استاندارد PMBOK در مدیریت پروژه چیست؟

PMBOK راهنمای جامع مدیریت پروژه

ساختار دانش مدیریت پروژه (PMBOK) یا راهنمای PMBOK، سندی منتشر شده توسط موسسه مدیریت پروژه (PMI) است. PMI یک سازمان بین المللی غیرانتفاعی و حرفه ای با بیش از 55000 عضو در سراسر جهان است. سند اصلی PMBOK در سال 1987 منتشر شد و از آن زمان به طور مداوم به روز شده است. این راهنما به عنوان مبنایی برای تعریف و توضیح قوانین و دستورالعمل های پذیرفته شده برای مدیریت پروژه عمل می کند.

اهمیت PMBOK:

• زبان مشترک: PMBOK به همه افراد درگیر در پروژه، از جمله مدیران پروژه، اعضای تیم و ذینفعان، یک زبان مشترک برای صحبت در مورد مدیریت پروژه ارائه می دهد.
• بهبود کارایی پروژه: استفاده از بهترین شیوه های PMBOK می تواند به طور قابل توجهی کارایی پروژه را افزایش دهد و احتمال موفقیت آن را بالا ببرد.
• کاهش ریسک پروژه: PMBOK به شناسایی و مدیریت ریسک های پروژه کمک می کند و احتمال بروز مشکلات و چالش ها را کاهش می دهد.
• افزایش رضایت ذینفعان: استفاده از PMBOK می تواند به افزایش رضایت ذینفعان پروژه از طریق شفافیت، پاسخگویی و مدیریت موثر انتظارات آنها کمک کند.

PMBOK چه چیزی را شامل می شود؟

PMBOK شامل مجموعه ای جامع از دانش مدیریت پروژه است، از جمله:

• ده حوزه دانش: یکپارچه سازی، مدیریت محدوده، مدیریت زمان، مدیریت هزینه، مدیریت کیفیت، مدیریت تدارکات، مدیریت منابع انسانی، مدیریت ارتباطات، مدیریت ریسک و مدیریت ذینفعان.
• 47 فرآیند مدیریت پروژه: این فرآیندها به ده حوزه دانش تعلق دارند و فعالیت های کلیدی را که برای مدیریت یک پروژه به طور موفق انجام می شود، توصیف می کنند.
• اصطلاحات کلیدی مدیریت پروژه: PMBOK تعریفی از اصطلاحات رایج در مدیریت پروژه ارائه می دهد.

گواهینامه PMP:

موسسه PMI آزمون گواهینامه مدیریت پروژه حرفه ای (PMP) را ارائه می دهد که به عنوان یکی از معتبرترین گواهینامه های مدیریت پروژه در جهان شناخته می شود. قبولی در این آزمون نشان دهنده تسلط بر دانش و مهارت های مورد نیاز برای مدیریت پروژه های پیچیده است.

تاریخچه PMBOK

1969: تولد PMI

• اولین جلسه PMI در آتلانتا، جورجیا برگزار شد.
• این رویداد نقطه عطفی در تاریخ مدیریت پروژه بود و نشان دهنده تمایل فزاینده به استانداردسازی و حرفه ای کردن این حوزه بود.

1984: اولین آزمون PMP

• آزمون گواهینامه مدیریت پروژه حرفه ای (PMP) برای اولین بار برگزار شد.
• این آزمون به عنوان معیاری برای سنجش دانش و مهارت های افراد در زمینه مدیریت پروژه عمل می کرد.

1987: انتشار اولین PMBOK

• “مجموعه Project Management Body of Knowledge” یا مجموعه مدیریت دانش پروژه منتشر شد.
• این سند اولین نسخه رسمی PMBOK بود و به عنوان مبنایی برای اصول و بهترین شیوه های مدیریت پروژه عمل می کرد.

1994: پیش نویس جدید PMBOK

• پیش نویس جدید “راهنمای PMBOK” منتشر شد.
• این پیش نویس شامل 64 صفحه و هشت حوزه دانش بود.
• آزمون PMP شامل 320 سوال بود که هر کدام از هشت حوزه دانش 40 سوال را شامل می شد.

1996: انتشار اولین نسخه PMBOK Guide

• اولین نسخه رسمی PMBOK Guide منتشر شد.
• این کتاب شامل 176 صفحه، 9 حوزه دانش و 37 فرآیند بود.

2000: انتشار ویرایش دوم PMBOK Guide

• ویرایش دوم PMBOK Guide منتشر شد.
• این کتاب شامل 211 صفحه، 9 حوزه دانش و 39 فرآیند بود.

2004: انتشار ویرایش سوم PMBOK Guide

• ویرایش سوم PMBOK Guide منتشر شد.
• این کتاب شامل 390 صفحه، 44 فرآیند و 592 ITTO (ورودی ها، ابزارها و خروجی ها) بود.
• آزمون PMP بر اساس این نسخه به روز شد و دشوارتر شد.

2007: دریافت استاندارد ANSI/ISO/IEC توسط PMBOK Guide

• PMBOK Guide به عنوان یک استاندارد بین المللی با دریافت گواهینامه ANSI/ISO/IEC به رسمیت شناخته شد.

2008: انتشار ویرایش چهارم PMBOK Guide

• ویرایش چهارم PMBOK Guide منتشر شد.
• این کتاب شامل 467 صفحه، 42 فرآیند و 517 ITTO بود.
• آزمون PMP بر اساس این نسخه به روز شد.

2011: به روز رسانی آزمون PMP با توجه به RDS 2011

• 30 درصد از سوالات آزمون PMP با توجه به مطالعه تعیین نقش (RDS) 2011 به روز شد.

2012: انتشار ویرایش پنجم PMBOK Guide

• ویرایش پنجم PMBOK Guide منتشر شد.
• این کتاب شامل 589 صفحه، 47 فرآیند و 619 ITTO بود.
• آزمون PMP بر اساس این نسخه به روز شد.

2013: به روز رسانی آزمون PMP با توجه به ویرایش پنجم PMBOK Guide

• آزمون PMP با توجه به تغییرات ویرایش پنجم PMBOK Guide به روز شد.

2016: به روز رسانی آزمون PMP با توجه به RDS 2015

• سوالات آزمون PMP با توجه به مطالعه تعیین نقش (RDS) 2015 به روز شد.

2017:

• انتشار راهنمای PMBOK، ویرایش ششم: این ویرایش شامل تغییرات جزئی در ساختار و محتوای PMBOK Guide بود.
• به روز رسانی آزمون PMP: آزمون PMP با توجه به تغییرات ویرایش ششم PMBOK Guide به روز شد.

2018:

• انتشار راهنمای PMBOK، ویرایش ششم به زبان فارسی: برای اولین بار، PMBOK Guide به زبان فارسی ترجمه و منتشر شد. این امر دسترسی به PMBOK را برای متخصصان مدیریت پروژه فارسی زبان در سراسر جهان افزایش داد.

2019:

• آغاز مطالعه تعیین نقش (RDS) 2020: PMI مطالعه تعیین نقش (RDS) 2020 را آغاز کرد تا نیازها و انتظارات جامعه مدیریت پروژه را برای نسخه بعدی PMBOK Guide ارزیابی کند.

2020:

• انتشار راهنمای PMBOK، ویرایش هفتم: این ویرایش شامل تغییرات قابل توجهی در ساختار و محتوای PMBOK Guide بود.
• به روز رسانی آزمون PMP: آزمون PMP با توجه به تغییرات ویرایش هفتم PMBOK Guide به روز شد.

2021:

• انتشار راهنمای PMBOK، ویرایش هفتم به زبان فارسی: نسخه فارسی PMBOK Guide، ویرایش هفتم منتشر شد.

2022:

• آغاز مطالعه تعیین نقش (RDS) 2025: PMI مطالعه تعیین نقش (RDS) 2025 را آغاز کرد تا نیازها و انتظارات جامعه مدیریت پروژه را برای نسخه بعدی PMBOK Guide ارزیابی کند.

2023:

• انتشار راهنمای PMBOK، ویرایش هشتم: این ویرایش شامل تغییرات جزئی در ساختار و محتوای PMBOK Guide بود.
• به روز رسانی آزمون PMP: آزمون PMP با توجه به تغییرات ویرایش هشتم PMBOK Guide به روز شد.

2024:

• آغاز مطالعه تعیین نقش (RDS) 2028: PMI مطالعه تعیین نقش (RDS) 2028 را آغاز کرد تا نیازها و انتظارات جامعه مدیریت پروژه را برای نسخه بعدی PMBOK Guide ارزیابی کند.

استاندارد PMBOK چیست و چرا استفاده از آن ضروری است؟

PMBOK استانداردی است که به وسیله آن گواهینامه PMP اخذ می شود. گواهینامه PMP بر اساس نظرسنجی های صورت گرفته، از بهترین شیوه های استفاده شده در بسیاری از شرکت ها است. مزایای استفاده از مدیران پروژه و اعضای تیم دارای مجوز PMP این است که منابع علمی لازم را قبلا آموزش دیده اند. PMBOK هم برای شرکت ها و هم برای کارکنان بسیار ارزشمند است. از دلایلی که استاندارد PMBOK در مدیریت پروژه اهمیت بالایی دارد می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• اولین دلیل ارزشمند بودن PMBOK این است که به شرکت ها اجازه می دهد تا روش ها را در تمام بخش ها استاندارد کنند. این بدان معناست که افراد در بخش توسعه، پروژه ها را به همان روش استانداردی که در بخش توزیع وجود دارد، مدیریت می کنند.
• دوم، PMBOK می تواند به مدیران پروژه کمک کند تا با یک سیستم استاندارد در شرکت ها کار کنند. کسی که در شرکت x کار می کند و سپس به شرکت y نقل مکان می کند، می تواند از همین شیوه ها استفاده کند.
• سوم، PMBOK در مورد راهکارهای عملی بحث می کند. روشهای استاندارد PMBOK در جامعه مدیریت پروژه می تواند به کسانی که از نحوه مدیریت ریسک مطمئن نیستند، کمک شایانی کند. PMBOK همچنین در مورد راهکارهای غیر عملی نیز بحث می کند. این امر از شکست پروژه ها جلوگیری می کند.

نهایتا، مدیران پروژه که با استانداردهای PMBOK آشنا هستند می توانند فرآیند مدیریت پروژه خود را به گونه ای تنظیم کنند که به بهترین نحو با نیازهای شرکت آنها مطابقت داشته باشد. یک ضرب المثل قدیمی بیان می دارد که، “برای شکستن قوانین، ابتدا باید قوانین را بدانید.” هنگامی که مدیران پروژه، برای یادگیری قوانین وقت می گذارند، شیوه ها و قسمت هایی که باید قوانین اجرا نشوند را نیز یاد می گیرند.

ساختار PMBOK

مدیریت پروژه، به عنوان یک راه و روش مدیریتی به سرعت در حال رشد و گسترش در سراسر جهان است. این مهارت اکنون در سطح جهانی به عنوان یک شایستگی استراتژیک، یک مسیر شغلی و موضوعی برای آموزش و آموختن شناخته شده است. چارچوب های استاندارد PMBOK در نسخه 6، شامل: پنج گروه فرآیندی، 10 حوزه دانش و 47 فرآیند مدیریت پروژه (PM) است. حوزه های علمی فرآیندهای PM را بر اساس محتوای مدیریت پروژه گروه بندی می کنند.

🎵 می توانید خلاصه ۵ گروه فرآیندی را در فایل صوتی ساختار PMBOK گوش کنید 🎧:

پنج گروه فرآیند PMBOK بدین شرح هستند :

• فرآیند آغازین

فرآیند آغازین شامل تمام فرآیندها، فعالیتها و مهارتهایی است که برای تعریف موثر شروع یک پروژه مورد نیاز است. تنظیم همه مجوزها، اختیارات و دستورات اولیه کار برای اطمینان از پیشرفت موثر و منطقی فعالیتهای اولیه پروژه، زمینه را برای موفقیت بعدی در تمام مراحل پروژه فراهم می کند. تعیین واضح و شفاف مراحل لازم برای تکمیل کار، آماده سازی تیم ها و در نظر گرفتن بودجه قبل از شروع کار برای شروع قوی هر پروژه در صنعت بسیار مهم است.

به طور معمول فعالیتهایی که باید در فرآیند آغازین انجام شود شامل:

• طبق PMI، فرآیند آغازین به تعیین چشم انداز از آنچه باید انجام شود کمک می کند.
• در این مرحله، پروژه به طور رسمی توسط حامی مجوز می گیرد، محدوده اولیه مشخص می شود و ذینفعان مشخص می شوند.
• شناسایی ذینفعان در اینجا بسیار مهم است؛ زیرا شناسایی صحیح، مدیریت و کنترل ذینفعان به معنای واقعی کلمه می تواند باعث موفقیت یا شکست پروژه شود.

ما همچنین باید نکات زیر را در نظر بگیریم:

• فرآیند آغازین به گونه ای انجام می شود که پروژه ها و برنامه ها توسط یک نهاد حامی به تایید رسمی برسد و همچنین پروژه ها با اهداف استراتژیک سازمانی هماهنگ می شوند.
• در مواردی که این کار انجام نشود، ممکن است پروژه ها بدون هیچ هدف یا اهداف مشخصی شروع و اجرا شوند.
• همچنین لازم به ذکر است که مدیریت در اوایل این مرحله، مدیر پروژه را انتخاب و به وی مجوز می دهد.
• بسیار مهم است که مدیر پروژه را در مراحل اول را تایید کنیم و اختیارات لازم را به او بدهیم؛ زیرا مدیران پروژه اغلب مسئول پروژه هستند اما اختیار کمی دارند.

• فرآیند برنامه ریزی

گروه برنامه ریزی، فرآیندهای مورد نیاز برای تعریف محدوده پروژه را تعیین می کند. همچنین برنامه های استراتژیک را برای به جریان انداختن کارها با حداکثر توان در نظر گرفته و شروع به جمع آوری لیست اولویت ها و برنامه ریزی نیازهای تیم می کند. این گروه همچنین به توضیح دقیق تر همه اهداف و انتظارات پروژه می پردازد و زیرساخت های لازم پروژه برای دستیابی به این اهداف را با توجه به محدودیت های زمانی و مالی ایجاد می کند.

به طور معمول فعالیتهایی زیر باید در گروه برنامه ریزی انجام شود:

• یکی از عناصر مهم برنامه ریزی، تعیین محدوده کلی پروژه است. در حالی که ممکن است به نظر برسد که در راه اندازی گروه به انجام رسیده است، محدوده (همراه با ریسک ها، نقاط عطف، فعالیت های خلاصه و بودجه) در سطح بالاتر تعریف شده است.
• در گروه برنامه ریزی، یک فرآیند برنامه ریزی تکراری و دقیق تر به نام برنامه ریزی تدریجی، اسناد پروژه در سطح بسیار دقیق تری تهیه می شود.
• در راهنمای PMBOK ، PMI بیست و چهار فرآیند مجزا را که در برنامه ریزی دخیل هستند، تعریف می کند.

• فرآیند اجرا

گروه فرآیند اجرا شامل مدیریت موثر تیم ها با در نظر گرفتن این موضوع است که زمان بندی ها را سازماندهی کرده و تیم ها به اهداف مشخص شده برسند. مدیران پروژه با استفاده از این مجموعه مهارت ها، درجه بالایی از سازماندهی و مهارت های ارتباطی را نشان می دهند و در عین حال به نگرانی های تیم یا سایر شرایط پیچیده مانند محدودیت زمانی و بودجه نیز توجه می کنند.

فعالیتهایی که معمولاً در این گروه انجام می شود شامل موارد زیر است:

• مدیر پروژه باید تیم توسعه را مدیریت کند و همچنین آن را با انجام تمرینات تیم سازی پرورش دهد.
• مدیریت پروژه نه تنها مدیریت ارتباطات، بلکه مدیریت مشارکت ذینفعان، تضمین کیفیت پروژه و محصول است.
• همچنین اگر تدارکاتی نیاز باشد، مدیریت پروژه باید از افرادی که برای بستن قرارداد با فروشندگان تلاش می کنند، حمایت کند.

توجه داشته باشید که:

بیشتر بودجه در مرحله اجرا صرف شده و مواردی که در پروژه باید تحویل داده شود، آماده می شود. احتمالا اینجاست که درخواست های تغییر ذی نفع را مشاهده خواهیم کرد. در اینجا است که ابتدا هیئت کنترل تغییرات این تغییرات را تأیید یا رد میکند و تیم پروژه می تواند تغییرات تأیید شده را اجرا کند.

• فرآیند نظارت و کنترل

بررسی دستورات تغییر، رسیدگی به ملاحظات مربوط به بودجه و کاهش شرایط پیش بینی نشده که ممکن است بر توانایی تیم در برآوردن انتظارات اولیه پروژه تأثیر بگذارد، همگی بخشی از مهارت ها و شایستگی های اصلی موجود در گروه فرآیند نظارت هستند. مدیران باتجربه، با نظارت مداوم بر روی پیشرفت پروژه، حرکت رو به جلو را حفظ کرده و از توقف پروژه جلوگیری می کنند. همچنین با آینده نگری و انجام اقدامات سریع، به چالش های پروژه رسیدگی می کنند. فرآیند نظارت و کنترل بر روی کل پروسه انجام پروژه نظارت می کند در طول پروژه اتفاق می افتد و محدود به یک مرحله نیست.

فرآیند نظارت و کنترل شامل چه مواردی می شود؟

طبق PMBOK GUIDE ، این موارد شامل فرآیندهای مورد نیاز برای ردیابی، بررسی و تنظیم پیشرفت و عملکرد پروژه است. به طور معمول فعالیتهایی که باید در گروه نظارت و کنترل انجام شود شامل موارد زیر است:

• موارد مورد نیاز برای تغییر در طرح را مشخص کنید.
• تغییرات لازم را آغاز می کند (حقیقت این است که نمی توانید انتظار داشته باشید که همیشه طبق برنامه پیش خواهید رفت. در اغلب اوقات برنامه های از پیش تعیین شده نیاز به تغییراتی دارند)
• در این گروه، شما اغلب باید به مسیر اصلی خود بازگردید، جایی که برنامه را با عملکرد مقایسه می کنید، واریانس را اندازه گیری می کنید و اصلاحات لازم را انجام می دهید.

• فرآیند خاتمه

بزرگترین چالش این گروه فرآیند این است که پروژه را با موفقیت به پایان برسانند؛ به این معنی که آن را به موقع و در محدوده بودجه تخصیص یافته تکمیل کنند. نکته قابل توجه این است که اجرای این گروه های فرآیندی لزوما آسان نیست، اما انجام ندادن آن بدان معناست که تیم هرگز نمی تواند به مزایای کامل پروژه های بسیار استراتژیک خود پی ببرد.

به طور معمول فعالیتهایی که باید در گروه نظارت و خاتمه انجام شود شامل موارد زیر است:

• نه تنها پروژه را به طور رسمی می بندید، بلکه از طرف مشتری نیز امضا و تاییدیه دریافت میکنید.
• مدیر پروژه باید به طور رسمی باید با بایگانی سوابق، برگزاری جلسه برای مرور آموخته ها، پرداخت نهایی، خاتمه قرارداد و جشن گرفتن و آزاد کردن اعضای تیم، پروژه را ببندد.
• آموخته هایی که از پروژه به دست آمده، به همراه سایر اطلاعات گذشته بایستی بایگانی شوند تا به عنوان تجربه در پروژه های آینده مورد استفاده قرار گیرند و از وقوع مجدد آنها جلوگیری شود.

9 حوزه دانش مدیریت پروژه بر اساس راهنمای PMBOK

یکی از اجزای کلیدی PMBOK، 9 حوزه دانش مدیریت پروژه است که به عنوان چارچوبی برای سازماندهی و مدیریت فعالیت های مختلف درگیر در یک پروژه عمل می کند. هر یک از این حوزه ها بر جنبه خاصی از فرآیند مدیریت پروژه تمرکز دارد و شامل فرآیندها، ابزارها و تکنیک های مرتبط با آن جنبه می باشد.

در ادامه به بررسی مختصری از هر یک از 9 حوزه دانش مدیریت پروژه بر اساس راهنمای PMBOK می پردازیم:

1. مدیریت یکپارچه سازی: این حوزه بر اهمیت مدیریت جامع و یکپارچه پروژه تاکید دارد و شامل فرآیندهایی مانند تعریف پروژه، تدوین برنامه پروژه، و مدیریت ذینفعان می شود.

2. مدیریت محدوده: این حوزه بر تعریف و کنترل محدوده پروژه تمرکز دارد و شامل فرآیندهایی مانند تعریف محدوده پروژه، ایجاد ساختار شکست کار (WBS)، و مدیریت تغییرات می شود.

3. مدیریت زمان: این حوزه بر برنامه ریزی، زمان بندی و کنترل وظایف پروژه تمرکز دارد و شامل فرآیندهایی مانند تعریف فعالیت ها، تخمین زمان فعالیت ها، و ایجاد توالی فعالیت ها می شود.

4. مدیریت هزینه: این حوزه بر برآورد، بودجه بندی و کنترل هزینه های پروژه تمرکز دارد و شامل فرآیندهایی مانند برآورد هزینه ها، ایجاد بودجه پروژه، و کنترل هزینه ها می شود.

5. مدیریت کیفیت: این حوزه بر برنامه ریزی، اجرا و کنترل کیفیت پروژه تمرکز دارد و شامل فرآیندهایی مانند تعریف استانداردهای کیفیت، ارزیابی کیفیت، و کنترل کیفیت می شود.

6. مدیریت تدارکات: این حوزه بر تهیه و مدیریت منابع مورد نیاز پروژه تمرکز دارد و شامل فرآیندهایی مانند شناسایی منابع، برنامه ریزی تدارکات، و مدیریت قراردادها می شود.

7. مدیریت منابع انسانی: این حوزه بر برنامه ریزی، استخدام، توسعه و مدیریت تیم پروژه تمرکز دارد و شامل فرآیندهایی مانند تعریف نقش ها و مسئولیت ها، توسعه تیم، و مدیریت عملکرد می شود.

8. مدیریت ارتباطات: این حوزه بر برنامه ریزی، اجرا و کنترل ارتباطات پروژه تمرکز دارد و شامل فرآیندهایی مانند شناسایی ذینفعان، تدوین برنامه ارتباطات، و مدیریت ارتباطات می شود.

9. مدیریت ریسک: این حوزه بر شناسایی، ارزیابی و مدیریت ریسک های پروژه تمرکز دارد و شامل فرآیندهایی مانند شناسایی ریسک، ارزیابی ریسک، و پاسخ به ریسک می شود.

اهمیت 9 حوزه دانش مدیریت پروژه:

• ایجاد یک چارچوب منسجم: 9 حوزه دانش مدیریت پروژه چارچوبی منسجم برای درک و مدیریت فعالیت های مختلف درگیر در یک پروژه ارائه می دهد.
• بهبود کارایی پروژه: استفاده از بهترین شیوه های مربوط به هر حوزه دانش می تواند به طور قابل توجهی کارایی پروژه را افزایش دهد و احتمال موفقیت آن را بالا ببرد.
• کاهش ریسک پروژه: تمرکز بر مدیریت ریسک در حوزه دانش مربوطه می تواند به شناسایی و مدیریت ریسک های پروژه به طور موثر کمک کند.
• ارتقای سطح حرفه ای: آشنایی با 9 حوزه دانش مدیریت پروژه برای هر فردی که درگیر مدیریت پروژه است، ضروری است و می تواند به ارتقای سطح حرفه ای آنها کمک کند.

47 فرآیند PMBOK

استانداردسازی فرآیندها در قلب همه مدلها و طرحهای تجاری موثر باقی می ماند. در مدیریت پروژه، استاندارد PMBOK یا راهی را ایجاد می کند یا فرآیندهای جدا شده را به یک تلاش کامل، استاندارد و مشارکتی تبدیل می کند. 47 فرآیند زیر تحت 5 گروه مختلف فرآیند طبقه بندی می شوند که در جدول زیر با حوزه های دانشی مرتبط آورده شده اند: