منشور پروژه و طرح مبنای پروژه یک طرح تاکتیکی برای انجام یا اجرای پروژه فناوری اطلاعات فراهم می کند. به علاوه منشور پروژه بیشتر به منظور توافق یا قرارداد بین پشتیبان مالی پروژه و تیم پروژه، مستند کردن ارزش‌های سازمانی سنجش پذیر، تعریف زیر ساخت پروژه، خلاصه کردن جزئیات طرح پروژه، تعریف کردن ارزش های سازمانی سنجش پذیر، تعریف زیر ساخت پروژه نقشها و مسئولیت‌ها، نشان دادن تعهدات پروژه و تشریح مکانیزم کنترل به کار می‌رود.
- مستند کردن ارزش های سازمانی سنجش پذیر: گرچه ارزش‌های سازمانی سنجش پذیر در کسب و کار قرار داده شده است، ولی تعریف شفاف و تائید ارزش های سازمانی سنجش پذیر قبل از توسعه با اجرای طرح پروژه از اهمیت زیادی برخوردار است. چرا که ارزش های سازمانی سنجش پذیر آغازی برای فرایند طرحریزی پروژه است و اساسی برای همه تصمیم های مرتبط با پروژه می باشند. باید توجه داشت که ارزش های سازمانی سنجش پذیر برای یک پروژه تغییر نمی یابند.
- تعریف زیرساخت پروژه: منشور پروژه تمامی افراد، منابع، فناوریها، شیوه ها، فرایندهای مدیریت پروژه و حوزه های دانشی که برای اجرایی کردن پروژه مورد نیاز هستند را تعریف می کند. خلاصه این که منشور پروژه به تفصیل هر چیزی که برای انجام پروژه مورد نیاز است شرح خواهد داد. تعریف زیرساختار باید به طور دقیقی انجام گیرد چرا که این زیرساخت برای توسعه طرح پروژه به کار گرفته می شود. برای مثال دانستن این که چه کسانی در تیم پروژه خواهند بود و به چه منابعی دسترسی خواهند داشت، می تواند به مدیر پروژه در برآورد مدت زمان مورد نیاز برای انجام یک کار و یا مجموعه ای از کارها کمک کند. به طور مثال یک شخص با تجربه با منابع کافی میتواند در زمان کمتری یک وظیفه یا کار معین را انجام دهد در حالی که ممکن است یک شخص بی تجربه با منابع زیاد هم قادر به انجام آن کار نخواهد بود. این نکته حائز اهمیت است که اگر شما برآوردهایتان را بر اساس توانایی بهترین و با تجربه ترین افراد انجام دهید عملا پروژه خود را با ریسک جدی مواجه خواهید کرد. اگر یکی از این اشخاص با تجربه به ناچار مجبور به ترک پروژه باشند شما را با مشکل جدی برای جایگزین کردن یک فرد دیگر روبرو خواهند کرد.
- خلاصه جزئیات طرح پروژه: منشور پروژه باید به قلمرو، زمان بندی، بودجه بندی، اهداف کیفی، خروجی های قابل تحویل و نقاط برجسته پروژه خلاصه شود. منشور پروژه می تواند به عنوان یک ابزار ارتباطی مهم و یک منبع موثق اطلاعات پروژه به کار رود و مبنای کار پروژه باشد.
- تعریف نقشها و مسئولیت‌ها: در منشور پروژه علاوه بر تعیین پشتیبانان مالی پروژه، مدیر پروژه و تیم پروژه، زمان و چگونگی ارتباط آنها در سراسر دوره کاری پروژه نیز مشخص خواهد شد. به علاوه در منشور پروژه نحوه گزارش دهی و مسئولیت تصمیم گیریهای ویژه نیز مشخص می شود.
- نمایش آشکار تعهدات در یک پروژه: علاوه بر تعریف نقشها و مسؤولیتهای ذینفعان مختلف، منشور پروژه باید جزئیات منابعی که باید توسط پشتیبانان مالی پروژه تامین گردد را به طور شفاف مشخص کند. در منشور پروژه همچنین باید مالک محصول و خروجی پروژه در انتهای کار مشخص شود. گرفتن تائید برای منشور پروژه به تیم پروژه این امکان را می دهد که با اختیارات رسمی، اجرای پروژه را شروع کنند.
- مشخص کردن مکانیزم های کنترل پروژه: بدون شک در طول پروژه با تغییرات زمان بندی و بودجه بندی مواجه خواهیم بود. در صورتی که این تغییرات به درست کنترل پروژه از دست مدیر پروژه خارج شده و تیم پروژه هدفشان را در انجام پروژه ان. داد. از این رو در منشور پروژه می بایست یک فرایند برای مدیریت تغییرات احتمال مسئولیت‌های مرتبط با آن پیشنهاد و طرح ریزی شود.
آشنایی با نرم افزارهای سازمان یار: نرم افزار مدیریت پروژه
چه چیزهایی باید در منشور پروژه باشد؟
چارچوب منشور پروژه می بایست بر پایه نه حوزه دانش مدیریت پروژه باشد. اگرچه عمق توسعه رو منشور پروژه وابسته به اندازه و پیچیدگی پروژه خواهد است، ولی باید فرایندهای اصلی مدیریت پرونده حوزه های دانش در تمام پروژه به کار گرفته شوند. در ادامه مواردی را که باید در یک منشور پروژه وجود داشته باشند را مرور می کنیم. البته سازمانها و مدیران پروژه می توانند منشور پروژه را بر پایه بهترین نمونه ها و تجربیاتشان توسعه دهند.
- شناسایی پروژه: داشتن یک نام منحصر به فرد برای تمام پروژه ها جهت شناسایی آن نسبت به دیگر پروژه ها معمول است. بویژه برای سازمانی که پروژه های متعددی را در دست اجرا دارد ضروری مینماید. نامگذاری پروژه در تیم پروژه و ذینفعان پروژه یک احساس مالکیت را القا می کند. اغلب سازمانها از بعضی از انواع کلمات اختصاری برای نام پروژه استفاده می کنند.
- ذینفعان پروژه: شناسایی پروژه و منشور آن با نام پشتیبانان مالی و مدیران پروژه موجب می شود تا ابهام درباره مالک محصول نهایی و رهبر پروژه کاهش یابد. به علاوه، تیم پروژه نیز باید نام گذاری شده و اطلاعات هر فرد مانند سمت و نقشی که در پروژه دارد به همراه اطلاعات تماسش مانند شماره تلفن آنها و آدرس های پست الکترونیکی آن در منشور پروژه بیاید. منشور پروژه به وضوح کسانی که درگیر پروژه هستند را مشخص کرده و چگونگی ارتباط و زمان آن را نیز مشخص می کنند. تعیین ارتباطات مبنی بر گزارشات رسمی، در پروژه های بزرگ، می تواند بسیار مفید باشد. به علاوه می توان از یک کتاب راهنمای دستی شامل اطلاعات تماس افراد درگیر در پروژه استفاده کرد. این کتابچه راهنما در مواقع حس می تواند بسیار مفید باشد.
- شرح پروژه: منشور پروژه به عنوان تنها منبع اطلاعات برای پروژه است. از این رو کسانی که با پروژه آشنا نیستند قابل فهم و استفاده بوده و علاوه بر بیان جزئیات پروژه یک شمای کلی از پروژه ارائه کند. منشور پروژه همچنین ممکن است شامل یک مرور مختصر از پروژه و بیان مشکلات و فرصت های ناشی از آن بیان کند. از طرفی دیگر، بیان رسالت و چشم انداز سازمان و این که پروژه چگونه با اهداف و استراتژی های سازمان همخوانی دارد می تواند بسیار مفید باشد. بهتر است در این بخش به منافعی که از پروژه حاصل می شود پرداخته شده و بیش از آن که به فناوری پرداخته شود به کسب و کار بپردازد.
- ارزش های سازمانی سنجش پذیر: ارزش های سازمانی سنجش پذیر باید شفاف، مختصر و مورد توافق تمامی ذینفعان پروژه بوده و به طور مشخص و ساده در منشور پروژه قابل شناسایی باشند.
- قلمرو پروژه: منظور از قلمرو پروژه، تمام کارهایی است که باید در پروژه انجام شوند. تعریف قلمرو پروژه علاوه بر این که شامل مواردی است که باید در پروژه انجام شود و یا خروجیهایی است که باید تحویل داده شود، باید مواردی را که در پروژه نیستند را نیز به وضوح بیان کند تا در طول پروژه ابهامی ایجاد نشود. قلمرو پروژه اساس توسعه زمان بندی و برآورد هزینه های پروژه است. از این رو تغییر در قلمرو پروژه بر بودجه بندی و زمان بندی طرح پروژه تاثیر خواهد گذاشت. به هر حال، در نظر گرفتن وظایف اضافی برای تیم پروژه، زمان بندی پروژه را افزایش میدهد و به دنبال آن افزایش هزینه پروژه را در بر دارد. به کارگیری رویه های رسمی برای کنترل و مدیریت کردن قلمرو پروژه مفید می باشند. اگر چه ممکن است شما بسیار صریح قلمرو پروژه را مشخص کرده باشید، اما ممکن است همچنان انتظارات متفاوت و جدید به وجود آیند. مدیریت انتظارات ذینفعان توسط مدیر پروژه می تواند در کنترل قلمرو پروژه موثر باشد.
مطالعه بیشتر نرم افزار: جیرا
- زمان بندی پروژه: هرچند جزئیات زمان بندی پروژه در طرح پروژه ارائه می شود، اما خلاصه سازی جزئیات طرح با رعایت زمان شروع و تاریخ اتمام پروژه حائز اهمیت است. به علاوه تاریخ های مورد انتظار برای خروجی های قابل تحویل اصلی، نقاط برجسته و فازهای پروژه می بایست مشخص و در سطح بالایی خلاصه شوند.
- بودجه بندی پروژه: یکی از بخش های مهم منشور پروژه که باید برجسته شود کل هزینه های پروژه می باشد. کل هزینه های پروژه باید مستقیما از طرح پروژه خلاصه سازی شود.
- کیفیت: اگرچه برای پشتیبانی هر پروژه‌ای یک طرح مدیریت کیفیت لازم است، در منشور پروژه باید بخشی اختصاصی برای مشخص کردن استانداردهای کیفی مورد نیاز وجود داشته باشد.
- منابع: یکی از موارد مهم برای گرفتن تائید و توافق بر سر منشور پروژه، مشخص بودن منابع مورد نیاز برای پروژه و تعیین کسانی است که باید این منابع را فراهم کنند. از این رو بخشی از منشور پروژه باید به این امر اختصاص یابد. منابع ممکن است شامل پول، افراد، فناوری و تجهیزاتی باشد که پروژه و تیم پروژه را پشتیبانی می کند.
- مفروضات و مخاطرات: هرگونه مخاطره و فرصتی که در ارتباط با پروژه است با پروژه مستند شود. مفروضات ممکن است شامل مواردی باشد که درستی آنها مشخص است خاصی از تیم که در پروژه به کار گرفته میشود یا معیارها و ضوابط مشخص و معینی که در پروژه و برآوردها به کار می روند. مخاطرات شامل مواردی هستند که بر موفقیت پروژه اثر می گذا: یک طرح مدیریت مخاطرات برای پروژه ضروری است، در منشور پروژه نیز باید موارد زیر خلاصه شوند :
- موقعیتها و حوادث مهمی که بر قلمرو، زمان بندی و بودجه بندی پروژه تاثیرات مهمی می گذارند. مخاطرات تعیین شده به همرا احتمال وقوع آنها و استراتژی پاسخ به آنها (غلبه کردن و یا حداقل کردن تاثیرشان) باید با جزئیات در طرح مخاطرات پروژه بیایند.
- هر مانع یا محدودیت شناخته شده ای که ممکن است بوسیله سازمان یا محیط پروژه تحمیل شود باید مستند گردند. موانع شناخته شده شامل مواردی چون سیاست های محدود کننده، بودجه یا ابزارهای فناوری مورد نیاز می باشند.
- وابستگی پروژه به دیگر پروژه های داخلی یا خارجی سازمان در بیشتر موارد یک پروژه فناوری اطلاعات یکی از چندین تعهداتی است که بوسیله یک سازمان پذیرفته میشود. در نتیجه ممکن است بین پروژه ها وابستگی وجود داشته باشد، بخصوص زمانی که باید سیستم های کاربردی مختلف با یکدیگر یکپارچه شوند. تعریف و توصیف نقش پروژه ها در ارتباط با دیگر پروژه ها می تواند جهت نشان دادن این وابستگی‌ها مفید باشد.
- تاثیر پروژه بر بخش‌های مختلف سازمان. پروژه های فناوری اطلاعات در محیطی وسیع تر از پروژه عمل می کنند. در نتیجه توسعه و اجرای یک راه حل فناوری اطلاعات تاثیر مهمی بر روی سازمان خواهد داشت. از این رو در منشور پروژه باید این اثرات و چگونگی تاثیر بر سازمان تعیین شود.
- موارد برجسته: موارد مهمی که در پروژه نیاز به بازنگری و بررسی مجدد دارند باید در منشور پروژه مشخص شوند. به طور مثال مواردی توسط پشتیبانان مالی، مدیر، یا تیم پروژه شناسایی می‌شوند که باید در بعضی مراحل پروژه به آنها توجه شده و مجددا بر سر آنها توافق کنند. به طور مثال منابع پروژه و یا تصمیماتی راجع به ویژگی‌ها و وظایف سیستم باشد.
اطلاعات بیشتر: ماژول های مدیریت پروژه pmbok
۱۱- اداره پروژه: اداره پروژه بر کنترل های پشتیبان پروژه متمرکز بوده و شامل موارد زیر است:
- طرح ارتباطی که نحوه گزارش وضعیت پیشرفت پروژه به ذینفعان را مشخص می کند.
- طرح مدیریت قلمرو که نحوه تغییرات قلمرو پروژه و ثبت و بازنگری آنها را در بر می گیرد.
- طرح مدیریت کیفیت که نحوه طرح ریزی کیفیت و کنترل آن در طول چرخه کاری پروژه را با جزئیات بیان می کند.
- طرح پیاده سازی و مدیریت تغییرات که نحوه یکپارچه سازی محصول نهایی در محیط سازمان را بیان می کند.
- طرح منابع انسانی برای به کار گیری و استفاده از افراد و توسعه تیم.
۱۲. پذیرش و تائید: از زمان به کارگیری منشور پروژه به عنوان یک توافق یا قرارداد بین سرپرست و تیم پروژه، ممکن است لازم باشد که ذینفعان اصلی به وظایفشان در منشور پروژه پایان دهند. با امضاء سند، ذینفعان پروژه موافقت رسمی خودشان را نسبت به پروژه نشان میدهند، بنابراین، مدیر و تیم پروژه اختیار اجرای طرح پروژه را به عهده می گیرند.
۱۳. مراجع: در توسعه منشور و طرح پروژه، مدیر پروژه ممکن است از تعدادی مرجع استفاده کند. این مهم است که سند این مراجع به طور مرتب و به طور قابل قبولی به طرح و منشور پروژه اضافه شوند. این مراجع برای پشتیبانی فرایندها و یا برآوردهای انجام شده ضروری است.
۱۴. اصطلاحات: بسیاری از پروژه های فناوری اطلاعات از واژه ها یا کلمات اختصاری معینی استفاده می کنند که ممکن است برای بسیاری از افراد ناآشنا باشد. بنابراین ایجاد یک واژه نامه که معنای واژه ها و اختصارات را در خود دارد در کم کردن ابهامات و پیچیدگی‌ها مفید و موثر می باشد.
ثبت ديدگاه