مدل بلوغ مدیریت پروژه

فهرست مطالب

مدل‌های بلوغ مدیریت پروژه در سازمان: ستونی برای دستیابی به موفقیت کسب و کار

آیا سطح رشد مدیریت پروژه در سازمان خود را می‌دانید؟ اگر جواب شما مثبت نیست، زمان مناسبی است تا این وضعیت را تغییر دهید: رشد مدیریت پروژه تأثیر مستقیمی بر رقابت‌پذیری و موفقیت بیزینس یک شرکت دارد.

بلوغ مدیریت پروژه چیست و چگونه می‌توان سطح آن را تعریف کرد؟ مدل‌های بلوغ مدیریت پروژه کدامند؟ با ما همراه باشید تا به این سوالات پاسخ دهیم.

مروری بر مدل‌های بلوغ مدیریت پروژه

قبل از ورود به توضیح مدل‌های بلوغ مدیریت پروژه، بیایید معنای بلوغ مدیریت پروژه را روشن کنیم. بلوغ مدیریت پروژه یا (Project Management Maturity) نشان‌دهنده توانایی یک شرکت در مدیریت و بهره‌وری پروژه ها است. به طور خاص، سطح بالای PMM به معنای موارد زیر است:

پروژه‌ها به موقع و طبق بودجه تعیین شده تحویل داده می‌شوند.
خطرات و تغییرات، پروژه‌ها را بهم نمی‌زنند.
پروژه‌ها با اهداف تجاری شرکت هم‌خوانی دارند.
نتیجه تحویل داده شده توقعات ذی‌نفعان را برآورده می‌کند.
شرکت در بازار توانایی رقابت را داراست.

هدف اصلی تعیین سطح رشد مدیریت پروژه، ارزیابی واقعیت فعلی فرآیند مدیریت پروژه در یک سازمان است و همچنین شناسایی حوزه‌ها و جهت‌های بهبود آن است.

برای تعیین سطح PMM، از مدل‌های مربوطه استفاده می‌شود. این مدل‌ها معمولاً سطوحی را توصیف می‌کنند که وضعیت فعلی یک سازمان را از نظر کارآیی مدیریت پروژه نشان می‌دهند و توصیه‌ها برای پیشرفت به سطوح پیشرفته‌تر را ارائه می‌دهند.

بیایید برخی از آن‌ها را مورد بررسی قرار دهیم.

مدل بلوغ مدیریت پروژه سازمانی یا Organizational Project Management Maturity Model (OPM3)

OPM3 توسط کارشناسان انستیتو مدیریت پروژه توسعه داده شده است، بنابراین به عنوان یک استاندارد برای دستیابی به رشد سازمانی مدیریت پروژه شناخته می‌شود. این ابزار به شرکت‌ها کمک می‌کند تا به درک و ارزیابی کارآیی مدیریت پروژه سازمانی خود (شامل مدیریت پروژه، برنامه و نمودار پروژه) و توانایی آن برای اجرای برنامه‌ریزی استراتژیک سطح بالا کمک کند. همچنین، این مدل به شرکت‌ها منابع خودارزیابی (حدود ۱۵۰ سوال برای خودارزیابی) و فهرستی از بهترین روش‌ها با قابلیت‌های مربوطه را برای بهبود در سازمان ارائه می‌دهد.

طبق استاندارد OPM3، رشد سازمانی از طریق سه مرحله زیر امکان‌پذیر است:

مرحله دانش: در این مرحله، مدیریت پروژه سازمانی و رشد آن توصیف می‌شود و به تفسیر اهمیت آنها و روش‌های شناخته شده برای تشخیص رشد مدیریت پروژه در سازمان پرداخته می‌شود.
مرحله ارزیابی: در این مرحله، روش‌ها، فرآیندها و رویه‌هایی که یک شرکت می‌تواند برای خودارزیابی رشد استفاده کند، ارائه می‌شود.
مرحله بهبود: در این مرحله، مسیری از سطح فعلی رشد یک شرکت به سطوح بالاتر توضیح داده می‌شود.

مزایای اصلی این مدل عبارتند از:

بر پایه راهنمای PMBOK استوار است و تجربیات صدها نفر از اجراکنندگان و مشاوران مدیریت پروژه را در بر می‌گیرد.

مطالعه بیشتر: استاندارد PMBOK چیست؟

ارتباط بین برنامه‌ریزی استراتژیک یک سازمان و اجرای آن را تقویت می‌کند.

پایه ای برای بهبود سطوح رشد مدیریت پروژه یک سازمان فراهم می‌کند.

مدل بلوغ مدیریت پروژه موسسه PM Solutions

مدل رشد مدیریت پروژه یک چارچوب دوبعدی است که توسط شرکت مشاوره PM Solutions توسعه یافته است. بُعد اول شامل 10 حوزه دانشی است که در راهنمای PMBOK تعریف شده‌اند. این حوزه‌های دانش نماینده اصلی دسته‌بندی‌های فرآیند مدیریت پروژه هستند که شامل: مدیریت دامنه، زمان، بودجه، کیفیت، منابع، ارتباطات، ریسک، تدارکات، ذینفعان و مدیریت یکپارچگی است. بعد دوم سطوح رشد را بر اساس مدل قابلیت رشد توسعه‌یافته موسسه مهندسی نرم‌افزار (یکی از مدل‌های محبوب و با گستره کاربرد بالا برای ارزیابی رشد سازمانی) نشان می‌دهد. در ادامه این سطوح را بررسی می‌کنیم:

سطح ۱: فرآیند اولیه

در این سطح، هیچ گونه شیوه‌ها یا استانداردهای مدیریت پروژه تعریف شده‌ای وجود ندارد؛ مستندات و معیارها به‌طور اتفاقی و به‌صورت فوری تهیه می‌شوند. در این حالت اصطلاحا شما از Adhoc استفاده می‌کنید.

سطح ۲: ساختار فرآیند و استانداردها

در این سطح، سازمان برخی از فرآیندهای مدیریت پروژه و مستندات مربوطه را دارد، اما آنها استاندارد نیستند. مدیران ارشد فرآیند مدیریت پروژه را حمایت می‌کند، اما در آن دخیل نیستند. سازمان از معیارهای ابتدایی برای پیگیری عملکرد پروژه استفاده می‌کند.

سطح ۳: استانداردها و فرآیند سازمانی

در این سطح، مشارکت مدیریت ارشد و مشتریان در برخی از فرآیندهای مدیریت پروژه، اتوماسیون آنها و استانداردسازی با مستندات رسمی مشخص می‌شود.

سطح ۴: فرآیند مدیریت شده

در این سطح، درس‌هایی که از پروژه‌های گذشته یاد گرفته شده و پیش‌بینی‌های آینده در فرآیند مدیریت پروژه استفاده می‌شود. مدیریت ارشد نقش خود را در فرآیند مدیریت پروژه به خوبی می‌فهمد. فرآیندها و استانداردهای مدیریت پروژه با سایر فرآیندها و سیستم‌های سازمانی یکپارچه شده‌اند. اطلاعات پروژه تحلیل و برای بهبود تصمیم‌گیری‌های تجاری بهره‌برداری می‌شود.

رسیدن به این سطح معمولا با استفاده از یک نرم افزار مدیریت پروژه در سازمان اتفاق می‌افتد.

سطح ۵: فرآیند بهینه‌سازی

در این سطح بالاتر از رشد، درس‌هایی که یاد گرفته شده است، به‌صورت منظم بررسی می‌شوند تا فعالیت‌های مدیریت پروژه بهبود یابند. سازمان تمرکز خود را نه فقط بر مدیریت پروژه‌ها، بلکه بر بهبود مداوم می‌گذارد. معیارهای پروژه به عنوان اساسی‌ترین مبنا برای تصمیم‌گیری‌های تجاری در آینده عمل می‌کنند.

علاوه بر این، این مدل یک راهنما و چارچوب ارزیابی را ارائه می‌دهد که به سازمان‌ها در دستیابی به سطوح رشد بالاتر و توسعه قابلیت‌های مدیریت پروژه براساس حوزه‌های اصلی دانش مدیریت پروژه کمک می‌کند.

مدل بلوغ پرتفولیو، برنامه و مدیریت پروژه The Portfolio, Program and Project Management Maturity Model (PM3M)

مدل بلوغ در مدیریت پورتفولیو، برنامه و پروژه به سازمان‌ها یک چارچوب ارزیابی و بنچمارک برای ارزیابی وضعیت عملکرد خود و همچنین کمک به آنها در توسعه برنامه‌های بهبود ارائه می‌دهد. این مدل چندمنظوره است و می‌تواند بدون وابستگی به رویکرد مدیریت پروژه ای که یک شرکت دنبال می‌کند (PMBOK، PRINCE2 و غیره) استفاده شود.

P3M3 شامل سه زیرمدل است که می‌توانند به صورت مستقل نیز استفاده شوند: مدیریت پورتفولیو، مدیریت برنامه و مدیریت پروژه. به طور معکوس، هر زیرمدل شش دیدگاه فرآیند مدیریت پروژه را پوشش می‌دهد: حاکمیت سازمانی، کنترل مدیریت، مدیریت مزایا، مدیریت ریسک، مدیریت نگهدارندگان، مدیریت مالی و مدیریت منابع.

P3M3 یک چارچوب رشد پنج سطحی ارائه می‌دهد؛ هر سطح یکی از اجزای ساختاری مدل است:

سطح ۱ – آگاهی از فرآیند

سطح ۲ – فرآیند تکرارپذیر

سطح ۳ – فرآیند تعریف شده

سطح ۴ – فرآیند مدیریت شده

سطح ۵ – فرآیند بهینه‌سازی شده

استفاده از این مدل برای شرکت‌ها مزایای زیر را خواهد داشت:

آشنایی با سطح رشدی که سازمان‌ها باید برای تامین نیازهای تجاری خود دست یابند
تمرکز سرمایه‌گذاری شرکت بر روی جنبه‌هایی که بیشترین بهبودهای مهم را به دنبال دارند
ارزیابی نقاط قوت و ضعف سازمان‌ها

به این ترتیب، P3M3 به سازمان‌ها دید یکپارچه‌ای از بهبود را ارائه می‌دهد که در نتیجه به افزایش بهره‌وری، کیفیت بهتر نتایج و رضایت مشتری منجر خواهد شد.

مدل بلوغ مدیریت یا Management Maturity Model

MMM یکی از مدل‌های اخیراً توسعه یافته است. هدف این مدل کمک به سازمان‌های مبتنی بر پروژه در دستیابی به رشد مدیریت پروژه با استفاده از رویکردی قابل تنظیم، استراتژیک، سیستماتیک و عملی است و برای مدیریت پروژه، برنامه و پورتفولیو قابل استفاده است.

MMM بر اساس 6 شاخص عملکرد کلیدی (KPI) در تحویل موفق پروژه (ارزش، کارآمدی، سرعت، نوآوری، پیچیدگی و تأثیر) و همچنین 4 عامل موفقیت (دامنه، هزینه، زمان و ریسک) استوار است.

مطالعه بیشتر: هدف گذاری OKR؛ روش غول های تکنولوژی

این مدل از چرخش دمینگ (Deming Wheel) یا چرخه PDCA برای رشد پیوسته استفاده می‌کند:

برنامه (تعیین اهداف)
انجام (اندازه‌گیری نتایج)
بررسی (ارزیابی عملکرد)
واکنش (تقویت پروتکل‌ها)

این مدل می‌تواند به عنوان ابزار خودارزیابی استفاده شود؛ در عین حال، پیشنهاد می‌شود تا افراد از ارزیابی کارآزموده استفاده کنند تا به شرکت‌ها در شناسایی اهداف و توانمندی‌های خود کمک کند، فرآیند خودارزیابی را تأیید کند و همچنین توصیه‌هایی برای بهبود به آنها ارائه کند.

تفاوت اصلی این مدل این است که نسبتاً انعطاف‌پذیر است (با توجه به محیط کسب و کار در حال تحول فعلی) و قابل تنظیم به سازمان‌های مختلف مبتنی بر پروژه است.

این تنها برخی از نمونه‌های مدل‌های رشد مدیریت پروژه بودند. بیشتر آن‌ها سطوح رشد مشابهی را پوشش می‌دهند و هدف یکسانی را دارند – بیشینه سازی کارایی فرآیند مدیریت پروژه در یک شرکت. تفاوت بین آن‌ها در روشی است که برای دستیابی به این هدف پیشنهاد می‌دهند و درجه پیچیدگی (به عنوان مثال، OPM3 پیچیده‌تر از MMM است).

به هر حال، مهم است که نادیده نگیرید که بهره‌برداری از راهکارهای منابع مناسب می‌تواند به طور قابل توجهی سرعت سفر شما به سطح رشد مطلوب را افزایش دهد. برای توضیح این موضوع، نگاهی به عملکردهای بسیار حائز اهمیت راه حل مدیریت منابع که به دستیابی به نتایج موفق در پروژه‌ها کمک می‌کند، بیندازیم:

اولویت‌بندی خودکار وظایف در کل پورتفولیو پروژه‌ها برای تمرکز واضح بر روی کار مهمتر در هر لحظه
ارائه بینش در وضعیت تمام پروژه‌های در حال اجرا در یک سازمان
شناسایی نقاط مسدود قبل از تبدیل شدن به مشکلات و مختل کننده جریان کار
تسهیل تخصیص منابع بهینه‌تر بر اساس مهارت‌ها، ظرفیت و در دسترسی اعضای تیم
بهبود تصمیم‌گیری با ارائه اساس‌های منطقی
پیگیری پیشرفت و عملکرد کلی
توازن فشار کاری کارکنان

مدیریت منابع مناسب به‌عنوان یک ابزار قدرتمند در پیشبرد پروژه‌ها به نتایج موفق کمک می‌کند و تمامی عملکردهای مهمی که ذکر شد، در این زمینه بسیار حائز اهمیت هستند.

منبع: epicflow.com