تعیین برنامه زمان بندی شده پروژه
یک مساله مهم برای اکثر افرادی که از پروژه بهره می برند، تعیین برنامه زمان بندی شده پروژه است. اما قبل از این که بتوانید یک برنامه واقعی ارائه کنید، باید اطلاعات اضافه ای در این زمینه در اختیار قرار گیرد. پس از آن که ساختار جزئی کار (WBS) را ایجاد کردید، وظایف را برآورد نمودید و ارتباطات درونی وظایف را تعیین کردید، وقت آن است که برنامه زمان بندی شده پروژه را ارائه کنید. در این مقاله می آموزیم که چگونه از برآوردها و نمودار CPM برای تعیین یک برنامه زمان بندی شده استفاده کنید.
به دلیل این که یکی از عوامل موفقیت پروژه، تحویل به موقع آن است، از این رو ایجاد یک برنامه زمان بندی شده مطلوب برای سنجش موفقیت پروژه ضروری می باشد. همانطور که میدانید برآوردها مقوله ای از جنس پیشگویی هستند و از آنجایی که برنامه زمان بندی شده پروژه بر پایه این پیشگویی ها استوار است، بنابراین احتمال وجود خطا نیز وجود دارد. ممکن است لازم باشد پس از ایجاد یک برنامه زمان بندی شده این نکته را به کارمندان و حامی پروژه گوشزد کنید. و قبل از ارائه برنامه زمان بندی شده ضروری است که وظایف منابع را بررسی کنیم. لازم است که مطمئن شوید که برای هر وظیفه منابعی تعیین شده و سپس بررسی کنید که چگونه منابع برای این وظایف تعیین می شوند. نهایتأ سطوح مهارتی منابع را مورد بررسی قرار دهید.
برآوردهای هر وظیفه را پس از بررسی وظایف منابع مورد مطالعه قرار دهید. در صورت تغییر سطح مهارت منبع تعیین شده، عوامل انقطاع کاری و یا تأثیر کار پاره وقت بر هر کدام از وظایف و برآوردها را به روز کنید.
پس از آن که برآوردهایتان را بررسی و تغییرات لازم را ایجاد کردید، ارتباطات وابسته ای که در نمودار CPM وجود دارد را مورد بررسی قرار دهید. چیزی که لازم است در طی این بررسی مورد توجه قرار بگیرد.
پس از بررسی وظایف منابع، برآوردها و نمودار CPM اکنون وقت آن است که مدت زمان انجام وظایف را محاسبه کنید. این وظایف بسته به این که محدود به منبع و یا محدود به زمان باشند، متفاوتند. دو بخش زیر این محاسبات را مورد بررسی قرار میدهد.
اکثر مدیران تازه کار پروژه، از عمده کارها در مرحله برآورد صرف نظر می کنند و این کار ایجاد برآوردهای زمانی سپری شده برای وظایفی که در واقع محدود به منبع هستند، انجام می دهند. با این که این کار برآورد را آسان تر می کند، ولی برنامه ریزی صحیح و پیگیری آن را تقریبا غیرممکن می سازد. زمانی را به ایجاد برآورد صحیح برای هر کدام از منابع اختصاص بدهید.
وظایف محدود به منبع عمده ترین وظایف پروژه شما می باشند که مدت زمان آن را با استفاده از فرمول زیر می توان محاسبه نمود:
تعداد منابع ÷ (ساعات روزانه ÷ تلاش) = مدت زمان وظایف محدود به منبع
از این رو مدت زمان انجام یک وظیفه محدود به زمان با یک برآورد ۴۰ ساعته، برای شخصی که روزانه ۸ ساعت کار می کند، ۵ روز خواهد بود. اگر این شخص فقط روزی ۴ ساعت کار کند، مدت زمان انجام آن ۱۰ روز می شود و در صورتی که دو نفر ۸ ساعت در روز بر روی آن وظیفه کار کنند مدت زمان لازم برای تکمیل آن به ۲.۵ روز خواهد رسید.
محاسبه مدت زمان انجام وظایف محدود به زمان آسان است. شما به سادگی محدودیت زمانی را به عنوان مدت زمان انجام وظیفه در نظر می‌گیرید. بنابراین مدت زمان اجرای یک کنفرانس ۲ روزه ۲ روز است.
برنامه ریزی از آغاز، رایج ترین روش برنامه ریزی زمان بندی شده می باشد. مزیت برنامه زمان بندی شده به این روش این است که پروژه می تواند پیش از موعد مقرر به پایان برسد. متأسفانه آنچه که اغلب اتفاق می افتد این است که زمان تکمیل برنامه از موعد مقرر تحویل پروژه می‌گذرد. حال وقت آن است که مجددا راجع به محدوده، منابع و مواردی از این قبیل بحث کنیم.
مزیت برنامه ریزی از موعد مقرر پیشنهادی این است که زمان آغاز پروژه را به شما می‌گوید. اما اشکال این برنامه ریزی این است که زمان آغاز برنامه زمان بندی شده ممکن است پیش از زمان حال باشد. مشخصا شما نمی‌توانید به عقب برگردید و پروژه را از نو آغاز کنید، از این رو همانطور که پیشتر اشاره شداکنون زمان مذاکره مجدد است.
حال که مدت زمان انجام وظایف پروژه محاسبه گردیده است، لازم است که تعدیلات پروژه را برسی و لحاظ کنیم. بعضی از این بررسی‌ها شامل روزهای غیرکاری، محدودیت های زمانی پروژه، تعیین تلاش برای وظایف زمانی و تخصیص بیش از حد منبع می‌شود.
جنبه دیگری که باید در برنامه ریزی پروژه مورد بررسی قرار گیرد روزهای غیرکاری است.
روزهای غیر کاری بر ۳ نوع هستند:
روز غیر کاری شرکت
روز غیرکاری پروژه
روز غیرکاری منبع
روزهای آخر هفته در اکثر شرکت ها روزهای غیرکاری می‌باشند. تعطیلات رسمی، تعطیلات تسهیلاتی طرح ریزی شده و دیگر رویدادهای وسیع شرکتی نیز جزء روزهای غیرکاری شرکتی محسوب می شوند. ممکن است روزهای غیرکاری دیگری مانند جلسات آموزشی تیم و سفر به جاهای مختلف در سطح پروژه داشته باشیم.
روزهای غیرکاری پروژه را می توان در سطح جداگانه‌ای غیر از سطح پروژه برنامه ریزی کرد، اما اگر مجموعه نرم افزاری شما بتواند آنها را در همان سطح پروژه برنامه ریزی کند، کارها آسان‌تر پیش میرود.
در روزهای غیر کاری جداگانه برنامه ریزی شده عبارتند از تعطیلات، روزهای آموزشی، مرخصی‌ها و زمان های برنامه ریزی شده دیگری که باعث وقفه در کار می‌شوند. این موارد باید برای هر منبعی در پروژه بررسی شود و کارهایی که به این منابع محول شده مجددا در روزهای غیرکاری بطور جداگانه برنامه ریزی شوند.
بررسی محدودیت های زمانی پروژه
ممکن است در راستای اجرای پروژه، محدودیت زمانی داشته باشیم و بر برنامه زمانی پروژه تأثیر بگذارد و اغلب وظایفی را شامل می‌شوند که باید در یک زمان بخصوصی آغاز شود و یا خاتمه یابد. که معمولا به شرح زیر بیان می شوند:
باید خاتمه یابد در
خاتمه یابد دیرتر از
خاتمه یابد زودتر از
باید آغاز شود در
آغاز شود زودتر از
آغاز شود دیرتر از
و همانطور که از اسم شان بر می آید در کلمه «باید» این را القا می کنند که آن وظایف باید برای آن زمان بخصوص برنامه ریزی شوند. در صورت امکان سعی کنید که از این محدودیت «باید» استفاده نکنید. این محدودیت ها در کل باعث می شوند که برنامه هایی پایین تر از سطح بهینه داشته باشیم. با این حال اگر این محدودیت های زمانی الگوی درستی از واقعیت هستند، ضروری است که برای الگوسازی صحیح برنامه از آنها استفاده کنید.
محدودیت های زمانی زودتر از و دیرتر از کاربردی تر است زیرا که گزینه های برنامه ریزی بیشتری در اختیار ما قرار می‌دهند و باعث برنامه ریزی سریع تر پروژه می‌شوند.
بیشتر بخوانید : برترین نرم افزار مدیریت پروژه فارسی
نقطه عطف پروژه
از ملاحظات زمانی دیگر در برنامه زمانی پروژه نقطه عطف می‌باشد. نقطه عطف در نقطه بخصوصی از زمان ظاهر می‌شود و به دستاوردهای مهم پروژه گره می‌خورد. همانطور که پیشتر اشاره شد، نقطه عطف در کل شامل محدودیت های زمانی «باید» می شود. زمان احتمالی رسیدن یک محموله مواد و مصالح، زمان تکمیل برون داده‌های مهم یک پروژه و مواردی از این قبیل نقطه عطف پروژه می باشند.
نقطه عطف در نقطه بخصوصی از زمان ظاهر می شود و به یک دستاورد مهم پروژه گره می‌خورد.
نقطه عطف ممکن است «معلق» نیز باشد. یعنی با این که به یک واقعه دیگری وابسته است، اما آن واقعه خود یک زمان برنامه ریزی شده مشخصی ندارد. نمونه ای از این مورد تصمیم گیری و یا عدم تصمیم گیری در پروژه است، که باید در بین دو فاز ظاهر بشوند و نه هر زمانی که لازم باشد.
به دلیل این که نقطه عطف فقط در یک نقطه از زمان اتفاق می‌افتد، از این رو زمانی برای تغییر زمانی پروژه ندارد. اما اگر وظایف پسین و محدودیت زمانی «باید» داشته باشد، محدودیت زمانی «باید» بر برنامه زمان بندی شده پسین تأثیر می‌گذارد.
نرم افزار مدیریت پروژه سازمان یار : آغازگر اتفاقات خوب در سازمان شما
اگر چه ممکن است یک وظیفه محدود به زمان باشد، ولی با این حال مستلزم صرف تلاش نیز است. به ۳ روش عمده می توان در راستای انجام وظایف تلاش کرد: در آغاز انجام وظیفه، در پایان انجام وظیفه و در حین انجام وظیفه
با نگاهی اجمالی به منابع تعیین شده برای هر کدام از وظایف موجود در نمودار CPM، در می‌یابیم که آیا هیچ یک از منابع را بیش از حد به منبعی تخصیص داده ایم یا خیر. به بیان ساده‌تر برای هر منبع بیش از مدت زمانی که باید در هر روز به یک وظیفه اختصاص بدهد برنامه ریزی زمانی می‌شود. در این صورت ممکن است از منابع بخواهیم که در وقت اضافه کار کنند، اما نمی‌خواهیم که از آغاز این روش برنامه ریزی را پیش بگیریم.
شما می توانید به ۲ روش تخصیص بیش از حد منابع را کاهش دهید. اولین روش تعیین یک منبع دیگر برای آن وظیفه است. اما از آنجایی که منابع ما محدود هستند، در کل این کار غیر ممکن است. حل این مسأله ما را به استفاده از روش دیگری سوق می دهد و آن این است که برای کاهش درگیری منبع، یک یا چند وظیفه را جابه جا کنیم. اگرچه ما می توانیم وظایف را رو به جلو و یا رو به عقب جابه جا کنیم، اما اغلب لازم است وظایف را رو به جلو ببریم و برنامه زمان بندی شده پروژه را توسعه دهیم.
این جابجایی وظایف در مجموعه های مدیریت پروژه بطور خودکار انجام می شوند. واژه ای که این مجموعه ها بجای «تخصیص بیش از حد» بکار می برند «همترازی منبع» می‌باشد.
همترازی منبع تعدیل سازی وظیفه برای کاهش تخصیص بیش از حد منابع می‌باشد.
پس از محاسبه مدت زمان انجام وظایف، بررسی روزهای غیرکاری، محدودیت های زمانی، نقاط عطف و بررسی وظایف منبع، وقت آن است که برنامه زمان بندی شده پروژه را ارائه نمایید. برای ایجاد یک برنامه به روش قدیمی CPM دو سری محاسبه لازم است. اولین سری این محاسبات پاس به جلو نامیده می‌شود.
آغاز اولیه اولین وظیفه ای است که می تواند بر اساس پیوستگی ها، ارجحیت وظیفه و محدودیت ها آغاز شود. مطابق تعریف، آغاز اولیه اولین وظیفه در شبکه کاری، روز اول است. آغاز اولیه وظایف بعدی در روابط پایان- آغاز عبارت است از پایان اولیه وظیفه پیشین به اضافه ۱. (فرض بر این است که وظیفه در آخرین لحظات پایان اولیه در حال اتمام است، از این رو اولین وظیفه بعدی می تواند در روز بعد آغاز بشود) و در وظایفی که پیش افت زمانی دارند عبارت است از آغاز اولیه وظیفه پیشین به اضافه زمان پیش افت.
در صورتی که همه چیز طبق برنامه پیش برود، پایان اولیه اولین وظیفه ای است که می تواند پایان یابد. پایان اولیه مساوی است با آغاز اولیه به اضافه مدت زمان انجام آن وظیفه منهای 1.
آغاز اولیه اولین وظیفه ای است که میتواند بر اساس وابستگی ها و محدودیت های دیگر پروژه آغاز شود. پایان اولیه اولین وظیفه ای است که میتواند به پایان برسد.
پاس رو به جلو کل مدت زمان انجام وظیفه و زمان تکمیل پروژه را طبق برنامه زمان بندی شده ارائه می کند. در نظر داشته باشید در صورتی که هر وظیفه ای در پروژه دچار عقب افتادگی شود لازم است که یک پاس رو به عقب داشته باشیم.
«آخرین آغاز» و «آخرین پایان»
آخرین آغاز، آخرین وظیفه ای است که میتواند بدون تأخیر در وظایف بعدی آغاز شود. محاسبه آن عبارت است از کسر کردن مدت زمان وظیفه از آخرین پایان به اضافه ۱.
آخرین پایان، آخرین وظیفه ای است که اگر همه چیز بر طبق برنامه پیش برود، به پایان می‌رسد. مطابق با تعریف، آخرین پایان وظیفه آخر در این شبکه مساوی است با پایان اولیه وظیفه آخر. در روابط پایان- آغاز، آخرین پایان وظایف متعاقب مساوی است با آخرین آغاز وظیفه پسین منهای 1. در وظایفی که با پیش افت زمانی همراه هستند، مساوی است با آخرین پایان وظیفه پسین منهای زمان پیش افتادگی. .
آخرین آغاز، آخرین وظیفه ای است که میتواند بدون تأخیر در پروژه آغاز شود. آخرین پایان، آخرین وظیفه ای است که میتواند بدون تاخیر در پروژه به پایان برسد.
زمان اضافی
پس از آن که زمان های آخر را محاسبه کردید، در صورتی که هر کدام از وظایف شما دارای مدت زمان اضافی باشند، می توان برنامه پروژه را جابه جا کرد بدون آنکه لطمه ای به پروژه وارد شود. این مدت زمان اضافی نامیده می‌شود. این مدت زمان با احتساب روزهای کاری مابین پایان اولیه و آخرین پایان هر وظیفه بدست می آید.
زمان اضافی مدت زمانی است که یک وظیفه می تواند بدون تاخیر در پروژه در آن جابه جا شود که به آن زمان جابه جایی نیز می گویند.
در واقع ۲ نوع زمان اضافی داریم:
زمان اضافی آزاد مدت زمانی است که یک وظیفه میتواند بدون تأخیر در وظیفه بعدی جابه جا شود.
زمان اضافی کلی مدت زمانی است که یک وظیفه میتواند بدون تاخیر در کل پروژه جابه جا شود.
زمان اضافی آزاد و کلی در پروژه های ساده‌تر یکی هستند اما در پروژه هایی که چندین مسیر موازی دارند، تفاوت های زیادی با هم دارند.
بیشتر بخوانید: جیرا (Jira) چیست و چه کاربردی دارد؟
مسیر بحرانی هر پروژه، طولانی ترین روش در طول شبکه است. هر وظیفه ای که در مسیر بحرانی پروژه، برنامه اصلی خود را از دست بدهد، برنامه کلی پروژه را طولانی تر می کند.
مسیر بحرانی طولانی ترین روش در طول شبکه است. بنا به تعریف، هیچکدام از وظایف موجود در مسیر بحرانی زمان اضافی ندارند، از این رو افزایش مدت زمان هر کدام از وظایف بحرانی باعث افزایش برنامه زمانی پروژه خواهد شد.
در بعضی از پروژه ها به سادگی می توان روش بحرانی را با توجه به نمودار شبکه ای شناسایی کرد، اما مسیر بحرانی در پروژه های پیچیده‌تر شامل تمامی وظایف بدون زمان اضافی می‌شود. معمولا مسیرهای بحرانی به ۲ یا ۳ مسیر موازی در چند نقطه از پروژه منشعب می‌شوند.
پس از شناسایی مسیر بحرانی، معمولا به چند روش می‌توان آنرا نشان داد. دو روش بسیار رایج برای اینکار یکی قرمز کردن وظایف بحرانی است و دیگری تغییر الگوی «گره» وظایف بحرانی می‌باشد. مورد اخیر بدین معنا است که وظایفی که بحرانی نیستند به روش قدیمی با گره های مستطیل شکل نشان داده می‌شود و مسیرهای بحرانی با گره های بیضی شکل نشان داده می‌شوند.
مسیر بحرانی مهمترین وظایف یک پروژه را شناسایی نمی کند بلکه تنها طولانی ترین زنجیره وظایف را تعیین می نماید.
شما چه تجربیاتی در تهیه برنامه زمان بندی پروژه داشته اید؟ خوشحال میشیم آن ها را با ما در میان بگذارید.
ثبت ديدگاه