ذینفعان پروژه

افراد زیادی هستند که یا درگیری مستقیم در پروژه دارند و یا منفعتی از نتایج آن می برند. به چنین افرادی منفعت بران (Stakeholders) می گوییم.

منفعت بران اصلی اغلب پروژه ها عبارتند از:

رهبر پروژه: رهبر پروژه که به عنوان مدیر پروژه نیز شناخته می شود، در راس پروژه قرار دارد.
عضو تیم پروژه: اعضای تیم پروژه، تولید کننده خروجی ها یا همان تحویل شدنی های پروژه هستند. آنان همچنین در فرآیند مدیریت پروژه مشارکت می کنند.
سرپرست: سرپرست، فردی است از مدیریت که به عنوان رابط بین مدیریت و رهبر پروژه عمل می کند.
مشتری پروژه: مشتری پروژه فرد یا گروهی است که تحویل شدنی های نهایی پروژه را به عنوان محصول آن می پذیرد. تحویل شدنی نهایی همان خروجی نهایی پروژه است که به مشتری پروژه تحویل می شود و نیازها و احتیاجات وی، پروژه را به جلو سوق می دهد.
مدیران منابع: مدیران منابع که به مدیران وظیفه ای یا کار کردی نیز معروفند فراهم کننده منابع لازم به ویژه منابع انسانی پروژه اند.

ممکن است منفعت بران دیگری نیز ( چون اعضای بخشی که از شدنی پروژه تاثیر پذیر است ) وجود داشته باشند. حال اجازه دهید تا به نقشهای منفعت بران اصلی بیشتر بپردازیم.

فهرست مطالب

نقش رهبر پروژه

به رهبر پروژه، مدیر پروژه نیز گفته می شود. به هر حال چون در نگرش مشارکتی، نقش اصلی مدیر پروژه، رهبری است، به او رهبر پروژه می گویند. نقش رهبر پروژه عبارت است از:

هدایت تیم پروژه
رهبری تیم پروژه از طریق فرآیند مدیریت پروژه ( ایجاد و اجرای طرح پروژه)
اخذ موافقتهای طرح پروژه
انتشار گزارشات وضعیت پیشرفت پروژه نسبت به برنامه اولیه
پاسخ به درخواست تغییرات طرح پروژه
تسهیل فرآیند تیمی ( فرآیند فی مابین اعضا برای تشکیل تیم )
رفع موانع تیم برای تکمیل پروژه
برقراری ارتباط با سرپرست پروژه
برقراری ارتباط با مشتری پروژه
برگزاری جلسات تیمی
انتشار گزارش نهایی پروژه

نقش اساسی رهبر پروژه، هدایت تیم پروژه با استفاده از فرآیندهای تیمی و مدیریت پروژه است تا پروژه با موفقیت تکمیل شود. رهبر پروژه مسئولیت موفقیت کلی پروژه را به عهده دارد.

نقش عضو تیم پروژه

عضو تیم پروژه از حساسیت خاصی در موفقیت آن برخوردار است. نقش عضو تیم پروژه عبارت است از:

ارائه نظرات فنی
ارائه ایده هایی به تیم پروژه جهت کمک به تولید خروجی هایی با کیفیت، به موقع و با بودجه ای مناسب
اطمینان از تکمیل به موقع آن قسمت از کار پروژه که به وی واگذار شده است.
انتقال مسائل و مشکلات به تیم پروژه
مشارکت در فرآیند برنامه ریزی پروژه
ارتباط با عرضه کنندگان در رابطه با حیطه کاری خود
آگاه کردن حوزه ریاست از اخبار پروژه در صورت نیاز
متعهد ساختن خود نسبت به پروژه
کمک به حرکت پروژه در مسیر خود
به روز نگهداشتن مدیر منابع مربوطه خود از وضعیت پروژه
کمک به فرآیند تیمی در حفظ روال خود

عضو تیم پروژه نقش فعالی را در شکل مشارکتی مدیریت یک پروژه بازی می کند. وی نه تنها به ارائه نظرات فنی و تولید خروجی ها می پردازد بلکه در برنامه ریزی و نظارت پروژه نیز سهیم می شود. عضو تیم پروژه باید بداند که کار وی نقش زیادی در موفقیت کلی پروژه دارد.

نقش سرپرست

سرپرست، شخصی است از قسمت مدیریت که به منظور نظارت بر و اطمینان از برآورده شدن نیازهای مشتری و نیازهای سازمان به کار گماشته می شود. گاهی اوقات سرپرست را مدافع پروژه نیز می گویند. نقش سرپرست عبارت است از:

آغاز نمودن پروژه با انتخاب رهبر پروژه
اطمینان از همخوانی اهداف پروژه با اهداف استراتژیک سازمان
هدایت و راهنمایی کلی پروژه
اطمینان از دسترسی تیم به منابع مورد نیاز جهت تکمیل موفقیت آمیز پروژه
گرفتن تعهد از مدیران منابع برای حمایت از تیم پروژه
بررسی و تصویب طرح پروژه
بررسی گزارشات وضعیتی
بررسی مشترک پیشرفت پروژه همراه با رهبر پروژه
کمک به رفع موانعی که تیم با رهبر پروژه نتوانسته اند بر آنها فائق آیند
همراهی با رهبر پروژه
بررسی و تصویب گزارش نهایی

سرپرست موجب می شود تا رهبر پروژه از منابع، آموزش، حمایت و همکاری مورد نیاز در انجام کارش اطمینان حاصل کند. سرپرست، مسئولیت موفقیت رهبر پروژه را عهده دار است.

پیشنهاد مطالعه:‌ pmbok چیست؟

چه اتفاقی می افتد اگر شما فاقد یک سرپرست باشید؟ در آن صورت رئیس شما یا مشتری پروژه ( اگر از درون سازمان باشد ) شبیه به یک سرپرست عمل خواهد نمود. سرپرست، پروژه را با نیازهای مدیریت مرتبط می سازد. شروع یک پروژه بدون وجود سرپرست، بسیار مخاطره آمیز خواهد بود.

نقش مشتری پروژه

یک پروژه برای راضی کردن یک مشتری بوجود می آید. مشتری پروژه تحویل گیرنده خروجی اصلی پروژه یا همان تحویل شدنی نهایی است. به منظور اطمینان از رضایت بخش بودن تحویل شدنی نهایی پروژه از نظر مشتری، وی باید نیازها و شرایط خود را به تیم پروژه منتقل نماید.

مشتری ممکن است از داخل یا خارج سازمان باشد. خیلی از پروژه ها برای مشتریان داخلی انجام می شوند ( مشتری های داخلی سازمان ) هر چند که ممکن است تحویل شدنی نهایی پروژه برای توزیع یا فروش به مشتری خارجی تولید گردد.

فرض کنید بر روی پروژه تولید ردیاب های جدید قلبی برای کودکان کار می کنید. مشتری این پروژه احتمالا بخش بازاریابی شما خواهد بود زیرا فروش ردیاب ها به بیمارستانها کار آنهاست. پس بیمارانی که به این ردیاب های قلبی احتیاج پیدا می کنند، استفاده کنندگان نهایی محصول شما هستند.

غالب پروژه ها برای مشتریان داخلی که نیازهای مشتریان و مصرف کنندگان نهایی خارج از سازمان را تامین می کنند، انجام می شوند. هر چند ممکن است برخی پروژه ها هم مستقیما برای یک مشتری خارجی انجام گردند. در این حالت، معمولا مشتری بهای تحویل شدنی نهایی را مستقیما می پردازد.

صرف نظر از داخلی یا خارجی بودن مشتری، شباهت های مشخصی در نقش مشتری پروژه وجود دارد:

مشتری باید تصویر واضحی از نیازها و شرایط خود را به تیم پروژه ارائه دهد
بررسی و تصویب منشور اولیه
همکاری با تیم پروژه در صورت لزوم
آگاه نمودن رهبر پروژه از تغییرات تأثیر گذار بر محصول نهایی پروژه
تصویب تغییرات مورد نیاز پروژه برای موفقیت آمیز ساختن آن
بررسی گزارشات وضعیت پروژه
ایجاد بازخوردهای منظم به همراه رهبر پروژه
ارزیابی محصولات نهایی در حین فرآیند پروژه

چند وظیفه اضافی دیگر نیز می توان برای مشتریان داخلی برشمرد:

بررسی و تصویب طرح کلی پروژه ( مشتریان خارجی معمولا قسمتی از طرح پروژه را بررسی می کنند.)
بررسی گزارش نهایی پروژه

اگر پروژه شما مشتری خارجی دارد، ضروری است که یک نماینده داخلی کاری در پروژه حضور داشته باشد. وظیفه این نماینده، ایجاد تعادل بین نیازهای مشتری خارجی با احتیاجات داخلی سازمان است. چنانچه پروژه مشتری داخلی داشته باشد احتمال مضاعف شدن نظارت پروژه افزایش می یابد.

نقش مدیران منابع یا وظیفه ای

مدیر وظیفه ای یا منابع معمولا همان سرپرست منابع مورد نیاز ( و از جمله منابع انسانی ) برای انجام پروژه است. نقش مدیر منابع عبارت است از:

انتخاب افرادی به عنوان اعضای تیم پروژه
بررسی و تصویب طرح پروژه در حیطه مربوط به خود
هدایت اعضای تیم بخش منابع در صورت نیاز . اطمینان از واجد بودن افراد از مهارت و تخصص کاری مناسب
اطمینان از آمادگی اعضای تیم برای تکمیل به موقع پروژه طبق طرح پروژه مصوب
رفع موانع تیم پروژه

اگر تمامی افراد وظایف خود را انجام دهند، پروژه به خوبی پیشرفت خواهد کرد. وظیفه اولیه رهبر پروژه این است که با کمک سرپرست، از اجرا شدن وظایف اطمینان حاصل کند.