سیستم اطلاعات مدیریتی یا Management Information System ( MIS ) استفاده از فناوری اطلاعات ، افراد و فرایندهای تجاری برای ثبت ، ذخیره و پردازش داده ها برای تولید اطلاعاتی است که تصمیم گیرندگان و مدیران در رده های بالای سازمان می توانند برای تصمیم گیری روزانه از آن استفاده کنند. هدف MIS استخراج داده ها از منابع مختلف و رسیدن به راهکارهایی است که باعث رشد کسب و کار می شود. برای مدیران، سیستم اطلاعات مدیریتی یا Management Information System ( MIS ) پیاده‌سازی سیستم‌ها و روال‌ های سازمانی است. برای برنامه نویس، MIS چیزی جز پردازش و ساختار فایل نیست، با این حال، پیچیدگی زیادی دارد.

سه عنصر سیستم ( System ) ، اطلاعات ( Information ) و مدیریت ( Management ) تعریف کاملی از MIS بیان می‌کند. سیستم اطلاعات مدیریتی را می توان به شکل زیر تحلیل کرد:

  • مدیریت

بخش مدیریت شامل مدیریت برنامه ریزی، کنترل و عملیات می‌باشد. سطوح مدیریت در سازمان به صورت مدیریت ارشد، مدیریت، مدیریت میانه و مدیریت سطوح پایین تر می‌باشد که بخش مدیریت، برنامه ریزی، کنترل و مدیریت عملیات را پوشش می دهد.

مدیریت ارشد: برنامه ریزی می‌کند.

مدیریت سطوح میانه: روی کنترل تمرکز دارد.

مدیریت سطوح پایین تر: با مدیریت واقعی مواجه است.

  • اطلاعات

اطلاعات در MIS به معنی پردازش داده است که به برنامه ریزی، کنترل و عملیات کمک می کند.

داده ها پردازش شده اند (یعنی ثبت شده، خلاصه شده، مقایسه شده و در نهایت به صورت گزارش MIS به مدیریت ارائه می‌شوند.)

  • سیستم

داده‌ها با کمک یک سیستم، پردازش و به اطلاعات تبدیل می‌شوند. سیستم شامل ورودی، پردازش، خروجی، بازخورد یا کنترل می‌باشد.

بنابراین MIS به معنی یک سیستم پردازش داده می باشد تا اطلاعات مناسب را به مدیریت برای انجام وظایف بدهد.

سیستم اطلاعات مدیریت یا MIS چیست

تعریف MIS

سیستم اطلاعات مدیریت ( MIS ) یک سیستم برنامه ریزی شده برای جمع آوری، ذخیره سازی و انتشار اطلاعات جهت انجام وظایف مدیریت میباشد.

چه نیازی به MIS در سازمان وجود دارد؟

موارد زیر برخی از توجیهات داشتن سیستم مدیریت اطلاعات است :

  • تصمیم گیرندگان برای اتخاذ تصمیمات موثر به اطلاعات نیاز دارند. سامانه اطلاعاتی مدیریتی (MIS) این امکان را فراهم می کند.
  • سیستم های MIS ارتباطات درون و خارج از سازمان را تسهیل می کنند. کارکنان داخل سازمان می توانند به راحتی به اطلاعات مورد نیاز برای امور روزانه دسترسی داشته باشند. تسهیلاتی مانند سرویس پیام کوتاه و ایمیل امکان برقراری ارتباط با مشتریان و تامین کنندگان را از درون سیستم MIS مورد استفاده سازمان فراهم می کند.
  • سیستم های اطلاعات مدیریت کلیه معاملات تجاری یک سازمان را ثبت کرده و مرجعی برای معاملات ارائه می دهد.

اجزای سیستم اطلاعاتی مدیریت (MIS)

اجزای اصلی یک سیستم مدیریت اطلاعات MIS عبارتند از:

  • افراد : افرادی که از سیستم های اطلاعاتی استفاده می کنند.
  • داده : داده هایی که سیستم اطلاعات ثبت می کند.
  • رویه های تجاری : روش هایی برای ثبت ، ذخیره و تجزیه و تحلیل داده ها
  • سخت افزار : شامل سرورها ، ایستگاه های کاری ، تجهیزات شبکه ، چاپگرها و غیره است.
  • نرم افزار : برنامه هایی هستند که برای رسیدگی به داده ها استفاده می شوند. اینها شامل برنامه هایی مانند برنامه های صفحه گسترده ، نرم افزار پایگاه داده و غیره است.

بنر نرم افزار مدیریت پروژه (EPM)

اهداف استفاده از MIS

سیستم های اطلاعات مدیریتی با هدف سازماندهی ساختار سازمانی در عملیات آن در جهت افزایش رقابت پذیری و بهره وری کار می‌کنند. هدف این نوع سیستم ها عبارت است از:

  • شناسایی اطلاعات: شناسایی و ثبت اطلاعات مختلف از داخل و خارج از سازمان در جهت تصمیم سازی
  • پردازش اطلاعات: اطلاعات شناسایی شده برای اموری مانند برنامه ریزی، سازماندهی، هماهنگ سازی، مدیریت و کنترل عملیات پردازش می شوند. پردازش اطلاعات شامل: محاسبات، مرتب سازی، دسته بندی و خلاصه سازی دیتا می باشد.
  • ذخیره سازی اطلاعات: اطلاعات یا داده‌های پردازش شده باید برای استفاده در آینده ذخیره شوند.
  • بازیابی اطلاعات: سیستم باید بتواند اطلاعات را ذخیره سازی و زمانی که توسط کاربران مختلف مورد نیاز است بازیابی کند.
  • انتشار اطلاعات: اطلاعات و یا محصول نهایی MIS باید با استفاده از شبکه سازمانی به طور دوره ای برای کاربران منتشر شود.

مشخصات MIS :

ویژگی های پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی مدیریتی ( MIS ) به شرح ذیل می‌باشد:مزایای MIS برای سازمان

  • بر اساس برنامه ریزی بلند مدت باشد.
  • یک دید کلی از پویایی و ساختار سازمان ارائه دهد.
  • یک سیستم کامل و جامع که تمام زیر سیستم های متصل در سازمان را پوشش بدهد.
  • به صورت یک روش بالا به پایین برنامه ریزی شود، زیرا تصمیم گیرندگان و یا مدیریت باید به طور فعال درگیر شوند و مسیر مشخصی را در مرحله توسعه سیستم های اطلاعاتی فراهم کنند.
  • بر اساس نیاز به اطلاعات استراتژیک، عملیاتی و تاکتیکی مدیران یک سازمان باشد.
  • باید قادر به پیش بینی، تخمین و تولید اطلاعات پیشرفته، در نتیجه ارائه مزیت رقابتی باشد. بر این اساس تصمیم گیرندگان قادر به انجام اقدامات، پیش بینی و تخمین اطلاعات خواهند بود.
  • ارتباط بین تمامی زیر سیستم ها در داخل سازمان برقرار گردد تا تصمیم گیرندگان بتوانند بر اساس دیدگاهی یکپارچه تصمیمی درست اتخاذ نمایند.
  • می‌بایست از انحراف و دوگانگی داده ها اجتناب شود تا به این منظور یک جریان آسان اطلاعات از طریق زیر سیستم های مختلف دریافت گردد.
  • سیستم اطلاعاتی مدیریت (MIS) یک سیستم جامع و کامل است که می‌بایست به گونه ای انعطاف پذیر ساخته شود تا بتواند در صورت لزوم به زیر سیستم های کوچک تر افراز گردد.
  • ستون یک MIS خوب، دیتابیس مرکزی می باشد.

مشخصات MIS کامپیوتری :

ویژگی های یک MIS کامپیوتری که به خوبی طراحی گردیده است به شرح ذیل می باشد

  • سیستم باید قادر به پرداش داده‌ها با دقت و سرعت بالا و با استفاده از تکنیک‌های مختلف شامل : تحقیق عملیات، شبیه سازی، فرا ابتکاری و از این دست باشد.
  • سیستم باید قادر به جمع آوری، سازماندهی، دستکاری و به روز رسانی مقدار زیادی از داده های خام مرتبط و غیر مرتبط با منابع مختلف ….
  • سیستم قابلیت ارائه بدون تاخیر اطلاعات زمانی واقعی در مورد رویدادهای جاری را دارا باشد.
  • سیستم می‌بایست از آخرین قوانین و مقررات و فرمت های خروجی پشتیبانی پیروی کند.
  • سیستم می‌بایست اطلاعات سازمان یافته و مرتبط با سطوح مدیریت اعم از استراتژیک، عملیات و تاکتیکی را برای تمام سطوح ارائه دهد.
  • سیستم می‌بایست انعطاف پذیری بالا در ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات دارا باشد.

نتیجه گیری

وجود سامانه ای برای جمع آوری، ثبت و ضبط داده ها برای ارائه این اطلاعات دسته بندی شده به رده های تصمیم گیران و مدیران سازمان، در مجموعه های بزرگ کاملا حس می شود. سیستم اطلاعاتی مدیریتی یا MIS اینکار را برای سازمان انجام می دهد. ما در این مقاله از سازمان یار به بررسی جامع این سیستم پرکاربرد مدیریتی پرداختیم. البته که دنیای MIS بزرگتر از یک مقاله است اما آنچه در اینجا ذکر شد حاصل تجربیات چندساله مجموعه سازمان یار در حوزه مدیریت پروژه و فعالیت در سطح رده های مدیریت سازمان است که شناخت MIS و ویژگی های آنرا برای این رده از هر سازمان واجب می داند.