مدیریت و کنترل موجودی سازمان استفاده می‌شوند. آنها به سازمان کمک می‌کنند تا سطح مطلوبی از موجودی را حفظ کند، سفارشات را پردازش کند و کاهش هدررفت مواد را رصد کند.
5. سیستم حسابداری و مالی: این سیستم‌ها برای مدیریت و ثبت عملیات مالی سازمان استفاده می‌شوند. آنها اطلاعات مالی را جمع آوری کرده، گزارش‌های مالی تهیه می‌کنند و در فرآیند‌های حسابداری و مالی سازمان نقش پررنگی دارند.
6. سیستم منابع انسانی: این سیستم‌ها برای مدیریت فعالیت‌های منابع انسانی سازمان استفاده می‌شوند. آنها شامل مدیریت اطلاعات پرسنلی، حضور و غیاب، حقوق و دستمزد، برنامه‌ریزی منابع انسانی و سایر فعالیت‌های مرتبط با نیروی انسانی هستند.
7. سیستم پشتیبانی تصمیم: این سیستم‌ها برای ارائه اطلاعات و تجزیه و تحلیل‌هایی استفاده می‌شوند که به مدیران در فرآیند تصمیم‌گیری کمک می‌کنند. آنها می‌توانند اطلاعات از منابع داخلی و خارجی را جمع آوری کنند و تحلیل‌هایی را ارائه دهند که در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و تاکتیکی مدیران مؤثر باشند.

مطالعه بیشتر سیستم پشتیبان تصمیم گیری چیست؟

8. سیستم اطلاعات اجرایی: این سیستم‌ها برای مدیران سطح عالی و اجرایی استفاده می‌شوند. آنها اطلاعات مهم و کلیدی را با تأکید بر عملکرد سازمان در سطح استراتژیک فراهم می‌کنند.
9. سیستم اطلاعات بازاریابی: این سیستم‌ها برای جمع آوری، تجزیه و تحلیل و استفاده از اطلاعات بازاریابی استفاده می‌شود. آنها به سازمان کمک می‌کنند تا درک بهتری از مشتریان، بازار و رقبا داشته باشد و استراتژی‌های بازاریابی را بهبود بخشد.
10. سیستم اتوماسیون اداری: این سیستم‌ها برای اتوماسیون فعالیت‌های اداری سازمان استفاده می‌شوند. آنها فرآیندهای مانند مدیریت سند، پست الکترونیکی، برنامه‌ریزی و زمانبندی را بهینه می‌کنند.
11. سیستم مدیریت اطلاعات آموزش: این سیستم‌ها برای مدیریت فعالیت‌ها و اطلاعات مربوط به آموزش در سازمان استفاده می‌شوند. آنها شامل مدیریت اطلاعات آموزشی، مدیریت مستندات مهندسی و سایر فعالیت‌های مربوط به آموزش کارکنان هستند.
12. سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی: این سیستم‌ها برای برنامه‌ریزی و مدیریت منابع سازمانی مانند بودجه، نیروی کار، تجهیزات و منابع دیگر سازمان استفاده می‌شوند.

پیاده سازی سیستم اطلاعات مدیریت

پیاده‌سازی سیستم اطلاعات مدیریت یک فرآیند گسترده و پیچیده است که نیاز به برنامه‌ریزی، طراحی، توسعه، پیکربندی، آزمون و راه‌اندازی دارد. در زیر به مراحل کلی پیاده‌سازی یک سیستم MIS اشاره می‌کنیم:

1. تعیین نیازمندی‌ها: در این مرحله، باید نیازها و اهداف سازمان را شناسایی کنید. بررسی کنید که سازمان چه نوع اطلاعاتی نیاز دارد، چگونه این اطلاعات باید تجمیع و تحلیل شوند و چه گزارشات و داشبوردهایی برای مدیران لازم است.
2. بررسی و انتخاب نرم‌افزار: در این مرحله، می‌توانید انواع نرم‌افزارهای MIS موجود را بررسی کنید و بر اساس نیازمندی‌های سازمان، نرم‌افزار مناسب را انتخاب کنید. این شامل بررسی و مقایسه ویژگی‌ها، عملکرد، هزینه و پشتیبانی نرم‌افزارها است.
3. توسعه و سفارشی‌سازی: در صورت لزوم، ممکن است نرم‌افزار را برای سازمان خود سفارشی‌سازی کنید. این شامل تنظیمات و پیکربندی‌های خاص، افزودن و تغییر قابلیت‌ها و ماژول‌ها، و ایجاد اتصالات با سیستم‌ها و برنامه‌های دیگر است.
4. آموزش و آگاهی‌بخشی: پس از نصب و پیکربندی نرم‌افزار، لازم است کاربران سازمان آموزش دیده و آگاهی کافی درباره استفاده از سیستم MIS دریافت کنند. آموزش می‌تواند شامل کلاس‌ها، آموزش آنلاین، مستندات و راهنماها باشد.
5. آزمون و ارزیابی: قبل از راه‌اندازی نهایی سیستم MIS، باید آن را آزمایش کنید و از عملکرد صحیح آن اطمینان حاصل کنید. این شامل تست و ارزیابی ماژول‌ها، عملکرد سیستم در شرایط مختلف و بررسی اطمینان‌سنجی از صحت و قابلیت‌های سیستم است.
6. راه‌اندازی و مهاجرت به سیستم: در این مرحله، سیستم MIS را به صورت رسمی راه‌اندازی کنید و از سیستم قبلی به سیستم جدید مهاجرت کنید. این شامل انتقال داده‌ها، تنظیمات و فرآیندها به سیستم جدید است. همچنین، ممکن است نیاز به آماده‌سازی سرویس‌ها و زیرساخت‌های لازم برای اجرای سیستم MIS داشته باشید.
7. پشتیبانی و نگهداری: پس از راه‌اندازی سیستم MIS، لازم است آن را به‌روزرسانی و نگهداری کنید. این شامل رفع اشکالات، اجرای به‌روزرسانی‌ها، پشتیبان‌گیری از داده‌ها و مانیتورینگ عملکرد سیستم است.

همچنین، در هر مرحله از پیاده‌سازی سیستم MIS، توجه به مدیریت پروژه، ارتباط با کاربران و مدیران سازمان، و توافق بر سازماندهی و زمان‌بندی مناسب بسیار مهم است.

مهمترین نکته این است که پیاده‌سازی یک سیستم MIS نیاز به بررسی دقیق نیازمندی‌ها و همچنین هماهنگی با تیم‌ها و استفاده از روش‌ها و فرآیندهای مناسب دارد. همچنین، در صورت نیاز، بهتر است با یک متخصص MIS یا یک شرکت مشاوره فناوری اطلاعات در این فرآیند مشاوره و همکاری کنید.

ویژگی های یک پیاده سازی خوب سیستم های اطلاعاتی مدیریتی به شرح ذیل می‌باشد:

• بر اساس برنامه ریزی بلند مدت باشد.
• یک دید کلی از پویایی و ساختار سازمان ارائه دهد.
• یک سیستم کامل و جامع که تمام زیر سیستم های متصل در سازمان را پوشش بدهد.
• به صورت یک روش بالا به پایین برنامه ریزی شود، زیرا تصمیم گیرندگان و یا مدیریت باید به طور فعال درگیر شوند و مسیر مشخصی را در مرحله توسعه سیستم های اطلاعاتی فراهم کنند.
• بر اساس نیاز به اطلاعات استراتژیک، عملیاتی و تاکتیکی مدیران یک سازمان باشد.
• باید قادر به پیش بینی، تخمین و تولید اطلاعات پیشرفته، در نتیجه ارائه مزیت رقابتی باشد. بر این اساس تصمیم گیرندگان قادر به انجام اقدامات، پیش بینی و تخمین اطلاعات خواهند بود.
• ارتباط بین تمامی زیر سیستم ها در داخل سازمان برقرار گردد تا تصمیم گیرندگان بتوانند بر اساس دیدگاهی یکپارچه تصمیمی درست اتخاذ نمایند.
• می‌بایست از انحراف و دوگانگی داده ها اجتناب شود تا به این منظور یک جریان آسان اطلاعات از طریق زیر سیستم های مختلف دریافت گردد.
• سیستم اطلاعاتی مدیریت یک سیستم جامع و کامل است که می‌بایست به گونه ای انعطاف پذیر ساخته شود تا بتواند در صورت لزوم به زیر سیستم های کوچک تر افراز گردد.
• ستون یک MIS خوب، دیتابیس مرکزی می باشد.

نرم افزار MIS

نرم‌افزارهای MIS نرم‌افزارهایی هستند که برای پشتیبانی و اجرای فرآیندهای مدیریتی و عملیاتی در سازمان‌ها استفاده می‌شوند. این نرم‌افزارها به صورت یکپارچه و جامع عمل می‌کنند و می‌توانند در بخش‌های مختلف سازمان مورد استفاده قرار بگیرند.

در گذشته این نرم افزار ها در بستر رایانه های بزرگ کار می کردند. اما با تکامل سیستم های محاسباتی سازمان ها تصمیم گرفتند تا نرم افزار MIS را بر روی سیستم های کلاینت سرور اجرا کنند. امروزه نرم افزارهای MIS بر بستر راینش ابری مانند ابر ترکیبی اجرا می شوند.

نرم‌افزارهای MIS قادرند اطلاعات را از منابع مختلف در سازمان جمع‌آوری، و آنها را تجزیه و تحلیل کرده تا گزارش‌ها و داشبوردهای مدیریتی تهیه کنند. این گزارش‌ها و داشبوردها به مدیران و تصمیم‌گیران کمک می‌کنند تا تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و تاکتیکی را بر اساس اطلاعات بهتری انجام دهند.

نرم‌افزارهای MIS ممکن است شامل قابلیت‌های زیر باشند:

1. جمع‌آوری داده‌ها: این نرم‌افزارها قادرند اطلاعات را از منابع مختلف مانند پایگاه داده‌ها، فایل‌ها، سامانه‌های خارجی و حتی سنسورهای محیطی جمع‌آوری کنند.
2. تجزیه و تحلیل داده‌ها: نرم‌افزارهای MIS قادرند داده‌ها را تجزیه و تحلیل کرده و الگوها، روندها و ارتباطات را در داده‌ها شناسایی کنند.
3. گزارش‌دهی و داشبوردهای مدیریتی: این نرم‌افزارها قادرند گزارشات و داشبوردهایی تهیه کنند که به مدیران کمک می‌کنند تا به اطلاعات در فرمت گرافیکی و مفهومی دسترسی پیدا کنند.
4. اتوماسیون فرآیندها: نرم‌افزارهای MIS می‌توانند فرآیندها و فعالیت‌های مختلف در سازمان را اتوماسیون کنند و بهبود کارایی و دقت را به همراه داشته باشند.
5. مدیریت موجودی: این نرم‌افزارها می‌توانند در مدیریت موجودی و کنترل موجودی کمک کنند، از جمله سطح موجودی، سفارشات و هدررفت مواد.
6. مدیریت منابع انسانی: نرم‌افزارهای MIS می‌توانند در مدیریت منابع انسانی سازمان مانند مدیریت اطلاعات پرسنلی، حضورو غیاب کارکنان، حقوق و دستمزد و سایر فعالیت‌های مرتبط به منابع انسانی کمک کنند.
7. مدیریت رابطه با مشتری: با استفاده از نرم‌افزارهای MIS، سازمان‌ها می‌توانند اطلاعات مرتبط با مشتریان را مدیریت کرده و بهبود رابطه‌ی خود با مشتریان را تحقق بخشند. این شامل مدیریت اطلاعات مشتری، تاریخچه تعامل با مشتریان و تحلیل و پیش‌بینی رفتار مشتریان است.
8. امنیت و حفاظت اطلاعات: نرم‌افزارهای MIS باید دارای امکاناتی باشند که امنیت اطلاعات سازمان را حفظ کنند و در برابر تهدیدات امنیتی محافظت کنند. این شامل کنترل دسترسی، رمزنگاری اطلاعات و ردیابی ورود و خروج کاربران است.

نرم‌افزارهای MIS می‌توانند به وسیله‌ی سازمان‌ها در صنایع مختلف مورد استفاده قرار بگیرند، از جمله تولید، خدمات مالی، خدمات بهداشتی، حمل و نقل و بسیاری دیگر.

ویژگی های یک نرم افزار MIS که به خوبی طراحی گردیده است به شرح ذیل می باشد:

• سیستم باید قادر به پرداش داده‌ها با دقت و سرعت بالا و با استفاده از تکنیک‌های مختلف شامل : تحقیق عملیات، شبیه سازی، فرا ابتکاری و از این دست باشد.
• سیستم باید قادر به جمع آوری، سازماندهی، دستکاری و به روز رسانی مقدار زیادی از داده های خام مرتبط و غیر مرتبط با منابع مختلف ….
• سیستم قابلیت ارائه بدون تاخیر اطلاعات زمانی واقعی در مورد رویدادهای جاری را دارا باشد.
• سیستم می‌بایست از آخرین قوانین و مقررات و فرمت های خروجی پشتیبانی پیروی کند.
• سیستم می‌بایست اطلاعات سازمان یافته و مرتبط با سطوح مدیریت اعم از استراتژیک، عملیات و تاکتیکی را برای تمام سطوح ارائه دهد.
• سیستم می‌بایست انعطاف پذیری بالا در ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات دارا باشد.

انواع نرم افزارهای MIS

در ادامه چهار نوع اصلی نرم افزاری های MIS معرفی شده است:

• DSS. یک نرم افزار DSS اطلاعات مرتبط با کسب و کار را تجزیه و تحلیل کرده تا به مدیران در جریان تصمیم گیری کمک کند. برای نمونه، یک DSS می تواند میزان درآمد کسب شده را براساس مقدار تخمینی فروش محصولات جدید محاسبه کند.
• سامانه پردازش تراکنش (TPS). نرم افزار TPS تراکنش های وابسته به یک کسب و کار را بررسی می کند. نمونه هایی از کاربرد این نرم افزار شامل پردازش حقوق، پردازش سفارشات کسب و کارها با مدل تجارت الکترونیکی وصدور صورتحساب می شود.
• سیستم های پشتیبان مدیریت (MSS). نرم افزاری های MSS اطلاعات را ذخیره و سازمان دهی می کنند تا امکان گزارش نویسی و تجزیه و تحلیل داده جهت برنامه ریزی و پاسخ گویی به نیازهای شرکت برای کاربران وجود داشته باشد.برای مثال پایگاه های داده تحلیلی نمونه ای از MSS هستند.
• سامانه‌های خُبره. سامانه‌های خُبره با استفاده از هوش مصنوعی (AI) به مدیران مشاوره و دیدی کلی نسبت به کسب و کارشان می دهند. در سامانه‌های خُبره، هوش مصنوعی به گونه ای طراحی شده تا دانش یک متخصص انسانی در زمینه ای به خصوص را شبیه سازی کند .

مثال از سیستم مدیریت اطلاعات

به عنوان مثالی از سیستم اطلاعات مدیریت، فرض کنید یک شرکت تولیدی دارید که تولید و توزیع محصولات به بازار را انجام می‌دهد. در اینجا چندین مثال از ماژول‌ها و عملکردهای ممکن در یک سیستم MIS را بررسی خواهیم کرد:

1. مدیریت موجودی: سیستم MIS می‌تواند اطلاعات مربوط به موجودی محصولات را در لحظه جمع‌آوری و نمایش دهد. این شامل تعداد واحدهای موجود، سطح موجودی در انبار، نرخ تقاضا و تحویل محصولات است. این اطلاعات به مدیران کمک می‌کند تا موجودی را بهینه‌سازی کنند و مشکلات مربوط به نقص یا افزایش موجودی را پیش‌بینی کنند.
2. پیگیری سفارشات: سیستم MIS قادر به پیگیری و مدیریت سفارشات و فرآیند تحویل محصولات است. این شامل ثبت سفارشات جدید، بررسی وضعیت سفارشات، تخصیص موجودی، ردیابی تحویل و اطلاعات مربوط به تحویل سفارشات به مشتریان است.
3. گزارشگیری و تجزیه و تحلیل: سیستم MIS می‌تواند گزارشات و داشبوردهای مربوط به عملکرد شرکت را ایجاد و نمایش دهد. این شامل گزارشات مالی، عملکرد فروش، موجودی، تحلیل داده‌ها و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) است. این گزارشات و تجزیه و تحلیل‌ها به مدیران کمک می‌کنند تا عملکرد کسب و کار را ارزیابی کنند و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک را براساس آن‌ها انجام دهند.
4. مدیریت منابع انسانی: سیستم MIS می‌تواند در فرآیند مدیریت منابع انسانی نقش مهمی ایفا کند. این شامل مدیریت اطلاعات پرسنلی، مدیریت حضور و غیاب، فرآیند استخدام و ترک کارمندان، مدیریت حقوق و دستمزد، و ارزیابی عملکرد است. این سیستم به مدیران HR کمک می‌کند تا به طور موثر منابع انسانی را مدیریت و بهینه‌سازی کنند.

کتاب MIS

کتاب‌های مختلفی در زمینه سیستم‌های اطلاعات مدیریت وجود دارند. در زیر دو کتاب بسیار ناب و کاربردی در این حوزه آورده شده است:

1. کتاب Management Information Systems: Managing the Digital Firm نوشته Kenneth C. Laudon; Jane Price Laudon: یکی از منابع محبوب در زمینه سیستم‌های اطلاعات مدیریت است. آن را می‌توان به عنوان یک منبع جامع برای درک مفاهیم و اصول اساسی MIS استفاده کرد.

2. کتاب Information Systems for Business: An Experiential Approach: این کتاب بر روی رویکرد تجربی و عملی در آموزش سیستم‌های اطلاعات مدیریت تمرکز دارد. کتاب شامل مطالب مربوط به تجربیات عملی، مطالعه موردی‌ها و فعالیت‌های عملی است که به خوانندگان کمک می‌کند مفاهیم را در یک زمینه عملی بیشتر درک کنند.

این ها کتاب‌های مرجع در زمینه سیستم‌های اطلاعات مدیریت هستند. همچنین، منابع آموزشی آنلاین و دوره‌های آموزشی نیز می‌توانند منابع مفیدی برای یادگیری باشند.

اجزای MIS

یک سیستم اطلاعاتی مدیریت معمولاً شامل چهار جزء اصلی است. این اجزا عبارتند از:

۱. منابع انسانی: منابع انسانی در سیستم اطلاعاتی مدیریت شامل افرادی است که وظیفه جمع‌آوری، پردازش و تحلیل اطلاعات را بر عهده دارند. این افراد می‌توانند شامل تحلیلگران داده، متخصصان فناوری اطلاعات، کارشناسان بازاریابی و سایر کارکنان مرتبط با سیستم باشند. منابع انسانی باید دارای مهارت‌ها و دانش لازم برای عملکرد بهینه سیستم باشند.

۲. داده‌ها: Data مجموعه ای از اطلاعات مربوط به فعالیت‌ها، عملکرد و منابع سازمان هستند. این داده‌ها می‌توانند شامل اطلاعات مالی، اطلاعات مشتریان، داده‌های عملیاتی و سایر داده‌های مربوط به سازمان باشند. داده‌ها باید به صورت منظم و سازماندهی شده جمع‌آوری، ذخیره و پردازش شوند تا بتوانند به عنوان ورودی‌های سیستم اطلاعاتی مدیریت استفاده شوند.

۳. فناوری اطلاعات: فناوری اطلاعات شامل سخت‌افزارها، نرم‌افزارها و شبکه‌های کامپیوتری است که برای جمع‌آوری، ذخیره، پردازش و انتقال اطلاعات در سیستم اطلاعاتی مدیریت استفاده می‌شوند. این فناوری‌ها شامل رایانه‌ها، سرورها، پایگاه‌داده‌ها، نرم‌افزارهای تحلیل داده و شبکه‌های ارتباطی می‌باشند. فناوری اطلاعات باید قادر به جمع‌آوری، ذخیره و پردازش داده‌ها با سرعت و کارایی بالا باشد.

۴. فرآیندها: فرآیندها شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و روال‌هایی است که برای جمع‌آوری، پردازش و تحلیل داده‌ها و ارائه اطلاعات به مدیران استفاده می‌شود. این فرآیندها شامل جمع‌آوری داده‌ها، تحلیل داده‌ها، تولید گزارشات، پشتیبانی از تصمیم‌گیری و مدیریت امنیت اطلاعات می‌باشند.

رابطه MIS و ERP

MIS و سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) دو سیستم مدیریتی متفاوت هستند اما می‌توانند با یکدیگر وابستگی داشته باشند. در زیر رابطه بین این دو سیستم را بیان می‌کنیم:

1. محتوا و محدوده:

– سیستم اطلاعاتی مدیریت (MIS): MIS برای جمع‌آوری، پردازش و ارائه اطلاعات به مدیران برای تصمیم‌گیری استفاده می‌شود. این سیستم معمولاً بر اساس نیازهای سازمان طراحی و پیاده‌سازی می‌شود و می‌تواند اطلاعات مربوط به مالی، فروش، بازاریابی، منابع انسانی و سایر حوزه‌های سازمان را پوشش دهد. MIS به مدیران کمک می‌کند تا از عملکرد سازمان آگاه شوند و تصمیمات استراتژیک را اتخاذ کنند.

– نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP): ERP یک سیستم یکپارچه است که برای مدیریت منابع سازمانی از جمله مالی، تولید، فروش، منابع انسانی و زنجیره تأمین استفاده می‌شود. این سیستم اطلاعاتی مدیریتی بر اساس یک پایگاه داده متمرکز عمل می‌کند و اطلاعات را به صورت یکپارچه و همگام بین بخش‌های سازمانی مختلف تسهیل می‌کند. ERP به طور کلی برای بهبود کارایی عملیات سازمان، افزایش تطابق و هماهنگی بین بخش‌های مختلف و ارتقاء کنترل و نظارت استفاده می‌شود.

2. توابع:

– سیستم اطلاعاتی مدیریت (MIS): MIS برای جمع‌آوری داده‌ها، تحلیل آن‌ها و تهیه گزارشات و اطلاعات مدیریتی استفاده می‌شود. این سیستم برای مدیران اطلاعاتی فراهم می‌کند تا در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک بهتر عمل کنند. MIS معمولاً بر مبنای اهداف و نیازهای سازمان طراحی می‌شود و می‌تواند شامل گزارش‌های مالی، گزارشات عملکرد، نمودارها و جداول مدیریتی باشد.

– نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP): ERP برای مدیریت فرآیندها و منابع سازمانی استفاده می‌شود. این سیستم شامل ماژول‌های مختلفی است که عملکردهای مختلف سازمان را پوشش می‌دهند، از جمله ماژول‌های مالی، تولید، فروش، منابع انسانی، زنجیره تأمین و مدیریت پروژه. ERP به طور یکپارچه فرآیندها و اطلاعات بین بخش‌های سازمانی را هماهنگ می‌کند و امکان مدیریت موثر‌ و بهینه‌ منابع سازمان را فراهم می‌کند.

3. ارتباط:

– سیستم اطلاعاتی مدیریت (MIS): MIS می‌تواند به عنوان یکی از زیرسیستم‌هایی که در یک سیستم ERP استفاده می‌شود، عمل کند. MIS می‌تواند اطلاعات مدیریتی مورد نیاز برای تصمیم‌گیری استراتژیک را از سیستم ERP دریافت کند و آن را تحلیل و گزارش دهد. همچنین، MIS می‌تواند اطلاعات خود را با سایر سیستم‌ها و زیرسیستم‌های سازمان به اشتراک بگذارد و تبادل اطلاعات را تسهیل کند.

– نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP): ERP معمولاً شامل یک زیرسیستم مالی است که اطلاعات مالی مربوط به سازمان را مدیریت می‌کند. این زیرسیستم می‌تواند اطلاعات مالی را به سیستم MIS ارسال کند تا در تحلیل و گزارش‌دهی استفاده شود. علاوه بر این، ERP می‌تواند اطلاعات عملیاتی مثل فروش، تولید و مدیریت منابع انسانی را نیز به صورت هماهنگ با سایر زیرسیستم‌ها در اختیار MIS قرار دهد.

به طور خلاصه، MIS می‌تواند به عنوان یکی از زیرسیستم‌های سیستم ERP عمل کند و از اطلاعات مدیریتی آن استفاده کند، همچنین ERP می‌تواند اطلاعات عملیاتی را به صورت هماهنگ به سیستم MIS ارسال کند.

چه شرکت هایی می‌توانند از MIS استفاده کنند؟

تقریباً هر سازمانی بدون توجه به اندازه و نوع فعالیت سازمان می‌تواند از سیستم اطلاعاتی مدیریت استفاده کند. MIS برای همه انواع سازمان‌ها، از جمله شرکت‌های بزرگ، شرکت‌های کوچک، سازمان‌های غیرانتفاعی و دولتی نیز مناسب است. این سیستم می‌تواند در صنایع مختلف مانند مالی، تولید، خدمات، بازرگانی و سایر حوزه‌های صنعتی استفاده شود.

بنابراین، هرگونه سازمانی که به دنبال بهبود عملکرد، بهبود تصمیم‌گیری، تحلیل داده‌ها و گزارش‌دهی، هماهنگی بین بخش‌های مختلف و بهره‌وری بیشتر است، می‌تواند از سیستم MIS بهره ببرد.

مشاغل مربوط به MIS

از جمله وظایف کارکنان این حوزه می توان به کار کردن در بخش مالی و مدیریت IT اشاره کرد. مشغول بودن در حوزه MIS نیازمند برنامه ریزی و تجزیه و تحلیل گسترده برای پروژه های مهم شرکتی در مقیاس بزرگ بوده و در اکثر اوقات کسانی که علاقه مند به کار توی این حوزه اند به تجربه کاری یا مدرک دانشگاهی در زمینه مالی و اقتصاد نیاز دارند.

مسئولیت های حوزه MIS شامل مدیریت سیستم های IT و شبکه، تجزیه و تحلیل سیستم های شرکتی، یکپارچه سازی داده و تطبیق پذیری و آماده سازی گزارش های مالی می شود. افرادی که علاقه مند به کار توی حوزه MIS هستند باید مهارت های نرم را نیز داشته باشند و بتوانند با آن دسته از قسمت های شرکت که به بخش MIS وابسته هستند ارتباط خوبی برقرار کنند.

برای بخش MIS شرکت ها نرم افزارهای تجاری را انتخاب می کنند که می توانند به آن سازمان در رسیدن به اهداف خود در زمینه فروش، بازاریابی و غیره کمک کنند. و در ادامه بخش MIS این نرم افزارها را در طول بازه کاربردی شان مدیریت و کنترل می کند.

به طور معمول کار کردن در حوزه MIS  به مدرک دانشگاهی در زمینه مدیریت IS، علوم کامپیوتری و یا رشته های مرتبط نیازمند است. علاقه مندان به کار در این حوزه باید توانایی مدیریت IT و کار با ارائه دهنده گان سیستم های نرم افزاری را داشته باشند و همچنین بتوانند تا سیستم های کامپیوتری را عیب یابی و بهینه سازی کنند. به علاوه این افراد باید بتوانند تا معیارهایی را تحت نظر داشته باشند  که میزان کارآمدی یک نرم افزار را در محقق نمودن اهداف سازمان مشخص می کند.

در زیر نمونه‌هایی از مشاغل مرتبط با MIS آورده شده است:

1. مدیر سیستم‌های اطلاعاتی: این شغل شامل مدیریت و نظارت بر سیستم‌های MIS در یک سازمان است. این شخص مسئول برنامه‌ریزی، پیاده‌سازی، توسعه و نگهداری سیستم‌های MIS است.
2. تحلیلگر سیستم: تحلیلگر سیستم مسئول تحلیل نیازها و الزامات سازمان در حوزه سیستم‌های MIS است. او بررسی می‌کند که چگونه این سیستم‌ها می‌توانند بهبود عملکرد سازمان، تسهیل تصمیم‌گیری و بهبود فرآیندهای کسب و کار شوند.
3. تحلیلگر داده: تحلیلگر داده مسئول بررسی و تحلیل داده‌های جمع‌آوری شده توسط سیستم‌های MIS است. او از ابزارها و تکنیک‌های تحلیل داده استفاده می‌کند تا الگوها، روندها و اطلاعات مفید دیگر را در داده‌ها شناسایی کند.
4. مدیر پروژه: مدیران پروژه در پیاده‌سازی سیستم‌های MIS نقش مهمی دارند. آنها مسئول برنامه‌ریزی، کنترل و نظارت بر فرآیند پیاده‌سازی سیستم MIS هستند و تضمین می‌کنند که پروژه در زمان، بودجه و به‌صورت موفقیت‌آمیز انجام شود.
5. مدیر امنیت اطلاعات: در سیستم‌های MIS، امنیت اطلاعات بسیار حائز اهمیت است. مدیران امنیت اطلاعات مسئول محافظت از داده‌ها و اطلاعات سازمان در برابر حملات و تهدیدات امنیتی هستند.
6. مدیر مالی: مدیران مالی نیز می‌توانند از سیستم‌های MIS برای مدیریت و کنترل عملکرد مالی سازمان استفاده کنند. آنها می‌توانند از این سیستم‌ها برای پیگیری و آنالیز داده‌های مالی، تهیه گزارش‌های مالی و برنامه‌ریزی مالی استفاده کنند.
7. مشاور سیستم: مشاوران سیستم می‌توانند به سازمان‌ها در مورد استراتژی‌ها و پیاده‌سازی سیستم‌های MIS کمک کنند. آنها با بررسی نیازها و هدف‌های سازمان، پیشنهادات و راهکارهای بهینه برای استفاده از سیستم‌های MIS ارائه می‌دهند و در فرآیند اجرا و انتقال به سیستم جدید نیز همراهی می‌کنند.