مثلث مدیریت پروژه در اجایل

مثلث مدیریت پروژه در رویکرد مدیریت چابک

مثلث مدیریت پروژه یکی از مفاهیم اولیه و اصولی است که اغلب فعالان و متخصصان در عرصه مدیریت پروژه با آن آشنایی دارند. مدیران پروژه از این مثلث برای حصول اطمینان از تحویل به موقع و با کیفیت محصول یا پروژه استفاده می کنند. زمان بندی یا برنامه ریزی، منابع یا هزینه، گستره یا محدوده، سه ضلع اصلی این مثلث در رویکرد کلاسیک هستند. بسیاری از طرفداران رویکرد مدیریت چابک، معتقدند این مثلث به دلیل عدم توجه به ارزش ها و خواسته های مشتری، ریسک ها، همچنین به دلیل عدم توجه به تغییرات سریع عصر حاضر به ویژه تغییرات فناوری، دیگر کارایی کافی را ندارد و لازم است مورد بازبینی قرار گیرد. در این مقاله به این موضوع می‌پردازیم:

مثلث مدیریت پروژه چیست؟

مثلث مدیریت پروژه را می توان یکی از الفبای مدیریت پروژه دانست. این مبحث یکی از اولین مباحثی است که در علم مدیریت پروژه به علاقمندان آموزش داده می شود. این مثلث سه عامل را به عنوان عوامل اصلی و موثر بر موفقیت پروژه معرفی می کند که عبارتند از هزینه، زمان و گستره. این عوامل که گاها عوامل محدود کننده نیز نامیده می شوند، با یکدیگر مرتبطند و یکدیگر را تحت تاثیر قرار می دهند. برای مثال تغییر در زمان بندی، می‌تواند هزینه‌ها را تحت تاثیر قرار داده و در نهایت کیفیت را که هدف است، متاثر نماید.

هزینه ها (Cost)

منظور از هزینه ها در مثلث مدیریت پروژه، منابع و بودجه اختصاص یافته برای پروژه است و شامل منابع مالی و منابع انسانی می شود. در رویکرد کلاسیک، در مدیریت یک پروژه، هزینه ها از قبل تعیین می شوند و هر تغییری در سایر عوامل می تواند هزینه ها را تحت تاثیر قرار دهد. تغییر هزینه نیز کیفیت را به عنوان هدف تحت تاثیر قرار می دهد. برای مثال در صورتی که هزینه کرد یا بودجه کاهش یابد، به احتمال زیاد مجبور به کاهش کیفیت خواهیم بود یا این که مجبور خواهیم بود تا برخی از ویژگی های مد نظر را تغییر دهیم ( تغییر گستره) تا بتوانیم با هزینه های جدید، به اهداف مورد نظر دست یابیم. تغییر این عوامل می تواند عامل دیگر یعنی زمان را نیز تحت تاثیر قرار دهد. کاهش بودجه می تواند از منظر افزایش زمان تحویل نیز کیفیت را تحت تاثیر قرار دهد.

نرم افزار مدیریت پروژه سازمان یار: تحولی نو در مدیریت پروژه

گستره در مثلث مدیریت پروژه (Scope)

گستره در مثلث مدیریت پروژه، به مرزهایی که پروژه باید بر اساس آن انجام شود، اشاره دارد. فرایند های جاری در یک پروژه در این گروه قرار می گیرند. در خصوص توسعه محصول، گستره به معنای ویژگی های محصول است. برای مثال اگر شما می‌خواهید یک محصول با ویژگی های مشخص بسازید، ویژگی های مورد نظر شما، گستره پروژه را تعیین می کنند. گستره اهمیت زیادی دارد و دیگر عوامل را به شدت تحت تاثیر قرار می دهد. در واقع هزینه و زمان با گستره تعیین می شود و بر کیفیت که هدف است، تاثیر دارد. هر تغییری در گستره، می تواند دیگر عوامل را به شدت تحت تاثیر قرار دهد.

گستره ثابت در رویکرد مدیریت پروژه کلاسیک

در رویکرد مدیریت کلاسیک برای این که مثلث مدیریت پروژه قابل استفاده باشد، معمولا یکی از عوامل ثابت در نظر گرفته می شود و تلاش می شود با استفاده از تاثیرات دو عامل دیگر به اهداف تعیین شده دست یافته شود.

در اغلب مواقع، عاملی که ثابت در نظر گرفته می شود گستره است. برای مثال زمانی که در مدیریت پروژه به سبک کلاسیک، عاملی یا تغییری باعث بهم خوردن تعادل مثلث می شود، شما مجاز به تغییر گستره نیستید و باید با تغییر عواملی همچون بودجه و زمان به اجرای پروژه بپردازید. تصور کنید پروژه مورد نظر ساخت یک بیمارستان است. اگر تغییری باعث شود که شما در اجرای پروژه ساخت بیمارستان با گستره مشخص موفق نباشید، نمی توانید گستره را تغییر دهید و برای مثال یک طبقه از طبقات بیمارستان را کم کنید. بلکه باید با تغییر در هزینه و زمان، پروژه را اجرا کنید. ممکن است مجبور باشید از کیفیت بکاهید.
در رویکرد چابک، هیچ عاملی ثابت در نظر گرفته نمی شود. شما می توانید گستره را تغییر دهید! در واقع در رویکرد چابک دیگر گستره از عوامل ثابت شما محسوب نمی شود بلکه هدف شما دستیابی به خواست مشتری و تطابق با تغییرات خواهد بود. بنابراین مجاز هستید حتی گستره را بر اساس شرایط جدید و برای ایجاد تعادل تغییر دهید.

زمان بندی

بدون شک زمان عامل مهمی است که در هر پروژه ای اهمیت زیادی دارد. یکی از اضلاع در مثلث مدیریت پروژه نیز زمان بندی است. شما می توانید با مدیریت زمان بندی، به اهداف و موفقیت های تعریف شده در هر پروژه دست یابید. قابل پیش بینی است که تغییر در دیگر اضلاع مثلث همچون بودجه و گستره می تواند زمان را تحت تاثیر قرار دهد. تغییر در زمان بندی نیز می تواند بودجه و گستره پروژه را تحت تاثیر قرار دهد.

کیفیت در مرکز مثلث مدیریت پروژه

در مثلث مدیریت پروژه، کیفیت در مرکز مثلث قرار داده شده است. در واقع دیگر عوامل می‌کوشند تا پروژه با کیفیت مطلوب تحویل شود. هر یک از اضلاع مثلث، می توانند کیفیت را تحت تاثیر قرار دهند. به عبارتی برای برقراری تعادل در مثلث، لازم است تناسبی بین کیفیت و عوامل محدود کننده برقرار باشد. به بیان دیگر شما نمی توانید بدون تغییر در بودجه ، زمان بندی یا گستره، کیفیت مورد نظر خود را تغییر دهید و برای مثال انتظار کیفیت بالاتری را داشته باشید.

محدودیت هایی که در خصوص این مثلث وجود دارد!

مثلث مدیریت پروژه برای سال های سال مورد استفاده مدیران قرار گرفته است و اغلب استفاده از آن را مفید می دانند. در واقع در رویکرد چابک، این مثلث نفی نمی شود بلکه تلاش می شود محدودیت های آن رفع شود. این مثلث عوامل و اهداف مهمی همچون رضایت مشتریان ( داخلی و خارجی) را در نظر نمی گیرد. شما می توانید پروژه ای را منطبق با کیفیت، زمان، گستره و بودجه برنامه ریزی شده تحویل دهید اما رضایت مشتریان را جلب نکنید. همچنین ممکن است تمامی موارد فوق را رعایت کنید اما کارکنان ( مشتریان داخلی) از شما راضی نباشند. چگونه می توان با در نظر گرفتن رضایت مشتریان، این مثلث را در نظر گرفت؟ این سوالی است که مثلث چابک به آن جواب می دهد.
از جنبه دیگری نیز مثلث مدیریت پروژه دارای کاستی هایی است. هر چند عوامل تعریف شده در اضلاع مثلث عوامل مهمی هستند، اما عوامل دیگری نیز وجود دارند که می توانند روند پروژه را تغییر دهند. رویکرد سهامداران، تغییرات قوانین و … از جمله این عوامل هستند. در واقع به صورت خلاصه می توان چنین بیان نمود که این مثلث هیچ گونه تغییری را مد نظر قرار نداده است.

مثلث مدیریت پروژه در رویکرد چابک یا مثلث چابک

سرعت بالای نوآوری و تغییرات سریع فناوری که مشخصه عصر حاضر است، مدیران پروژه را بر آن داشته است که رویکرد جدیدی را در خصوص مثلث مدیریت پروژه اتخاذ نمایند. در این رویکرد جدید تلاش می شود که رضایت و خواسته های مشتریان نیز به دقت مد نظر قرار گیرد. همچنین تلاش می شود تغییرات و تحولات نیز به عنوان عوامل موثر در روند اجرای پروژه مد نظر باشند. در مثلث چابک سه ضلع مثلث به صورت کیفیت ذاتی یا داخلی، کیفیت بیرونی یا ارزش و محدودیت ها ( زمان، گستره و بودجه)، تعریف می شوند. در این مثلث، همکاری نیز اهمیت زیادی دارد و باید بین سهامداران، مشتریان و مجریان پروژه همکاری مستمری وجود داشته باشد. تمرکز مثلث چابک بر ارزش تجاری است. شکل زیر مثلث چابک را نشان می دهد.

کیفیت در مثلث چابک به چه معناست ؟

یکی از مفاهیم اصلی که در رویکرد جدید مثلث مدیریت پروژه باید مد نظر قرار گیرد، مفهوم کیفیت است. در واقع کیفیت در مثلث چابک با کیفیت مد نظر در مثلث مدیریت پروژه در رویکرد کلاسیک تفاوت اساسی دارد. کیفیت در مدیریت چابک و در این مثلث به معنای قابلیت اطمینان، تحویل مداوم ارزش به مشتری و سازگاری محصول با تغییرات و خواسته های جدید است. در واقع موفقیت پروژه در این رویکرد باید علاوه بر عوامل کلاسیکی چون زمان، بودجه و گستره، باید با عواملی چون قابل اطمینان بودن، توانایی انطباق با تغییرات و قوانین جدید، خواسته های مشتریان و … نیز سنجیده شود. واضح است سنجش موفقیت در این رویکرد بسیار پیچیده تر از رویکرد کلاسیک است.

مطالعه بیشتر: 12 قاعده طلایی برای مدیریت پروژه اجایل

تمرکز مثلث مدیریت پروژه در مدیریت چابک

در رویکرد مدیریت کلاسیک، مثلث مدیریت پروژه که گاهی مثلث آهنی نیز نامیده می شود بر هزینه، گستره و زمان تاکید دارد و تمرکز بر روی کیفیت با مفهوم کلاسیک آن است. تمرکز و معیارهای سنجش موفقیت در خصوص این مثلث در مدیریت چابک متفاوت است.
در مثلث مدیریت چابک، تمرکز بر روی توسعه محصول با کیفیت بالا با استفاده از فرایند های ساده و سازگار با تغییرات سریع می باشد. در این رویکرد، مثلث مدیریت پروژه تمرکز گسترده ای بر کیفیت ذاتی، ارزش یا کیفیت بیرونی و محدودیت ها ( شامل هزینه، گستره و زمان بندی) وجود دارد. در رویکرد مدیریت چابک، همچنان محدودیت ها عوامل مهم و موثر بر اندازه گیری و سنجش موفقیت هستند اما این عوامل دیگر اهداف تعیین کننده نیستند. در مدیریت چابک بالاترین اولویت، رضایت مشتریان است و برای اطمینان از این که رضایت مشتریان جلب شده است یا نه، بازخورد مشتریان به صورت مداوم مورد بررسی و سنجش قرار می گیرد.